Come ottimizzare la gestione delle chiamate outbound? Abbiamo la risposta, seguici!
La vita dei sales è dura, sempre al telefono e in movimento. Un lavoro tanto avvincente quanto frustrante se non si è preparati a dovere.
Ci sono infatti molte attività che chi si occupa delle vendita ripete quotidianamente soprattutto se lavora con lead freddi, ovvero con quei contatti che deve qualificare per capire se sono interessati a beni e servizi che l’azienda propone.
Rendere efficienti le chiamate in uscita non è un compito facile, ma il Power Dialer del centralino telefonico Aircall ti permette di risparmiare 2 minuti o più per chiamata, semplificando e automatizzando ogni nuova telefonata e/o follow up.
Naturalmente puoi impostare ogni dettaglio come il tempo di attesa tra una call e l’altra, per prendere appunti per esempio o aggiungere tag alla chiamata. Aircall si integra con Salesforce o HubSpot per centralizzare tutti i dati chiave nel tuo CRM, senza dimenticare che puoi registrare le chiamate, trasferirle ad altri componenti del team, se necessario, lasciare commenti.
Oggi ti spieghiamo come ridurre al minimo le attività manuali. Smetti di digitare numeri sulla tastiera del tuo cellulare o del dispositivo fisico che hai sulla scrivania e non pensare di fare meglio copiando o incollando numeri di telefono che vuoi contattare.
Ecco come fare la differenza.
Power Dialer: che cos’è?
Che cos’è Power Dialer? É una funzionalità del centralino VoIp (non occorre hardware, basta connessione internet e cuffiette telefoniche) Aircall che ti permette di comporre automaticamente numeri di telefono in sequenza per agevolare il lavoro dei tuoi agenti.
Naturalmente puoi impostare un orario in cui non essere disponbile tra una chiamata e l’altra e tasti di scelta rapida tipo “Invio” per ripondere o “Esc “per rifiutare o riagganciare.
Evadere un elenco di numeri da chiamare senza interruzioni è facile e veloce e ti permette di ottimizzare il tempo per concentrarti su ogni conversazione.
L'elenco delle chiamate è facilmente accessibile e può essere aggiornato o avviato in qualsiasi momento.
Come si usa il Power Dialer Aircall?
La funzione del Power Dialer è attualmente disponibile nel piano Aircall Professional, ed è supportata nell'App Aircall per i dispositivi mobili, attraverso le integrazioni sul tuo computer e anche grazie all'estensione Chrome (assicurati di avere installata l'ultima versione).
Come aggiungere numeri all'elenco del Power Dialer?
Andiamo per ordine. Iniziamo aggiungendo i numeri di telefono che ti interessano a un elenco che poi caricheremo in Aircall.
Esistono diversi modi per integrare i numeri di telefono in un elenco Power Dialer:
- puoi importare un file CSV
- copiare e incollare i numeri
- aggiungere numeri tramite l'estensione Aircall nel tuo browser. Se prima era disponibile solo per Chrome adesso anche per Microsoft Edge.
Importare i numeri tramite un file CSV
Se vuoi importare i numeri tramite un file CSV ricorda che:
- la dimensione del file è limitata a 1 MB o 1.000 contatti
- i numeri devono essere nel formato E.164, significa che andrà aggiunto al + il prefisso nazionale e il numero dell’abbonato senza spazi per aiutare a garantire la recapitabilità delle chiamate
- la prima colonna del Foglio contenente i numeri dovrebbe avere un “titolo”
- puoi scaricare un modello cliccando su “Scarica modello” nella vista Importa numeri.
Puoi quindi importare il file csv nel Power Dialer:
- fai clic su "Seleziona un elenco" nel menu Power Dialer della vista To-do
- trascina e rilascia il file CSV con il formato numerico previsto o selezionalo dai documenti interni del computer
- Utilizza un modello cliccando su "Scarica modello" o crea il tuo file .csv
- Il tuo elenco è stato importato correttamente, puoi incominciare a lavorare.
