Le diverse tipologie di centralino telefonico per le piccole imprese

Il centralino telefonico pensato anche per le piccole imprese rende il lavoro più semplice e proficuo, non solo per chi si occupa di assistenza, ma anche di vendita o marketing.

Il mercato offre diverse configurazioni con caratteristiche e capacità che fino a qualche tempo erano davvero difficili da immaginare. Eppure sono ancora molte le aziende che utilizzano sistemi telefonici tradizionali e non pensano di avere ragioni valide per cambiarlo, compromettendo l’ottimizzazione di investimenti e produttività.

La pandemia in questo senso ha spinto l’acceleratore e rivoluzionato non solo il modo di lavorare, ma anche gli strumenti necessari per farlo. Anche la scelta del centralino è stata rimessa in gioco, il telefono infatti rappresenta uno dei pochi touch point che ha garantito continuità e assistenza agli utenti anche quando le attività erano chiuse.

Oggi è importante essere raggiunti dai propri utenti non solo quando si è ufficio, ma anche in mobilità, come durante lo smart working.

Per connettere dispositivi e dipendenti molti business utilizzano ancora centralini telefonici su reti IP (Internet Protocol), eppure molte aziende stanno pensando di passare a sistemi telefonici VoIP (Voice Over IP) basati su cloud, per loro natura versatili e capaci di funzionare su ogni dispositivo, indipendentemente dal luogo dal quale si lavora.

power2Cloud è partner di Aircall in italia. Ne hai mai sentito parlare? Si tratta di un centralino VoIP in cloud che integra la voce a tutte le tue applicazioni di lavoro, con funzionalità e vantaggi utili alla customer experience e alla tua produttività. Anche il nostro team lo usa con successo.

Prima di parlartene, però è importante comprendere opportunità e differenze tra telefoni fissi e software, affinché la tua sia una scelta ancora più consapevole e lungimirante. Naturalmente non dimenticare di considerare i costi, le funzionalità e le tue esigenze, sia per le chiamate in entrata che in uscita.

Dunque, se anche tu stai pensando di acquistare e aggiornare il centralino telefonico della tua piccola impresa continua a leggere questo articolo, altrimenti contatta direttamente il nostro team.

Qual è il centralino telefonico perfetto per le piccole imprese?

Molti sistemi telefonici per ufficio sono progettati per aziende molto strutturate, quelle che hanno un numero elevato di dipendenti, magari dislocati in più sedi. 

Le piccole imprese spesso non dispongono del budget o dell’infrastruttura per sistemi telefonici di tipo enterprise, tuttavia hanno bisogno come tutti di un centralino telefonico che dia la possibilità di comunicare costantemente con i loro partner, fornitori e clienti, ottimizzando il loro investimento.

Per trovare le caratteristiche e le opzioni giuste per la tua piccola impresa è utile comprendere come funzionano i diversi sistemi telefonici.

Un centralino telefonico per piccole imprese è un insieme di telefoni per ufficio interconnessi tra loro, che offrono funzionalità avanzate come la gestione e il trasferimento delle chiamate, le chiamate in conferenza e le caselle di posta vocale. 

I sistemi telefonici per piccole imprese possono essere organizzati da pochi telefoni come un sistema PBX che ha un certo numero di linee esterne, adatto alla tua azienda se devi gestire più chiamate. 

Con il sistema giusto, sarai anche in grado di supportare apparecchiature più sofisticate e di scalare man mano che la tua attività cresce, sfruttando questo strumento per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Il centralino telefonico per piccole imprese può funzionare su una rete telefonica pubblica (PSTN) o su Internet utilizzando il VoIP o una combinazione di entrambi.

Le aziende hanno due tipi di sistemi telefonici per piccole imprese tra cui scegliere, inclusi sistemi analogici e digitali, che funzionano in modi molto diversi tra loro. 

I primi sono piuttosto semplici, inviano segnali elettrici attraverso fili di rame al sistema telefonico; mentre i secondi funzionano inviando segnali come “pacchetti” di dati vocali su Internet, ricevendoli utilizzando un software specifico.

Centralino in cloud vs centralino tradizionale: che cosa devi sapere

Per evitare di fare confusione, diamo un’occhiata alle differenze tra i sistemi telefonici basati sul cloud e quelli tradizionali che necessitano di hardware. Ecco alcuni aspetti che vengono considerati solitamente:

• Call experience
• Affidabilità
• Sicurezza
• Costo per il tempo d’installazione
• Scalabilità
• Caratteristiche e opzioni che rispondono alle esigenze e alle funzioni aziendali

I telefoni basati su cloud, conosciuti anche come softphone, utilizzano un software installato su dispositivi come computer, dispositivi mobili, laptop e tablet per effettuare chiamate su Internet tramite il VoIP. 

