Sei referente di Settore o l’IT per la Pubblica Amministrazione? Allora conosci bene le sfide quotidiane: processi lenti e silos informativi, protocolli rigidi per sicurezza e compliance, con un'infrastruttura (server, macchine e dispositivi) che richiede manutenzione costante.
E se potessi introdurre un nuovo modo di lavorare per efficientare i processi e rimuovere i silos, semplificando e ottimizzando la gestione di tutte le risorse?
In questo articolo esploreremo come Google Workspace risponde a queste esigenze presentando alcuni casi d’uso. Le applicazioni di Google (come Documenti, Fogli, Drive e Chat) e l’integrazione nativa dell'intelligenza artificiale (Gemini) centralizzano e soprattutto semplificano la collaborazione e la gestione di dati, licenze e macchine, tutto da un’unica Console.
Iniziamo!
Cosa cambia davvero? Collaborazione in sicurezza
Se non hai mai usato Google Workspace dimentica il tasto “Salva”. Ogni singola modifica viene salvata automaticamente nel cloud, questo elimina le versioni duplicate dei file e la perdita di dati importanti. Non esistono più "verbale_bozza.doc" o "bilancio_v2_definitivo_OK.xls", ma un unico file, sempre aggiornato.
Più persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file, così puoi vedere chi sta scrivendo e cosa sta modificando, in tempo reale. E se qualcuno sbaglia? Nessun problema. La cronologia completa ti permette di ripristinare qualsiasi versione precedente con un clic.
Se gestisci la sicurezza dell'Ente, il controllo e la revoca dei permessi è capillare per ogni dato e accesso. C’è chi può solo visualizzare o commentare un documento, senza editarlo, e puoi persino impedire a un utente di scaricarlo, stamparlo o copiarlo.
Trasformazione dei processi della PA: 9 soluzioni concrete
La trasformazione dei processi per una Pubblica Amministrazione richiede soluzioni giuste e un’adeguata formazione per tutti i dipendenti per risolvere attività quotidiane che richiedono più assistenza e che bloccano il tuo tempo.
Ecco 9 soluzioni concrete che consigliamo ai nostri clienti che lavorano nella PA.
1. Scrivere e collaborare per delibere e atti formali in pochi secondi
Il Comune dispone di procedure e gestionali per la protocollazione delle comunicazioni ufficiali. Per atti e delibere, gestiti ovunque con software dedicati e firma digitale, non dovrebbero esistere versioni divergenti.
Le criticità emergono invece nelle fasi istruttorie: bozze, istanze, verbali e altri allegati, spesso scambiati via email o salvati su PC locali, generano silos informativi, duplicazioni e versioni multiple che rallentano i processi e ne riducono la tracciabilità.
Google Documenti è una soluzione fantastica, perché l'Ufficio Amministrativo e il Dirigente lavorano sullo stesso file, contemporaneamente. Hai la possibilità di inserire commenti, accedere alla cronologia delle modifiche ed esportare questi Documenti nelle estensioni che ti occorrono (docx, pdf, txt…). Questo permette di ottimizzare i tempi, di integrare le informazioni secondo competenze, con trasparenza, con ogni modifica tracciata e ripristinabile.
I file, secondo permessi, sono sempre accessibili e gestiti centralmente nei Drive Condivisi (lo spazio di archiviazione della PA che puoi organizzare per Settore e con permessi capillari), mentre l’integrazione nativa dell’intelligenza artificiale (Gemini) accelera la produzione dei tuoi Documenti.
Puoi chiedere “Prepara una bozza di Delibera di Giunta o altro documento di istruttoria per l'approvazione del progetto X, includendo le premesse normative”. L'intelligenza artificiale scrive l'atto in pochi secondi, il dipendente deve solo verificare.
Creare dei modelli, rielaborare o riassumere i contenuti più complessi è davvero semplice e alla portata di tutti!
2. Comunicazioni tracciate e sicure con Chat e Spazi
Il secondo punto critico per la PA è il coordinamento, non è vero?
Anche se molti non lo ammetteranno mai, spesso le comunicazioni interne transitano su WhatsApp personali, vengono riferite verbalmente o segnate su agende. Risultato? Non sono tracciabili, possono perdersi e pongono un serio problema di compliance (GDPR).
Google Chat offre un'alternativa professionale e sicura a WhatsApp perché tutte le conversazioni avvengono all’interno del dominio dell’Ente e l’amministratore della Console Google ne ha il pieno controllo. L’applicazione è accessibile via web (dal tuo computer), come da mobile (iOs e Android).
Puoi iniziare una conversazione con un altro utente (one to one) o creare Spazi per i gruppi di lavoro (es. Settore Edilizia, Anagrafica) invitando solo i dipendenti che devono accedere a quelle informazioni.
Non si chatta semplicemente! Ogni utente può mandare note audio (l’AI trascrive il contenuto così è più accessibile), richiamare file da Drive (spazio di archiviazione) in pochi click, assegnare attività (Task) direttamente in un messaggio.
Tutto è tracciato e protetto. Inoltre la ricerca è agevolata da un filtro capillare che permette di trovare sempre tutto quello che desideri partendo da menzioni, file link o dal mittente..
3. Pianificare tempo, gestire le risorse, assegnare compiti
Le note dolenti non sono terminate.
Quante email servono per organizzare una riunione? Come si gestisce la prenotazione della Sala Consiliare o dell'auto di servizio senza sovrapposizioni? E come si tracciano i compiti assegnati? Google Calendar è il tuo asso nella manica, ecco tutti i modi con cui la PA può utilizzarlo:
- Google Calendar che usi personalmente è molto più di un’agenda personale, segnali promemoria, i giorni di malattia, indichi appuntamenti e inviti anche utenti che non usano Google.
