Salti tra cinque app diverse per fare un unico lavoro ogni giorno?
C'è l'app per la posta, poi l'archivio, la chat per le comunicazioni, lo strumento per i calendari e anche l’intelligenza artificiale.
Oltre alla frustrazione per i click e le attività ripetitive, questa frammentazione costante crea silos nella comunicazione, rallenta te, come il resto del team.
Pensa cosa puoi fare centralizzando tutto in un unico posto.
Con Google Workspace, la versione di Google per le aziende, hai tutto quello che ti serve, non hai bisogno di abbandonare la finestra in cui stai lavorando, puoi lavorare e connettere persone, informazioni e attività in modo sicuro.
Visto che Workspace non ha segreti per noi, ti mostreremo in dettaglio i punti di forza, cosa include, quali sono le integrazioni, alcuni casi d’uso e la differenza con Office 365, così puoi fare la scelta giusta.
Da Gmail consumer a Google Workspace per la produttività aziendale
Molti professionisti e team hanno familiarità con Gmail consumer, la versione gratuita dedicata ai privati, ma quando si parla di azienda il salto di qualità è d’obbligo!
Google Workspace è un ecosistema di strumenti per la produttività, la comunicazione e la collaborazione basato sul cloud, che permette ai team di lavorare insieme, ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo.
Le licenze a pagamento per le aziende offrono un dominio professionale (la tua email diventa nome.cognome@tuaazienda.com, garantendo credibilità), maggiore sicurezza e conformità (soluzione conforme al GDPR), ma anche servizi aggiuntivi, come registrazioni illimitate in Google Meet.
La vera rivoluzione sta nella flessibilità, con Workspace puoi iniziare a scrivere un documento sul PC in ufficio e finirlo sullo smartphone o il tablet che hai casa.
Non solo, grazie alla modalità offline, continui a lavorare sui tuoi file (Google Documenti, Google Fogli, Google Presentazioni) anche se la connessione cade, con le modifiche che si sincronizzano automaticamente al ripristino del segnale.
Un altro vantaggio, particolarmente apprezzato, è la collaborazione simultanea: tu e i tuoi colleghi modificate lo stesso documento in contemporanea, istante per istante, con salvataggio automatico e immediato.
Anche la gestione dello spazio di archiviazione punta sull’ottimizzazione e non è più un problema grazie al pooling, visto che lo spazio totale viene distribuito tra tutti gli utenti del dominio.
Google Workspace vs Office 365: due approcci diversi e due filosofie
Vuoi scommettere che ti leggiamo nel pensiero? In questo momento ti stai chiedendo se Google Workspace è meglio di Office 365.
Come partner esperto, vogliamo rassicurarti, non c’è un vincitore assoluto, devi comprendere quale filosofia di lavoro si adatta meglio alla tua azienda.
L'approccio di Google Workspace è prettamente cloud first, incentrato sul browser, per collaborare con semplicità e in tempo reale. Grazie alla sua flessibilità in Google Documenti o in Google Fogli apri direttamente anche i file di Microsoft direttamente e, viceversa, puoi scaricare quelli di Google nel formato Microsoft.
Office 365, invece, è tradizionalmente desktop first e orientato all'installazione del software. Gli utenti solitamente lavorano su file che si scambiano come allegati, aumentando quindi il rischio dei duplicati.
Sebbene la sincronizzazione cloud (OneDrive) sia integrata, le funzionalità complete ruotano attorno alle applicazioni desktop (Word, Excel, PowerPoint). Non sottovalutare quindi la manutenzione costante, che aumenta il carico sull'IT e i potenziali rischi di sicurezza legati a malware.
La differenza chiave tra le due soluzioni è anche nella gestione delle risorse: Office 365 alloca lo spazio di archiviazione per utente (ad esempio, 1 TB a testa), creando riserve spesso inutilizzate, mentre Google utilizza il sistema pooling (spazio totale distribuito tra tutti gli utenti) garantendo flessibilità e ottimizzazioni.
Google Workspace, un ecosistema connesso per tutte le necessità
Passiamo alle funzionalità delle app Google Workspace.
Se vuoi creare e gestire i file, migliorare la comunicazione e l’archiviazione per la tua realtà, continua a leggere i nostri suggerimenti.