I softphone richiamano le informazioni dei clienti grazie alle integrazioni con altre applicazioni (vedi per esempio il caso del CRM HubSpot) sullo schermo del dispositivo e hanno funzionalità integrate nell’app come microfoni e fotocamere.

I telefoni rigidi invece i riferiscono in genere agli apparecchi tradizionali che troviamo ancora su molte scrivanie in ufficio. 

Di solito funzionano utilizzando configurazioni PBX e linee locali, ma possono anche effettuare chiamate in uscita su una rete IP, se sono progettati per farlo. 

Solitamente non offrono facilmente integrazioni e la flessibilità dei telefoni basati su cloud, ma sono visti da molti come un sistema telefonico più affidabile per la qualità delle chiamate, poiché non hanno bisogno di una connessione Internet per funzionare. 

Quali sono le altre differenze tra sistemi telefonici basati sul cloud e quelli tradizionali?

Centralino telefonico tradizionale per piccole imprese

• Vantaggi di uptime (non dipende dall’accesso a Internet)
• Esperienza utente coerente
• Più costoso
• Gli utenti devono essere in ufficio per utilizzarli
• Richiede un telefono fisico (hardware) su ogni scrivania
• Funziona su una rete separata rispetto ad altre piattaforme basate su Internet
• Le misure di sicurezza devono essere applicate internamente

Centralino telefonico in cloud per piccole imprese

• Potenziale per una minore qualità delle chiamate quando le applicazioni competono per la larghezza di banda
• Meno costoso: non richiedono l’acquisto di apparecchiature aggiuntive (hardware). Puoi utilizzarlo da ogni dispositivo che hai già come tablet, computer, dispositivo mobile
• Consente ai dipendenti di lavorare fuori dall’ufficio anche in smartworking
• Richiede l’installazione di un’applicazione su un’infrastruttura esistente
• Ha la capacità di funzionare anche per team distribuiti e team remoti
• La sicurezza e gli aggiornamenti viene gestita dalla società del software, tu non hai preoccupazioni

Le funzioni più importanti di un centralino telefonico per le piccole imprese

Il centralino telefonico per piccole imprese è uno strumento fondamentale che può crescere con la tua azienda. 

Puoi avere la necessità, per esempio, di attivare un nuovo numero e una nuova sede all’improvviso o ridurre le linee telefoniche presenti nei periodi di inattività. Devi poterlo fare con libertà, flessibilità e velocità anche a vantaggio del tuo budget.

Quando esamini le funzionalità disponibili, ricordati di essere lungimirante. Considera non solo quelle che soddisfano le tue esigenze attuali, ma anche quelle che ti permetteranno di scalare in futuro.

Nessuno vuole investire in uno strumento che diventa presto obsoleto. Anche le piccole imprese desiderano contare su uno strumento affidabile, per costruire le proprie strategie nel tempo.

Se ti stai lasciando travolgere dall’enorme quantità di opzioni, ti consigliamo di valutare prima i vantaggi e i costi delle funzionalità aggiuntive:

• Compatibile con il lavoro in remoto
• Funzionalità IVR
• Automatic Sales Dialing (prima conosciuto come Power Dialer): i tuoi agenti di vendita possono compilare rapidamente un elenco di numeri e chiamarli tutti con un solo click 
• Compatibile con i telefoni cellulari
• Integrazioni con CRM e altri strumenti aziendali (posta elettronica, helpdesk…)
• Segreteria telefonica personalizzata
• ID chiamante
• Chiamate in conferenza e call whispering (questa funzione permette di dare consigli a un agente durante la chiamata di vendita o supporto senza che il cliente se ne accorga)
• Funzioni per prendere appunti e condividere
• Disattivazione del microfono
• Musica personalizzata per attesa o messaggi
• Compatibilità con gli auricolari
• Accessibilità alla registrazione delle chiamate
• Chiamata rapida / riselezione
• Garanzie e supporto remoto
• Inoltro chiamata

La tecnologia avanzata inoltre consente di offrire un sistema di risposta vocale interattivo, o IVR , come strumento di self-service per i tuoi clienti, aiutando a ridurre il volume delle chiamate per i problemi più frequenti. 

Questo tipo di sistema consente di lasciare che gli agenti si concentrino sulla gestione dei problemi più complessi. 

Una volta che hai scelto le funzioni del tuo centralino telefonico, puoi lavorare alla formazione degli agenti per utilizzarle al massimo.