Copiare e incollare manualmente i numeri nel Power Dialer
Se vuoi copiare e incollare i numeri manualmente ricorda che:
- gli elenchi sono limitati a 1.000 contatti
- i numeri devono essere nel formato E.164
- il separatore tra i valori deve essere una virgola o un punto e virgola
Segui questi passi:
- fai clic su Crea elenco nel menu Power Dialer nella vista To-do
- quindi il pulsante Inserire manualmente
- copia e incolla i numeri nel formato previsto oppure inseriscili manualmente
- fai clic su Aggiungi numeri
- la tua lista è stata aggiunta con successo!
Aggiungere numeri con l'estensione Aircall nel tuo browser
Se in precedenza l’estensione Aircall per il browser era disponibile solo per Google Chrome, adesso puoi avviare le funzionalità Click-to-Dial e Power Dialer di Aircall anche in Microsoft Edge.
Quando attivi l’estensione Aircall nel tuo browser rileva automaticamente tutti i numeri di telefono nelle pagine web che visiti e puoi aggiungerli alla tua lista di composizione.
Dalla vista To-Do come sempre puoi vedere il numero di numeri importati e cliccare sul pulsante Start session. Se i numeri sono già noti nel sistema, vedrai alcuni dettagli di contatto come nome e cognome, nome Azienda e Note di Contatto. Altrimenti, verrà visualizzerai solo il numero.
Da questa vista puoi modificare l'elenco, se necessario: puoi eliminare i numeri uno alla volta o addirittura tutto l'elenco con il pulsante Archivia elenco. Aggiungi altri numeri importando il nuovo file CSV o inserisci nuovi numeri manualmente.
I numeri aggiunti dalle pagine web con l'estensione Chrome saranno integrati anche in questo elenco.
Errori e duplicati
Formati numerici non validi e i duplicati vengono automaticamente rifiutati. Se si verifica un problema del genere, riceverai un riepilogo pertinente e potrai scaricare gli errori:
- i numeri XX/XX sono stati importati correttamente
- vengono rilevati X errori e X duplicati.
Se nessuno di questi errori ti sembra rilevante, puoi saltare questo passaggio e passare alla composizione "Salta e passa alla composizione" oppure andare su "Torna all'importazione" per aggiungere altri numeri.
Gestione chiamata in uscita, ecco come fare
Adesso è arrivato il momento di iniziare. Clicca su Start Session dalla vista To-Do o dai dettagli dell'elenco per iniziare le chiamate.
Seleziona la linea telefonica che desideri utilizzare per questa sessione di chiamata in uscita. Questa impostazione verrà applicata a tutti i numeri e non potrà essere modificata durante una sessione.
Una volta avviata la sessione, le chiamate ti verranno presentate automaticamente rispettando l'ordine dell'elenco.
Durante la sessione puoi gestire una chiamata specifica:
- salta al successivo e passa al numero successivo nella coda
- visualizza le informazioni collegate al tuo CRM nella vista chiamata
- tagga o commenta durante la chiamata.
Oppure gestisci l'intera sessione:
- elimina uno o più numeri della sequenza, ad eccezione della chiamata in corso
- elimina l'intera sequenza archiviando l'elenco
- metti in pausa la sessione nell'angolo in alto a destra per interrompere temporaneamente la sequenza di chiamate
- aggiungi all'elenco di follow-up un contatto specifico.
Questo ti permetterà di aggiungere tag, note o svolgere qualsiasi attività necessaria dopo ogni chiamata. Una volta scaduto la pausa/wrap-up, Power Dialer inizierà automaticamente a comporre il numero successivo nell'elenco.
Se vuoi lavorare in modo smart chiedi una demo al nostro team, abbiamo aiutato molte aziende nell'adozione del centralino VoIp. Aircall offre queste e molte altre funzionalità per le telefonate outbound.