Creazione di contenuti e gestione documentale senza silos
L'incubo delle versioni dei file allegati, soprattutto quando si tratta di contenuti importanti, grazie a Workspace finisce. Era ora!
I team che seguiamo utilizzano Google Documenti per lavorare in simultanea sullo stesso file, inserire i commenti, citare un collega, o vedere le modifiche altrui, in tempo reale. Questo approccio elimina le revisioni incrociate via email e dimezza i tempi di approvazione, inoltre, se occorre, puoi ripristinare in ogni momento la versione che ti occorre.
Per l'analisi dei dati, invece, Google Fogli ti dà la flessibilità che hai sempre sognato: trasforma con semplicità i dati in grafici dinamici o traccia budget complessi, permettendoti di inserire commenti e notifiche condizionali, per ricevere un’email se un valore cambia. Con Gemini in Fogli poi hai una marcia in più, per confrontare rapidamente anche più Fogli tra loro. Quindi puoi dire addio ai report che impegnano ore.
E per le tue presentazioni? Abbiamo una risposta anche per questo. Google Presentazioni ti aiuta a creare slide professionali in modo collaborativo. I team possono lavorare insieme sugli stessi contenuti, secondo competenze, inserendo testi, video e immagini, eliminando così la routine dello scambio di file pesanti.
Comunicazione efficace e archiviazione sicura
SPAM e phishing non la spuntano con Gmail che diventa il tuo hub sicuro, con protezione enterprise. Pensa a quanto tempo può risparmiare il tuo team di vendita: tutti i colleghi restano aggiornati secondo permessi e competenze, puoi salvare rapidamente un file ricevuto via email in Drive, assegnare una task, avviare una videochiamata con Meet o una conversazione di gruppo in Spazi.
Il nostro consiglio è sponsorizzare l’utilizzo di Chat e Spazi invece di WhatsApp. Vinci l’abitudine, accedi alle applicazioni Google, anche da mobile (iOS e Android), mentre continui a condividere informazioni sensibili in sicurezza.
Hai la possibilità di inviare note audio (l’AI le trascrive in automatico), richiamare file dal Drive e fare tutto ciò che serve in pochi click. La funzione di ricerca avanzata non teme rivali: con Google non ti sfuggirà più nulla!
Per task e appuntamenti, invece, Google Calendar è un ottimo alleato. Oltre a programmare i tuoi eventi, grazie ai Calendari condivisi visualizzi la disponibilità dei colleghi, puoi prenotare sale riunioni e ottimizzare la gestione del tempo in modo automatico, eliminando la pianificazione manuale.
Creazione di applicazioni su misura e automazione avanzata in un click
Veniamo quindi alle funzionalità incluse in Workspace che non tutti utilizzano al meglio.
Conosci AppSheet?
È una piattaforma no-code, con cui puoi creare, per esempio, applicazioni per uso interno senza scrivere una riga di codice.
Pensa ai problemi di tracciabilità. Partendo da un template in AppSheet abbiamo costruito un applicazione che gli utenti consultano sia da web che da mobile con permessi granulari: il personale compila solo le voci di suo interesse, i dati confluiscono in un unico posto così solo il manager ha una visualizzazione completa.
Se ti interessano le automazioni e vuoi evitare attività manuali, non puoi fare a meno di App Script. Grazie a script personalizzati e integrati con le applicazioni di Google puoi automatizzare l'invio di notifiche a utenti dedicati quando un nuovo dato viene inserito in un Foglio. Interessante, no?
L'intelligenza artificiale integrata: Gemini motore della tua produttività
Con l’intelligenza artificiale il discorso della produttività e della collaborazione diventa presto obsoleto, Gemini è l’assistente personale a disposizione di ogni utente che moltiplica il valore di un approccio così integrato, sicuro e consolidato.
