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Come condividere cartelle nei Drive condivisi: novità!

Vuoi condividere cartelle all’interno dei Drive condivisi con utenti esterni alla tua organizzazione? Da oggi puoi farlo!

L’aggiornamento Drive, l’App G Suite, rilasciato proprio in questi giorni, è la novità che aspettavi e che vogliamo raccontarti in modo che tu possa beneficiarne subito.

E’ semplice! Non occorre abilitare nessuna funzionalità dalla Console, basta condividere la cartella che ti interessa nei Drive condivisi aggiungendo l’indirizzo degli utenti anche se sono membri esterni alla tua organizzazione.

Si tratta di una funzionalità importante che semplifica ulteriormente la condivisione, che fino a poco tempo fa interessava solo singoli file. 

Se sei un cliente G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite per il non profit e G Suite Essentials provaci adesso.

L’aggiornamento è disponibile tramite Drive sul web, l’API di Drive, Drive File Stream e le ultime app Google Drive per iOs e Android, mentre tramite il file system nativo su ChromeOS lo sarà con una prossima versione. 

Condividere una cartella specifica con altri utenti e aggiornare l’accesso dei membri all’interno dei Drive condivisi permette di focalizzarsi sul lavoro e garantire un’esperienza fluida e continuativa a tutti! 

Naturalmente puoi scegliere il ruolo da attribuire a ogni utente tra Commentatore, Visualizzatore e Collaboratore, mentre lo spostamento di cartelle da Drive condivisi è consentito solo ai Gestori di contenuti.

In ogni caso ricorda che puoi rimuovere in qualsiasi momento gli utenti dalla cartella condivisa in un click.

Se non utilizzi ancora Drive, puoi rivolgerti al nostro team. power2Cloud, come Google Cloud Partner in Italia si occupa di tutte le soluzioni Google Cloud, inclusa G Suite.

Lavorare in Drive condivisi: i vantaggi.

Un Drive è per sempre. Che cosa vogliamo dire? Non non potremmo lavorare senza perché rende più facile l’archiviazione, la ricerca e l’accesso ai file ai nostri colleghi e alle persone con cui collaboriamo.

Qualcuno pensa che Drive sia solo uno spazio di archiviazione e si sbaglia. E’ lo strumento perfetto per collaborare, per questo se hai G Suite ma non utilizzi a pieno questa applicazione ecco qualche vantaggio che vogliamo ricordarti:

I file dei Drive condivisi appartengono all’organizzazione e non ai singoli utenti. Questo incrementa la sicurezza ed è una garanzia importante soprattutto nei team dove c’è maggior turnover. 

Se un dipendente lascia l’organizzazione, l’amministratore elimina il suo account, ma i suoi file rimangono disponibili in modo che gli altri possano continuare a condividere informazioni e lavorare da qualsiasi dispositivo (tablet, cellulare, computer).

Tutti i membri di un Drive condiviso vedono gli stessi contenuti. Pensa a un team marketing, al team sales, a quelli amministrativi e così via. Ognuno può accedere a file di sua pertinenza. 

Aumenta la collaborazione invitando anche membri esterni. Evita di lavorare con allegati che rendono il lavoro più complesso e meno fluido!

Ripristina i file se sei responsabile, gestore dei contenuti o collaboratore.

E tu, come utilizzi Drive condivisi? Questa App di Google inclusa anche in G Suite aumenta la produttività del team, soprattutto se a confrontarsi sono più team aziendali, persone che lavorano in smart working o quando si collabora con più fornitori.

I Drive condivisi consentono ai team e alle organizzazioni di archiviare, accedere e collaborare ai file di ogni tipo come Fogli, Documenti, Presentazioni, Moduli.

Il vantaggio è che ognuno può collaborare secondo le sue competenze in real time rendendo più produttivo il lavoro, incrementando sicurezza e produttività. 

Condividere cartelle da Drive condivisi: 3 consigli utili

Per il team marketing può avere un Drive condiviso accessibile da tutti i dipendenti interni e una cartella specifica per il materiale pubblicitario accessibile anche a un’agenzia esterna. 

Se fai parte del team vendite e hai più sedi puoi organizzare un Drive condiviso che consenta ai responsabili e ai direttori dei team di seguire tutte le attività, con i team regionali in grado di vedere solo le informazioni pertinenti alla loro area di interesse in una cartella condivisa

Stai preparando a un evento o a un meeting? Puoi concedere a tutti i membri l’accesso in visualizzazione a tutti i file, fornendo al contempo a ogni team specifico l’accesso in modifica ai documenti rilevanti per la loro parte. 

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