Analizzare i dati e le performance del team era difficile
Marketing Italia è un’azienda impegnata nella promozione e valorizzazione del territorio e rappresenta una delle realtà più autorevoli nell’ambito del marketing e del turismo.
Nel 2016 ha lanciato il canale di promozione dell’Italia nel mondo Visit Italy, che è diventato un punto di riferimento per l’incoming turistico, grazie alla creazione di contenuti ispirazionali, itinerari digitali e una narrazione autentica del bel paese.
“Il nostro obiettivo – racconta Domenico Maschio, Growth Specialist Marketing Italia – era portare il format Visit in Italia. Si tratta di un’iniziativa istituzionale di valorizzazione territoriale presente e affermata da molti anni all’estero, in città come Londra o Dubai.
In un paese come il nostro, che potrebbe vivere di arte, turismo e cultura, mancava. Abbiamo colto questa opportunità. La scommessa è stata lanciare Visit privatamente, cercando di rendere il progetto auto sostenibile.
Visit Naples è stato il primo, grazie al lavoro di un piccolo team di 20-30 collaboratori, impegnati nelle attività commerciali e marketing. Validata la sostenibilità, abbiamo iniziato a scalare aprendo Visit Venezia.
Ci siamo resi conto ben presto che il mercato era pronto e c’era spazio per agire su tutto il territorio nazionale. Nell’agosto del 2019 abbiamo creato Visit Italy, un portale volto alla promozione e valorizzazione di tutte le destinazioni.
La battuta d’arresto è arrivata a marzo 2020 a causa della pandemia. Nonostante il forte calo e la crisi che ha investito il settore turistico, abbiamo deciso di continuare a investire per rendere l’organizzazione interna più strutturata, permettendo così a tutte le risorse di lavorare in modo snello, anche in smart working.
Migliorare la gestione del team sales è stata la prima sfida.
In un primo momento abbiamo cercato di replicare l’organizzazione destinata alla comunicazione, caricando tutti i dati da condividere su file Excel, che di fatto si è trasformato in un CRM.
Questo sistema però ha messo in luce alcune difficoltà, come l’impossibilità di accedere rapidamente ai dati necessari per analizzare rapidamente le performance aziendali, utili alle nostre strategie. Diversi membri del team erano impegnati periodicamente nei report: due volte a settimana raccoglievano le informazioni per noi importanti, ma questo accadeva non senza ritardi ed errori.
Un altro problema era dato dall’impossibilità di conoscere l’operato dei nostri collaboratori e i tempi medi per la chiusura di un deal.
In Marketing Italia è nata così l’esigenza di cercare uno strumento per velocizzare la raccolta e l’analisi dei dati, per prendere decisioni più veloci e sicure, conoscere meglio i clienti e scalare rapidamente.
Abbiamo cercato varie soluzioni e scelto di migrare ad HubSpot, sposando in pieno la filosofia inbound!”.
Oggi Marketing Italia ha una visione chiara di risorse e processi
“Abbiamo cercato subito un partner perché volevamo iniziare velocemente a capire il modo migliore per sfruttare al massimo le potenzialità di HubSpot.
Grazie a power2Cloud la migrazione di tutti i nostri contatti alla piattaforma è stata molto rapida e semplice. Abbiamo iniziato a configurare le anagrafiche del CRM secondo le nostre esigenze, superando i limiti dell’analisi dei dati che prima ci costava molto tempo. Attualmente utilizziamo sia l’Hub Marketing che l’Hub Sales.
Dopo un’attenta analisi dei nostri processi di vendita, sono state create diverse pipeline per controllare l’andamento delle trattative, avere una chiara visione dei tempi di chiusura dei deal e delle performance dei team.
L’integrazione con Aircall è stato il passo successivo. Prima utilizzavamo i cellulari aziendali, ora grazie al centralino VoIp seguiamo in tempo reale l’operato dei collaboratori in fase di onboarding.
Ascoltando le registrazioni, per esempio, o monitorando il numero di chiamate in uscita, possiamo organizzare meeting periodici per suggerire nuovi script di contatto e migliorare tutte le conversioni.