L’assistente AI per te e il tuo team
Hai due scelte: puoi usare l’AI nella versione stand alone (da browser gemini.google.com) chiedendo di riassumere documenti lunghi, creare bozze email o analizzare dati complessi, o metterla al lavoro nelle app Google che usi tutti i giorni . Ecco qualche esempio:
- in Documenti ti aiuta a scrivere report, riassumere file voluminosi o migliorare istantaneamente la grammatica di una frase;
- in Fogli puoi analizzare set di dati per trovare trend, chiedere formule complesse o creare grafici basati su una semplice richiesta testuale;
- in Gmail ti assiste nella stesura di risposte complete, riassume lunghe conversazioni o crea bozze di email professionali;
- in Presentazioni genera slide accattivanti a partire da un testo, suggerisce immagini o formattare i contenuti automaticamente;
- in Meet prende appunti per le riunioni in tempo reale, crea note automatiche o traduce i sottotitoli in altre lingue, per facilitare la conversazione con i tuoi interlocutori.
Ma non finisce qui! In Gemini puoi creare le Gems, degli agenti AI verticali capaci di occuparsi di task specifiche come la stesura di un calendario editoriale dell'ottimizzazione della knowledge base (richieste di resi, rimborsi, assistenza).
Puoi usare un Gem individualmente o addestrarlo con prompt e risorse opportune per condividerlo poi con tutto il team.
AI per ricerca, assistenza e creazione di contenuti
Gemini non è la risposta giusta per tutte le attività.
Se hai bisogno di dedicarti a ricerca e assistenza ti consigliamo di rivolgerti a NotebookLM (notebooklm.google.com), perché, a differenza di Gemini, consulta solo le informazioni che hai inserito e precedentemente validato.
Puoi caricare centinaia di file, con estensioni diverse (mp3, pdf, txt, presentazioni, link) per consultare, riorganizzare, riassumere e creare nuovi contenuti. In pochi secondi ottieni lo script per un podcast, puoi accedere alle informazioni commerciali, analizzare un bando di gara o un documento molto tecnico.
Nano Banana (per creare e modificare immagini, loghi o mockup) e Veo 3 (per creare video con audio sincronizzato) invece sono perfetti per generare contenuti social, adv, o interni, perchè estendono le tue capacità creative e tutto a partire da un prompt.
Console di amministrazione: gestisci tutto da una dashboard
Passiamo quindi alle funzionalità dedicate agli amministratori IT.
La Console di amministrazione che Google mette a disposizione è una torre di controllo da cui puoi gestire con semplicità licenze, dispositivi e risorse.
Puoi assegnare o revocare in qualsiasi momento le licenze dedicate a utenti e risorse in pochi click, con permessi e sicurezza granulare.
Dall’accesso a un file, passando ai Driver condivisi, il controllo si estende a funzionalità avanzate come quelle legate all’utilizzo dell'Intelligenza artificiale, fino alla configurazione delle policy per la conservazione dei dati (Google Vault è incluso a partire dalla licenza Business Plus).
La sicurezza coinvolge anche il browser, per questo ti raccomandiamo di usare Chrome. In questo modo l’amministratore della Console può configurare le policy di sicurezza, gestire le estensioni e persino controllare i dispositivi degli utenti, aggiungendo un ulteriore livello di protezione al tuo ambiente di lavoro.
Integrazioni e Marketplace
La forza di Google Workspace non si limita alle sue applicazioni native, ma alla capacità di connettersi in modo fluido anche con la tua infrastruttura aziendale.
Il Marketplace di Google Workspace estende le funzionalità se il tuo team ha bisogno di software specifici per la gestione documentale, la firma elettronica o la sicurezza, puoi integrare centinaia di app di terze parti senza interruzioni.
Puoi eliminare i silos, per esempio, rendendo i tuoi team più efficienti con l’integrazione nativa di Google Workspace con i principali CRM (Customer Relationship Management): visualizzare i dettagli di un contatto Salesforce direttamente in Gmail o programmare una riunione in Calendar con HubSpot, ti fa risparmiare il tempo che impiegheresti per passare da un sistema all'altro e centralizza la raccolta di tutti i dati.
Esempio di utilizzo: connettere e gestire i punti vendita nel Retail
Pensiamo a un brand che lavora nel mondo del Retail. La comunicazione tra la sede centrale e i singoli punti vendita, in Italia o all’estero, è vitale, ma la vera sfida è il coordinamento delle attività e delle promozioni.
Grazie a Google Workspace abbiamo reso la comunicazione istantanea e strutturata, massimizzando l'efficienza. La sede centrale adesso può creare uno "Spazio" su Google dedicato a ogni punto vendita.
