La sfida
“Per supportare la trasformazione digitale di Caffè Borbone e dei suoi processi in chiave agile e moderna era necessario superare i problemi legati ai preesistenti servizi mail on premise basati su Microsoft Exchange, spiega Paolo Cozzi ICT Manager.
Lo scopo era agevolare la collaborazione interna e rendere più sicuri gli scambi d’informazione tra gli utenti aziendali e quelli remoti, limitando al tempo stesso l’impatto gestionale sul team IT. La preesistente architettura di servizi comportava complessità di gestione a carico di un team IT estremamente ridotto, a partire dalle normali procedure di provisioning, di system management e di backup e recovery.
Ma soprattutto impegnava notevolmente l’IT interno nella gestione dei rischi cyber a causa di una grandissima frequenza di SPAM, phishing e malware”.
La soluzione
“Abbiamo scelto di adottare Google Workspace per la disponibilità di una suite di servizi a livello enterprise. Abbiamo individuato in power2Cloud il partner giusto che ci accompagnasse in questa transizione.
La migrazione di 60 utenti è durata meno di due settimane, senza alcuna interruzione ai servizi aziendali.
Grazie alla familiarità delle applicazioni e all’interfaccia Google – che molti usavano già come consumer – utenti e stakeholder hanno iniziato a collaborare in modo più efficiente, diminuendo drasticamente le richieste di supporto IT.
La formazione, che abbiamo seguito con il team power2Cloud, coinvolgendo anche i colleghi in remoto, ha valorizzato tutte le funzionalità delle applicazioni Google Workspace utili al nostro lavoro.
Dall’inizio della pandemia è stato fondamentale poter consentire l’approccio bring your own device con il ricorso all’utilizzo di smartphone e devices personali in affiancamento a quelli aziendali.
Con power2Cloud abbiamo potuto anche configurare e sfruttare funzionalità aggiuntive di sicurezza, già integrate nella suite Google Workspace, per migliorare la protezione del perimetro aziendale.
Durante lo smart working aprire semplicemente il browser Chrome e navigare l’archivio aziendale in modo protetto ha rappresentato senz’altro un gran beneficio. Non a caso molti dei miei colleghi mi hanno riferito entusiasti che con Google Workspace si lavora meglio senza distrazioni”.
I risultati
“Con Google Workspace la frequenza di SPAM e phishing si è ridotta del 70%.
La collaborazione, anche in mobilità, è diventata più agile e sicura.
Negli ultimi mesi l’utilizzo di Google Meet e la condivisione dei file in Drive è più che raddoppiato, dato che dimostra l’apprezzamento da parte degli utenti verso una modalità di condivisione di informazioni più efficace in alternativa alle tradizionali email.
Le soluzioni cloud di Google sono completamente out of the box. Permettono di accedere in sicurezza alle informazioni aziendali da ogni dispositivo, per questo siamo riusciti ad abilitare rapidamente anche lo smart working durante il Covid-19.
Il lavoro in mobilità è stato limitato alle funzioni amministrative e di staff, ma se fosse stato necessario, tutti gli utenti sarebbero stati in grado essere produttivi da casa come in azienda.
Google Workspace offre una modalità di lavoro totalmente diversa, agile e soprattutto ubiquitous, onnipresente: posso lavorare dovunque sono!
Grazie alle App di Google creiamo un evento in Calendario molto velocemente. Partecipare alle riunioni è facile, basta condividere un link o connettersi dal telefono in audioconferenza utilizzando il numero da chiamare. E’ un’operazione che tutti possono gestire in autonomia.
Mi è capitato in più di un’occasione di partecipare a Meet mentre ero alla guida, è stata un’esperienza semplice come essere al desk del mio ufficio. Anche il nostro Direttore generale lo utilizza per organizzare periodicamente i consigli di amministrazione con interlocutori connessi da altre città.
L’utilizzo di Google Workspace ha incoraggiato una cultura di lavoro diversa. Anche le informazioni che prima erano disseminate ovunque, ora sono raccolte in maniera molto più strutturata e centralizzata, a beneficio della produttività e della sicurezza”.