Questa opportunità oggi è percepita come uno strumento di supporto nel lavoro quotidiano, intatti anche i nostri collaboratori ne apprezzano il valore aggiunto.
Con la migrazione ad HubSpot abbiamo adottato anche Google Workspace, principalmente per la compliance GDPR e per semplificare le comunicazioni con tutti i nostri utenti e avere una visione più chiara di come ogni contatto viene gestito. Power2Cloud ci ha anche supportato anche nella migrazione della posta elettronica dal nostro server proprietario.
Adesso tutta la documentazione che usiamo è sul Drive del team, a disposizione di chi ne ha bisogno in qualsiasi momento. È molto utile anche la condivisione dei calendari, che ci permette di conoscere gli impegni di ogni collega, senza dispendiosi contatti.
Grazie al connettore tra Gmail ed HubSpot possiamo verificare, all’interno del CRM, come e quante email vengono scambiate, quando e quanti Meet sono stati organizzati, note, chiamate, task e così via.
Tracciare il customer journey e adottare strategie di inbound marketing permette a Marketing Italia di seguire meglio i nostri partner e offrire prodotti più consoni”.
“Esserci affidati a un partner come power2Cloud è stato importante. Eravamo preoccupati dalla complessità e dalle tempistiche della migrazione, ma grazie a loro abbiamo individuato subito i passaggi chiave per rendere l’onboarding dei vari strumenti veloce e flessibile”.
Con il nuovo ecosistema, le performance di ogni collaboratore sono aumentate del 15%
“Siamo partiti come ogni startup con tante prove ed errori. Con il tempo abbiamo potuto concentrarci sul migliorare la qualità e la tracciabilità del lavoro, contando sulla solidità di strumenti che consentono di andare oltre quelli che erano i limiti iniziali.
Ora abbiamo un team più grande e strutturato: oltre all’area prodotto formata da un gruppo di developer, si è ingrandita l’area commerciale (sales, marketing e business development) e l’R&D, da sempre il motore della nostra startup.
Siamo sempre più consapevoli dell’importanza di automatizzare i processi manuali per permettere ai dipendenti di occuparsi della parte umana e delle caratteristiche ad alto valore aggiunto sia personale che professionale. Questi strumenti ce lo permettono.
Il fatto di avere un sistema IT che è governato per la maggiore dai tool Google Workspace ci ha aiutato ad avere un onboarding più facile e veloce rispetto agli inizi e quindi ci ha permesso di crescere.
Google Workspace è un game changer! È importante continuare a investire nella formazione per sfruttare tutte le funzionalità delle App, per questo organizzeremo delle sessioni dedicate con power2Cloud.
Riteniamo strategico, per esempio, l’utilizzo di Google Vault, incluso nella nostra versione, per conservare, bloccare, cercare ed esportare i dati degli utenti all’interno della suite Google.
La suite di Google – conclude Gabriele Chiaramonte – permette di risolvere problemi e gestire al meglio molte delle nostre attività quotidiane. È utile per la tracciabilità del nostro business, sia interna che esterna, penso per esempio alla qualità e alle attività con enti regolatori. È uno strumento di comunicazione e condivisione che permette di avere un flusso di lavoro più continuo e lineare”.
Oggi riusciamo a convertire molti più contatti e a chiudere le trattative in maniera rapida. Con l’integrazione tra Google Workspace, HubSpot ed Aircall siamo riusciti ad individuare le inefficienze soprattutto nei processi di vendita, riuscendo a migliorarli e standardizzarli. Abbiamo stimato un aumento delle performance del 15% per ogni collaboratore.
Grazie alla precisione dell’analisi dei dati possiamo prendere importanti decisioni con più consapevolezza. Tutte le informazioni raccolte dai nostri commerciali e dai componenti del nostro team non sono più personali e non devono essere trascritti, ma vengono acquisiti automaticamente nel CRM.
Stiamo scalando velocemente, il nostro obiettivo è consolidare il posizionamento come azienda leader in Italia nel marketing del territorio”.
“Grazie all’integrazione con Google Workspace, HubSpot ed Aircall riusciamo a prendere importanti decisioni con più consapevolezza, inoltre abbiamo stimato un aumento delle performance del 15% per ogni collaboratore”.
