La sfida
“Abbiamo deciso di adottare le soluzioni Google Cloud per innescare cambiamenti positivi in buona parte dell’Azienda e ottenere riscontri immediati”, spiega Francesco Di Maio Business Innovation per Alilauro.
“Alilauro è il motore pulsante della holding del gruppo in ambito tecnologico: essere un passo avanti è la nostra sfida quotidiana!
Mariaceleste Lauro, Amministratore Delegato – tra le più giovani armatrici del panorama nazionale e internazionale -, è riuscita a coinvolgere un team under 30 particolarmente entusiasta e reattivo alle nuove implementazioni, che può contare sul supporto di pietre miliari che hanno vissuto la storia dell’Azienda.
Ritengo che il nostro Amministratore Delegato possa ampliare gli orizzonti migliorando l’opera portata avanti dai suoi predecessori con il giusto slancio, riuscendo ad amalgamare la spinta all’innovazione con le esperienze passate, per navigare verso mete prestigiose con uno sguardo alla ricca tradizione familiare, quasi centenaria”.
La soluzione
Il team di Alilauro si è accorto che le App Google Workspace possono aprire a nuovi scenari.Attualmente l’azienda utilizza gli strumenti Google Cloud per archiviare i dati sensibili e ottimizzare le comunicazioni tra clienti e i team di lavoro, ma l’intenzione è quella di estenderli in modo sempre più capillare.
“É solo questione di tempo, abbiamo lo strumento giusto! Grazie a Google Workspace, abbiamo cominciato a razionalizzare il ciclo passivo – continua Francesco di Maio – per gestire la mole di lavoro che viene generata da Marintecnica (i tre cantieri navali – due a Napoli e uno a Castellammare – al servizio di tutte le società di navigazione del gruppo Lauro).
La dematerializzazione anagrafica dei dati sensibili permette di ottimizzare tutta la filiera, ridurre i tempi richiesti dalla normativa fiscale, i pagamenti, eventuali errori di trasmissione, agevolando la consultazione tempestiva.
In Drive, grazie alle App Moduli e Google Sites, da un anno e mezzo conserviamo i plichi di tutte le fatture, anche quelle precedenti, disponibili all’amministrazione con un click.
Il prossimo step sarà aggiungere la convalida del documento con la firma digitale! Anche l’area legale lavora solo con Google Workspace su un Drive dedicato dove archivia la documentazione e le PEC di tutte le società della holding, in regola con il GDPR.
Gli strumenti di Google Workspace sono facili e intuitivi da utilizzare, ma per necessità specifiche legate a nuove implementazioni ci siamo avvalsi del supporto di Mario, Google Cloud Deployment Specialist in power2Cloud. Insieme abbiamo sviluppato per il sito di Alilauro la sezione Lavora con noi.
Mentre prima avevamo una sola email di riferimento, per la ricerca di personale adesso c’è un Modulo dedicato a ogni reparto aziendale a cui allegare, secondo le normative privacy, curriculum e dati personali, che i nostri dipendenti, in back office, possono consultare nella documentazione Drive o attraverso Fogli.
Anche il magazzino, le biglietterie e l’amministrazione lavorano con le App di Fogli e Moduli per seguire praticamente e contabilmente, in modo incrociato, le operazioni di erogazione dei biglietti sulle nostre tratte marittime.
Ma non è finita qui. Un progetto di cui mi sto occupando – conclude Francesco – per agevolare il lavoro del Customer Care e del nostro reparto amministrativo, è una piattaforma per la gestione degli abbonamenti, che si tratti di richieste o di rinnovi.
Il nuovo sistema collegherà Google Workspace a un QR Code (generato e sistemato nelle biglietterie Alilauro) che attraverso la scansione permetterà di aprire un Modulo Google che i nostri clienti potranno compilare in maniera semplice ed autonoma.
Raccoglieremo così tutti i dati in maniera semplice, sicura e veloce, limitando gli errori in virtù degli adempimenti fiscali e dell’emissione della fattura in formato elettronico.
Google Workspace sarà ancora una volta un valido alleato. Continuerò a lavorare poi a una platform per la gestione dell’attività cantieristica, ovvero il connubio tra mare e terra, al fine di rendere più veloce semplice ed operativa la connettività tra il bordo e il cantiere, il tutto basato sugli strumenti forniti da Google”.
I risultati
“Spiegare il cambiamento prodotto dall’implementazione di Google Cloud è complicato!
Partiamo dal fatto che stravolge positivamente la vita lavorativa, permettendo di accedere ai dati in qualsiasi momento e con qualsiasi strumento (computer, cellulare, tablet).
Non occorre più essere in ufficio per dare assistenza ai colleghi!
Alilauro lavora in serenità perché protezione, privacy e sicurezza delle informazioni sono le massime priorità di Google.
Un’azienda come la nostra, che trasporta 4,5 milioni di utenti all’anno, con un traffico on line consistente, un tour operator, agenzie esterne che si agganciano ai nostri sistemi e comunicazioni interne delicate e copiose, può essere attaccata virtualmente in qualsiasi momento.
Con Google Workspace tutti i nostri dati sono custoditi in Cloud. In Drive c’è tutta la vita aziendale: salviamo le copie dei contratti, le fatture, gli F23, gli F24 e molto altro. Se il computer ha dei virus grazie al Cloud non perdiamo nulla, se va via la corrente idem!
Inoltre, con un archivio così strutturato, la Google Cloud Search è fondamentale per cercare sempre quello che occorre in pochissimo tempo”.