Oggi vogliamo parlarti di una App G Suite utile a tutte Aziende, Drive. In power2Cloud la utilizziamo quotidianamente, proprio come i nostri Clienti. Passando a Google G Suite potresti fare altrettanto. Se utilizzi altri editor di documenti o servizi di storage possiamo occuparci della migrazione dei dati.
Se il tuo team è dislocato in più sedi, in città o in paesi diversi, avrai bisogno di strumenti di collaborazione per interagire in modo simultaneo. I risultati migliori si raccolgono quando si lavora in gruppo e le decisioni vengono prese rapidamente. Non dimenticare che le persone sono dinamiche e si aspettano altrettanto dai loro dispositivi!
- pubblico sul web
- a chiunque abbia il link
- a chiunque è nella tua Azienda
- a chiunque nella tua Azienda ha il link con persone specifiche
Andiamo per ordine e vediamo insieme quali funzionalità offre Drive in particolare con Documenti Google:
• puoi accedere, creare e modificare i tuoi Documenti ovunque tu sia e da ogni dispositivo (cellulare, tablet, computer), anche senza connessione (le modifiche si aggiorneranno una volta che tornerai on line). Il tuo ufficio sarà sempre con te! Basterà inserire le tue credenziali per accedere ai tuoi file. Ti sembra poco?
• puoi lavorare contemporaneamente sullo stesso Documento insieme ai tuoi colleghi. Quanto scriverai verrà visualizzato simultaneamente (il cursore specificherà il nominativo dell’Utente a cui è collegato il testo). Pensa quanto può essere utile nella stesura di progetti condivisi. Il confronto è diretto e ti permetterà di ottimizzare i tempi e si sa quando si lavora il tempo è denaro, soprattutto in vista di qualche scadenza!
• puoi condividere il tuo Documento con un click senza allegarlo a un’email. La versione disponibile sarà sempre aggiornata e non sarai più costretto a una carrellata di inutili comunicazioni. Ti basterà aggiungere l’indirizzo dell’Utente che vorrai includere selezionando Condividi in alto a destra. Chiaramente potrai escludere un Utente in qualsiasi momento. Se hai necessità di condivisione esterne all’Azienda potrai rendere il tuo Documento un link (dalla Console di Amministrazione si possono stabilire le restrizioni dare a tutti gli Utenti):
• puoi commentarlo. A destra del tuo Documento ti comparirà l’icona Aggiungi un commento. Citando un Utente (@ più indirizzo email) potrai mettere in evidenza il periodo, il concetto o il punto del testo che andrebbe integrato, corretto o rivisto ottenendo la sua attenzione
• puoi utilizzare il Calendario integrato a Documenti (lo visualizzi nell’icona alla tua sinistra) come promemoria per le attività da completare, rivedere e consegnare
• puoi salvare il file in formati diversi. In File puoi selezionare Scarica come e scegliere il formato che ti occorre: docx, pdf, epub, text e così via
• puoi accedere alla cronologia delle modifiche del Documento e ripristinare la versione che ti occorre. Visualizzerai le modifiche ordinate cronologicamente, in base all’utente che le ha effettuate (clicca su File, quindi su Cronologia versioni e seleziona Vedi la cronologia delle versioni)
• puoi scegliere tra template predefiniti. Sono divisi per voci con tante sottocategorie: Lavoro, Personale, Lettere, Curriculum, Istruzione. Dovrai solo personalizzare il testo
• puoi accedere alle revisioni del testo. Evidenziando una parola e cliccando con il tasto destro su Esplora ti comparirà (a destra del Documento) il risultato da cercare in Cloud, Web o Immagini e con Definisci la voce dettagliata direttamente dal dizionario (al momento dà risultati solo per le parole cercate al singolare)
• puoi formattare testo e paragrafi secondo le tue necessità inserendo link, tabelle, grafici, immagini(con la possibilità di modificarle), scegliendo tra tantissimi font gratuiti per rendere più appetibili i tuoi contenuti
• puoi utilizzare la dettatura (funzione in più lingue). Cliccando in Strumenti la voce Digitazione Vocale puoi utilizzare la dettatura vocale per agevolare la stesura dei tuoi testi
• puoi visualizzare la struttura del Documento con le voci principali, scegliendo Mostra Struttura Documento in Strumenti. Questo agevolerà la navigazione, soprattutto se il tuo testo è molto strutturato
• Tutte le App di Google Drive sono pienamente compatibili con i principali Editor di Documenti del mercato come ad esempio Microsoft Office. Vuol dire che puoi importare un documento WORD semplicemente trascinandolo in Drive, modificarlo con l’App Documenti di Drive e riesportarlo nel formato che preferisci puoi implementare nuove funzioni secondo le tue necessità, devi solo scegliere quale, per questo noi possiamo aiutarti.
Se vuoi saperne di più, sulle potenzialità Cloud e sulle App che mette a disposizione Google, parliamone!