Vuoi che tutti nel team eseguano le task più importanti con la stessa, infallibile precisione?
Coinvolgere tutto il dipartimento, standardizzare i processi e garantire la coerenza dei risultati è l'obiettivo costante di ogni azienda.
Google Workspace ha risposto a questo dilemma: ora puoi condividere gli agenti creati con l'intelligenza artificiale per evadere task specifiche.
Il meccanismo è semplice: un team leader costruisce in Gemini (gemini.google.com) un agente con prompt e istruzioni precise. Questi agenti AI verticali possono scrivere articoli per il blog in ottica AEO (Answer Engine Optimization), ottimizzare uno script di vendita o generare rapidamente un preventivo tecnico.
Anche se le risposte vanno sempre verificate, le Gemini Gems definiscono un livello qualitativo elevato per ogni attività. Oggi puoi sfruttare questa base di partenza eccellente e coerente per tutto il tuo dipartimento.
Scopriremo come questa nuova funzionalità può rivoluzionare la coerenza interna e accelerare le task quotidiane, trasformando l'efficacia operativa in un vantaggio per tutti.
Cosa sono le Gemini Gems, come si creano e si condividono?
La vera domanda sui Gem non è come crearli, ma come usarli.
È necessario definire se l'agente AI costruito per un compito critico debba restare confinato a un singolo utente o diventare il motore di crescita per l'intero team.
Quando opti per creare una Gem e la mantieni privata, stai scegliendo un approccio di ottimizzazione individuale. Quella Gem è la tua versione personalizzata di Gemini, uno strumento potentissimo, ma il cui impatto resta circoscritto. L'efficacia del lavoro affinato non scala, limitando il beneficio per il resto dell'organizzazione.
Rendendo le Gems condivisibili, si promuove invece l'uniformità aziendale. L'assistente virtuale, istruito con task e risorse specifiche, si trasforma in un protocollo operativo per ogni collega, garantendo un livello di lavoro elevato e scalabile in ogni reparto.
Questa non è solo una funzione di condivisione; è una decisione che plasma la cultura aziendale.
Cosa sono le Gemini Gems e come si costruiscono?
Prima di immergerci nella condivisione, è essenziale capire la natura di questi strumenti.
Le Gemini Gems sono versioni personalizzate di Gemini che crei e calibri per svolgere compiti specifici senza la necessità di riscrivere prompt infiniti. In sostanza, è come avere un esperto su misura che capisce immediatamente la tua esigenza.
Il processo di creazione è intuitivo e non richiede alcuna competenza da programmatore. Devi solo spiegare a Gemini con chiarezza cosa vuoi che faccia per te, partendo da un'idea chiara e da un compito che vuoi automatizzare.
Descrivi la Gem usando il linguaggio naturale, assegnandole un ruolo o un tono. Un esempio può essere: “Sei un esperto di marketing con tono formale” oppure “Sei un analista finanziario che usa solo dati certificati”. Più dettagli fornirai, più precisa sarà la risposta.
Se vuoi che l'agente AI lavori su materiali specifici come manuali, linee guida o knowledge base, ti basterà caricarli. Questo le darà la base contestuale necessaria per operare al meglio, attingendo direttamente alle fonti che hai indicato. Infine, personalizza il nome della tua Gem per riconoscerla subito.
L'unico obiettivo è liberare il tempo degli esperti e standardizzare le attività ripetitive del team.
Da strumento personale a risorsa collaborativa
Ma come si condivide una Gem? Il meccanismo è stato pensato per essere semplice e immediato, ricalcando la dinamica dei file di Google Drive.
Accanto alla Gem che desideri condividere, come il tuo “Analista sentiment recensioni”, trovi il pulsante “Condividi”. Si aprirà una finestra con due opzioni principali per la distribuzione.
Puoi scegliere “Condividi con persone specifiche” per mantenere il pieno controllo e dare ruoli di “Visualizzatore” o di “Editor”. Oppure, con “Crea un link”, puoi generare un URL rapido da usare in Google Chat o in Gmail.
