Cercavamo un software che riuscisse ad adattarsi alla crescita e alle necessità della nostra azienda
“L’azienda cercava uno strumento flessibile di office automation – spiega Orazio Del Franco, responsabile IT della San Giorgio SpA – che riuscisse ad adattarsi alla crescita e alle necessità del business.
L’azienda già nel 2015 aveva iniziato ad esternalizzare nel cloud le applicazioni, utilizzando Google Workspace. Da quegli anni ho assistito a un sostanzioso cambiamento. Il personale, tra uffici e stabilimento, non contava ancora 265 dipendenti.
In una realtà come la nostra i sistemi informativi devono adattarsi velocemente alle esigenze e ai cambiamenti. La scelta di Google Workspace parte appunto dalla necessità di coordinare tutti i team, ma senza il supporto di un partner non riuscivamo a sfruttare a pieno tutte le funzionalità della piattaforma”.
La San Giorgio SpA, che ha in progetto un piano di ampliamento, al momento conta 3 stabilimenti operativi, in uno ci sono la maggior parte degli uffici, 17 linee di produzione e un magazzino automatizzato, nel secondo l’ufficio di fatturazione logistica, ed il picking manuale, mentre nell’ultimo si trova il magazzino automatizzato.
Maggiore sicurezza dei dati aziendali e condivisione semplificata grazie a Google Workspace
“L’adozione di Gmail ha permesso da subito ai team di comunicare in maniera fluida, e sicura, grazie al controllo dello SPAM e agli antivirus proprietari offerti dalla piattaforma.
In più occasioni infatti il sistema di protezione è riuscito a bloccare eventi dannosi tutelando l’azienda e garantendo l’integrità delle informazioni. Oggi i nostri colleghi ci chiamano per allegati che non arrivano e vengono bloccati direttamente da Google e questo agevola non poco anche il nostro lavoro!
Utilizziamo molto i Documenti e Google Drive per condividere file anche con gli utenti che non sono presenti fisicamente in azienda o sono in uffici diversi. Queste App sono essenziali anche per gli agenti in mobilità, impegnati a raccogliere ordini o a reclutare nuovi clienti.
Per la raccolta di informazioni e per l’inserimento di nuovi clienti ognuno usa dispositivi diversi, chi il portatile, chi il telefonino, chi il tablet. Con i Moduli di Google gli agenti trasferiscono le informazioni necessarie condividendole direttamente con la sede centrale.
Offrire un unico strumento di lavoro, permette di reperire e condividere le informazioni in qualsiasi momento in modo sicuro.
Tutti accedono, secondo le impostazioni, alle stesse informazioni. Google Workspace si è rivelata la scelta ideale anche perché mette a disposizione tante App funzionali.
L’utilizzo dei calendari condivisi di Google Calendar è fondamentale, sia per visualizzare gli impegni di ognuno, ma anche per organizzare le risorse aziendali come le sale riunioni. In questo modo riusciamo a visualizzare i dettagli, come ora e luogo, e a restare aggiornati grazie alle notifiche.
Anche se lavoriamo in tre edifici diversi, ognuno con la propria organizzazione, condividiamo il calendario con tutti, ma facciamo delle suddivisioni ulteriori per gestire al meglio gli impegni di team specifici senza creare confusione”.
La formazione ottimizza l’utilizzo delle App Google
“La formazione erogata da power2Cloud al personale IT ha permesso di ottimizzare da subito l’adozione di tutti gli strumenti Google Workspace. Abbiamo trovato un partner disponibile ma soprattutto professionale e competente, sappiamo che ogni volta che abbiamo bisogno o per qualsiasi dubbio possiamo rivolgerci tranquillamente a power2Cloud.
Con il modello train the trainer abbiamo condiviso competenze e informazioni al resto dell’organico. Google Workspace, grazie alla sua flessibilità, si è rivelato uno strumento efficace nel seguire i cambiamenti dell’azienda, adattandosi facilmente alle esigenze e eliminando le distanze fra i team.
Non escludiamo di riprendere la formazione per continuare ad approfondire aggiornamenti e funzionalità da utilizzare al meglio nella nostra quotidianità lavorativa”.
