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Come organizzare una conference call per la tua Azienda in pochi passi

La maggior parte delle conference call ancora oggi viene seguita telefonicamente, face to face o con soluzioni terze che si aggiungono a quelle già presenti in azienda.

Ci sono molti fattori da considerare:

  • il 71% dei manager, secondo un sondaggio della Harvard Business Review, reputa le riunioni improduttive e inefficienti. (Le riunioni sono aumentate di frequenza e lunghezza: si è passati a circa 23 ore settimanali, rispetto a meno di 10 ore negli anni ’60.)
  • Il 47% dei lavoratori ha dichiarato che troppe riunioni rappresentano una perdita di tempo in ufficio (sondaggio Salary.com)
  • viaggiare aumenta i costi aziendali
  • sempre più dipendenti lavorano da remoto o quando sono in movimento
  • la sicurezza delle informazioni spesso è compromessa da soluzioni poco affidabili
  • la tecnologia deve essere facile da gestire e utilizzare per essere adottata
  • l’infrastruttura locale richiede elevati costi e manutenzione continua

Hangout Chat e Hangout Meet, le App aziendali di G Suite, sono state pensate per venire incontro a queste nuove dinamiche. Non richiedono l’utilizzo di una infrastruttura locale, rilasciano aggiornamenti automatici e questo riduce il carico di lavoro per i colleghi dell’IT.

Che si tratti di un piccolo ufficio o di una realtà più strutturata, Hangout agevola la partecipazione e la condivisione tra i team aziendali, senza compromettere la qualità anche per chi lavora e si connette dalle sedi dislocate.

E’ possibile, per esempio, organizzare una conference call e lavorare contemporaneamente dalla sede di Napoli e da quella di Milano.

Parlare, vedersi, chattare, scambiare file e persino condividere i desk per presentare progetti o documenti con Hangout è facile, bastano pochi clic e qualsiasi dispositivo (cellulare, tablet, computer).

Questo non vale solo per il CIO e il CEO: le applicazioni di G Suite coinvolgono e migliorano l’organizzazione intera guidando rapidamente il consenso e il processo decisionale! 

Alcuni casi d’uso di Hangout per conference call aziendali

Con Hangout puoi confrontarti con tutti i reparti della filiera, soprattutto con quelli che prima risultavano “irraggiungibili”, pensa per esempio agli addetti alle vendite nelle tue sedi italiane o estere.

Con Hangout puoi connetterti con

  • partner e fornitori esterni. Puoi invitare a partecipare altri membri anche se non dispongono o non utilizzano Hangout Meet. Non occorre scaricare nessun plug in, basta un link
  • dipendenti per training on line, condividendo periodicamente informazioni e promozioni
  • team e divisioni interne, in sedi diverse o in caso di nuove acquisizioni, per rendere più efficaci le nuove collaborazioni.

Hangout lavora in sicurezza alle tue conference call

Quando si parla di conference call aziendali la sicurezza e la protezione delle informazioni e dei dati sensibili è importantissima, ecco perché vogliamo ricordarti che le App G Suite offrono:

  • aggiornamenti automatici. Questo aspetto può risultare difficile da gestire quando ci sono tanti componenti software. (G Suite rilascia sempre la versione più recente e sicura)
  • avvio verificato
  • crittografia dei dati.

Casi d’uso. Ecco come le Aziende usano G Suite

Il caso di Saleforce. In parte, il successo dell’azienda è dato da una comunicazione semplice e in real time tra team e partner. Oggi gli oltre 30.000 dipendenti di Salesforce utilizzano le App G Suite per email, video e chat di gruppo, Documenti, Presentazioni, Fogli e altro ancora. 

Salesforce ha sede a San Francisco e ha dipendenti e uffici in tutto il mondo, compresa America, Europa, Medio Oriente, Africa e Asia. Per superare i confini geografici, i team di Salesforce usano Google Hangouts. 

L’integrazione tra le App G Suite aiuta i membri del team a collaborare efficacemente con colleghi e partner commerciali. Salesforce considera i partner esterni essenziali per il suo successo. “G Suite abbatte qualsiasi barriera tra noi e un partner con cui stiamo lavorando. Ci fa sentire tutti come una squadra, l’ideale per ottenere il miglior risultato”, afferma Leandro Perez, Senior Director, Product Marketing in saleforce.

Il caso di shopify. Spotify ha beneficiato dell’utilizzo di Hangouts Meet per migliorare la collaborazione sia interna che esterna all’azienda. “L’interoperabilità tra Hangouts Meet e altri sistemi di videoconferenza è fondamentale per consentire la collaborazione. Ora possiamo concentrarci su riunioni produttive invece di preoccuparci della tecnologia”, afferma Martin Antonsson, Manager shopify AV.

I vantaggi di Hangout per le conference call:

  • accesso semplice e intuitivo
  • collaborazione intelligente per tutto il team
  • scalabilità
  • interoperatività con le App G Suite
  • gestione centralizzata dalla Console di amministrazione
  • riduzione dei costi di viaggio
  • riduzione dei costi dell’infrastruttura locale

Hangout a confronto:

Hangout MeetBASICBUSINESSENTERPRISE 
Massimo numero di partecipanti
25
50 100
App native per Android e iOS
Presentazioni
Partecipanti esterni
Registrare il meeting e salvarlo su Drive 

Live streaming

100,000
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