Se l'assistente personalizzato si basa su file specifici per operare, ti verrà richiesto di condividere anche quelli in automatico. Questo passaggio assicura che tutti abbiano le stesse informazioni di contesto per il corretto funzionamento della Gem.
Impatto concreto: coerenza, accelerazione e scalabilità
Quali sono i benefici che i nostri clienti vedono subito quando adottano le Gems condivisibili? La risposta sta nella triade: coerenza, velocità e crescita.
Quando pensiamo alla coerenza del brand, immaginiamo subito il responsabile marketing che, grazie alla nostra guida, crea una Gem con il “Tone of Voice” perfetto. Condividendola, ogni post social o email inviata dall'azienda, indipendentemente dall'autore, rispetta lo stile unico del tuo marchio. Il risultato è un allineamento globale, ottenuto in una frazione del tempo.
Sul fronte dell'accelerazione, i sales manager vedono un salto di qualità. Un collega crea la Gem “Proposte vincenti”, basata sulle migliori pratiche che hanno portato a chiusure reali. Distribuendo questa risorsa all'intera forza vendita, non solo si velocizza il ciclo di creazione, ma si alza significativamente la qualità media di ogni singola offerta commerciale.
In sostanza, l'esperienza non resta più confinata al singolo esperto. Le Gemini Gems trasformano l'eccellenza individuale in un patrimonio aziendale formalizzato e scalabile. Questo ti permette di non sprecare risorse preziose in onboarding o training ripetitivi e concentrarti unicamente sulla strategia di crescita.
Oltre le Gems, l'ecosistema AI
Le Gems condivisibili rappresentano l'apice di un sistema più ampio e integrato.
Pensa a Gmail: l'intelligenza artificiale può aiutarti a scrivere risposte complete a email complesse o a riassumere lunghe catene di messaggi con un solo click. Ma non finisce qui. In Google Presentazioni, puoi chiedere a Gemini di generare la bozza di una slide basata su un brief o di estrarre immagini pertinenti per la tua relazione.
L'integrazione con Google Workspace continua. In Google Documenti puoi cercare nuovi spunti o riscrivere un paragrafo intero per adattarlo a un tono formale o informale; mentre se sei in Google Fogli e devi analizzare un set di dati puoi confrontare più fogli tra loro in un nanosecondo, creare formule complesse o grafici nello stesso spazio di lavoro e tutto senza abbandonare quello spazio.
E Google Meet? Ti offre un riassunto automatico e puntuale di ogni riunione, anche quelle a cui non hai potuto seguire, senza dimenticare che puoi contare su sottotitoli pertinenti per comunicare in modo più efficace con team internazionali.
Potremmo parlare per ore, ma terminiamo i nostri spunti con il Deep Research, che ti solleva dalle lunghe ricerche manuali, offre analisi approfondite per argomenti complessi e report dettagliati con citazioni verificabili.
La cronologia delle chat: controllo e privacy
Per impostazione predefinita le attività delle chat su Gemini vengono salvate sul tuo account Google come “Attività delle app Gemini”. Tuttavia, hai un controllo totale su questa cronologia.
L'impostazione predefinita prevede che l'attività venga salvata e, in assenza di modifiche, venga eliminata in automatico dopo diciotto mesi.
Puoi modificare le impostazioni di eliminazione automatica scegliendo tra tre, diciotto o trentasei mesi, oppure disattivando completamente l'eliminazione automatica.
Se disattivi l'impostazione “Attività delle app Gemini”, le tue nuove conversazioni non saranno salvate nel tuo account oltre un periodo temporaneo (circa settantadue ore) necessario per fornire il servizio. In ogni momento, puoi eliminare manualmente l'attività delle chat.
Pronto a trasformare l’efficacia del tuo team?
Se non usi ancora Gemini, ti ricordiamo che trovi le sue funzionalità avanzate e la sicurezza di livello enterprise, inclusa nei piani Google Workspace Business ed Enterprise.
Noi di power2Cloud non ci limitiamo a fornirti le licenze giuste, ti affianchiamo in un percorso consulenziale per identificare quali processi aziendali possono essere ottimizzati con l’AI, occupandoci di formazione e supporto per coinvolgere al meglio tutto il tuo team.