Valutazione dei sistemi telefonici aziendali

La scelta e l’utilizzo di questo o quel servizio telefonico varia notevolmente da un’azienda all’altra. 

I sistemi telefonici per le piccole imprese non hanno un’unica funzionalità. La tecnologia VoIP si è evoluta, offrendo molte opzioni e la possibilità di personalizzare il centralino secondo attività e necessità specifiche.

Un approccio utile per valutare i sistemi telefonici per le piccole imprese consiste nel considerare i problemi legati all’affidabilità, usabilità, disponibilità, costo, scalabilità e reputazione del fornitore, oltre alle funzionalità necessarie per il proprio business.

Affidabilità

Informati se il venditore può darti un’idea del tasso di fallimento previsto. Questo è un fattore importante, perché non puoi essere il primo a scoprire di avere un fornitore nuovo sul mercato e un sistema non accuratamente testato sul campo. 

Usabilità

Una demo del centralino ti aiuterà a vedere esattamente come funziona. In particolare, i tuoi utenti ti forniranno un feedback prezioso rispetto a quelle funzionalità più utili per il loro lavoro.

Disponibilità

Chiedi che tempi di inattività puoi prevedere, a causa di quali fattori, e in che modo la tua azienda li potrà affrontare. Informati su eventuali SLA per garantire la qualità. 

Costo

Quali sono i costi di hardware e software. Considera i costi dei minuti per le chiamate in uscita, le chiamate interurbane e i numeri / linee aggiuntivi quando chiedi informazioni.

Scalabilità

E’ il momento giusto per chiedere anche informazioni sulla capacità del sistema di aumentare o diminuire in base alle tue future esigenze. Esamina potenziali aumenti e riduzioni dei costi a seconda dell’utilizzo. Oltre a calcolare i costi del centralino, prevedi anche quelli legati a formazione, rete e utenze.

Reputazione e riferimenti del fornitore

Il tuo centralino telefonico per piccole imprese è un investimento, quindi è importante considerare la reputazione del venditore. Partner e collaboratori possono darvi un feedback prezioso sull’esperienza e la stabilità finanziaria dei vostri interlocutori.

Architettura

Approfondisci e chiedi ulteriori informazioni su come è stato progettato il sistema. Funziona immediatamente senza bisogno di tecnologia aggiuntiva?

Chiamate in entrata e in uscita per una piccola impresa

Le chiamate in entrata e in uscita si riferiscono ai tipi di supporto che i tuoi agenti offrono a tutti gli utenti. Diamo una rapida occhiata: 

Chiamate in entrata 

• E’ l’approccio tradizionale per i servizi telefonici ai clienti.
• Si riferisce ai clienti che chiamano la tua azienda con una richiesta d’informazioni o servizio.
• Fornisce un unico punto di contatto per tutte le domande su servizi, pagamenti e ordini.
• Gli agenti devono avere conoscenze tecniche e di prodotto per rispondere agli utenti o sapere a quale collega esperto possono trasferire la chiamata.

Chiamate in uscita

• È un approccio proattivo al Servizio Clienti.
• Gli agenti contattano i clienti per attività di follow-up.
• Offre l’opportunità di informare i clienti su nuovi prodotti o aggiornamenti.
• Gli agenti del call center possono effettuare chiamate in uscita durante i periodi di inattività per migliorare la produttività.
• Il contatto continuo rafforza le relazioni con i clienti e migliora la loro esperienza.
• Dimostra il tuo impegno per la qualità del servizio offerto.

Se fornisci un numero di telefono per gestire richieste specifiche, i tuoi clienti otterranno risposte pertinenti e veloci alle loro domande con una sola chiamata. La maggior parte apprezzerà la possibilità di confrontarsi rapidamente con un agente esperto, senza altre seccature. 

Un sistema telefonico per piccole imprese come quello di Aircall ottimizza tutti i flussi di lavoro e le informazioni raccolte, permette di ridurre i tempi di attesa e personalizzare il servizio erogato. Inoltre puoi pianificare la copertura telefonica per le ore di punta e sfruttare al meglio gli orari di inattività, poiché il volume delle chiamate in arrivo varia in modo significativo in base al giorno della settimana e all’ora del giorno. 

Le analisi offerte da Aircall ti aiuteranno a programmare adeguatamente la tua forza lavoro, corrispondendo gli agenti giusti al volume delle chiamate.

Il nostro team si occupa di consulenza, migrazione, attivazione e formazione per Aircall, chiedi subito maggiori informazioni. Non vediamo l’ora di mostrarterlo all’opera!