Invece di usare email copiose, in ufficio raccolgono informazioni strategiche chiedendo la compilazione dei Moduli, dati e foto finiscono direttamente in Google Fogli, mentre per le esigenze più complesse con AppSheet si può costruire un’applicazione (web o mobile) dedicata.
Per il coordinamento, i Calendari condivisi sono diventati lo strumento centrale per gestire le promozioni e i lanci prodotto. La sede centrale crea un Calendario unico per le promozioni e le deadline: la visibilità è immediata per ogni manager, mentre si eliminano incomprensioni e si lavora seguendo uno standard aziendale.
Se si tratta di ottimizzare le comunicazioni, Google Sites diventa la “bacheca” aggiornata e visibile, secondo permessi, a tutti i dipendenti: cartelle con immagini di campagna, manuali operativi, comunicazioni di servizio, alert, chiusure festive, vengono pubblicati in tempo reale. Quando cambia la procedura di cassa o la politica dei resi, il responsabile aggiorna un solo file in Sites e tutti i dipendenti, su tablet o smartphone, consulteranno l'informazione aggiornata.
E l’amministratore IT? Utilizzando la Console, la gestione dei Chromebook (come dispositivi nativi nei punti cassa o negli uffici di back office) e di Chrome, come browser, è centralizzata.
Questo significa che può configurare le policy di sicurezza su centinaia di dispositivi, in sedi e paesi diversi, in pochi secondi, senza raggiungerli fisicamente. Inoltre, in caso di turnover (assunzioni o dimissioni) attiva o revoca l'accesso alla licenza Workspace istantaneamente, proteggendo tutti i dati, con un takeout esporta i dati e riassegna la licenza alla nuova risorsa.
Quale licenza Google Workspace scelgo e quanto costa?
Se questo approccio è interessante, iniziamo a fare due conti: “quale licenza Google Workspace scelgo?”
Google Workspace offre diversi piani per adattarsi alle dimensioni e alle necessità di molte realtà, da 2 a migliaia di dipendenti. I costi variano in base agli utenti e alle funzionalità incluse.
- Business Starter: il piano ideale per piccole imprese e startup. Include email aziendale personalizzata, 30 GB di spazio su Google Drive per utente e videoconferenze per 100 partecipanti.
- Business Standard: perfetto per le PMI in crescita. Offre un'archiviazione potenziata (2 TB di spazio), videoconferenze per 150 partecipanti e la possibilità di registrare le riunioni, essenziale per la documentazione.
- Business Plus: pensato per chi cerca maggiore sicurezza e spazio. Avrai 5 TB di archiviazione, videoconferenze per 500 partecipanti e il cruciale supporto di Google Vault, uno strumento che ti permette di archiviare e ricercare i dati aziendali per fini di conformità, legali e di audit.
- Enterprise. Il piano più completo, personalizzato per le grandi aziende con esigenze complesse. Include spazio di archiviazione illimitato, opzioni di sicurezza e conformità avanzatissime, oltre a supporto tecnico prioritario.
Formazioni e aggiornamenti, come agevolare il cambiamento
Vuoi trasformare un acquisto in un investimento mirato? Non affidarti al fai da te, ma a un Partner, sai perché?
- Mix di licenze: wi aiutiamo a combinare diversi piani all'interno dello stesso dominio. Questo significa che puoi assegnare licenze Enterprise solo al management o al team legale e Business Standard al resto, ottimizzando i costi senza rinunciare alle funzionalità avanzate.
- Supporto mirato: la nostra expertise non si ferma alla vendita, power2Cloud, in qualità di Premier Partner Google Workspace, ti offre supporto completo per la migrazione dei dati e il set up dedicato, senza intoppi.
- Formazione capillare: il nostro team pluricertificato e multilingua segue la formazione (in italiano e in inglese) per manager e dipartimenti condividendo buone pratiche e casi d’uso che abbracciano diversi settori.
Sappiamo che il segreto per ogni progetto di successo è il coinvolgimento di persone e team, quindi siamo pronti a lavorare insieme.
È il momento giusto per parlarne? Il nostro team è pronto ad ascoltarti!