- I Calendari Condivisi invece danno una marcia in più al lavoro di ogni Settore perché visualizzi la disponibilità dei colleghi in tempo reale, eliminando una cascata di email per fissare un incontro.
- Mentre con i Calendari condivisi per team (es. "Scadenze Ufficio Tecnico") o i calendari pubblici che puoi condividere sul sito del Comune o via email permette ai cittadini di prenotare un appuntamento nel giorno e nell’ora che preferiscono secondo le tue disponibilità.
- Se devi gestire le risorse pubbliche invece, come la “Sala Giunta”, i proiettori o le “auto di servizio”, puoi creare un calendario dedicato così i dipendenti prenotano e non si creano sovrapposizioni.
Google Calendar va a braccetto con Google Task, lo strumento che traccia le attività da fare. Un Dirigente assegna un compito (Task) direttamente da una Chat o da un Documento e appare subito nella lista personale del dipendente, con una scadenza.
4. Riunioni produttive e verbali automatici (in un clic con l’AI)
Tanto tempo nella Pubblica Amministrazione viene dedicato anche alla verbalizzazione delle sedute e a tutto quello che deve essere documentato in modo minuzioso. Riunioni di Giunta, commissioni o briefing tecnici richiedono ore di lavoro. La segreteria deve prendere appunti o sbobinare le conversazioni per redigere un verbale accurato.
Google Meet è la piattaforma sicura per le videoconferenze del tuo Ente. Puoi registrare in modo sicuro l'intera seduta con un clic e il file video viene salvato automaticamente e in modo protetto all'interno del tuo Drive, garantendo tracciabilità e conservazione.
Con l’integrazione dell’AI in Meet, Gemini (gemini.google.com) agisce come un assistente di segreteria: attivandolo puoi generare la trascrizione completa, in tempo reale, dell'intera riunione. Non solo otterrai un riepilogo automatico con i punti chiave discussi, le decisioni prese e i compiti assegnati, ma un verbale praticamente già scritto.
5. Raccogliere informazioni senza fare data entry manuale con Moduli
La raccolta delle informazioni può essere un'attività complessa, ripetitiva, manuale quindi piena di errori. Anche se l’URP, l’Ufficio Scuola e in parte anche l’Anagrafe hanno a disposizione dei servizi e istanze on line, è anche vero che molti uffici continuano a compilare a mano moduli cartacei o Excel, diversamente chiedono ai cittadini di inviare email, Word o PDF con tutti i dettagli, che poi qualcuno deve ricopiare, ancora una volta, manualmente.
Con Google Moduli crei form online (scegli i dati che vuoi rendere obbligatori) che chiunque può compilare (anche cittadini senza account Google). È perfetto per iscrizioni, richieste, sondaggi, controllo qualità.
Le risposte popolano automaticamente un Google Foglio. L'elenco è già pronto e ordinato pronto per essere analizzato (anche con l’aiuto dell’AI) così eviti anche l’errore del data entry manuale.
6. Analizzare dati e bilanci in pochi secondi con l’AI
Una volta raccolti i dati, bisogna analizzarli. Spesso l'Ufficio Ragioneria o quello Tecnico si bloccano di fronte a fogli di calcolo enormi o che richiedono un confronto.
Google Fogli è una potente piattaforma di analisi collaborativa, più utenti possono lavorare sullo stesso bilancio, usare tabelle pivot e grafici dinamici (con la funzione "Esplora") per visualizzare i dati in modo intuitivo. Commenti, notifiche condizionali (ricevi un’email ogni volta che si verifica la regola che hai impostato) e la possibilità di esportare il Foglio in formati diversi (pdf, txt, xls…) fanno di questo strumento un grande alleato nel lavoro quotidiano.
Non occorre essere un esperto di formule, per le attività più complesse consulta l’AI, chiedi in linguaggio naturale: “Confronta il bilancio preventivo 2023 (file @bilancio1) con il consuntivo 2024 (file @bilancio2) ed evidenzia le discrepanze di spesa".
7. Drive Condivisi: l'archivio è dell'Ente, non del PC (o del collega in ferie)
Oltre ai file che protocolli sai quanti ne produce ogni giorno la PA?
“Non trovo il file o ce l'ha il collega in ferie”. Non è più un problema grazie ai Drive Condivisi! Tutto ciò che crei e lavori entra in un Drive Condiviso che appartiene all'Ente, non al singolo utente.
Se un dipendente cambia ufficio o va in pensione, i file restano accessibili. Inoltre se sei un amministratore della Console Google hai il controllo totale dei permessi (Visualizzazione, Modifica, Commento) e puoi garantire continuità operativa.
8. Ricerca Google (Cloud Search): Trovare qualunque cosa in 2 secondi
"Dove abbiamo salvato quel verbale del 2021?". Bella domanda!
Oltre al protocollo ufficiale, c'è un mondo di bozze e file di lavoro. Cloud Search funziona come la ricerca Google, ma solo sui dati del tuo Ente (Drive, Chat, Calendar). Analizza il contenuto dei documenti (anche PDF) e trova quella frase specifica, rispettando al 100% i permessi di accesso.
9. NotebookLM: l'assistente AI che “studia” i documenti della PA
A volte non basta trovare un file, bisogna analizzarlo.
NotebookLM (notebooklm.google.com) è un'AI sicura (i tuoi file NON addestrano il modello) che studia le tue fonti e non attinge a quelle esterne:
- l'Ufficio Tecnico può caricare un bando PNRR di 150 pagine e chiedere: “Quali sono le scadenze improrogabili? Elenca i requisiti tecnici obbligatori”
- l'Ufficio legale può caricare un contratto e chiedere: “Ci sono clausole vessatorie?”, “Confrontami questi due documenti e trova le differenze”
- puoi caricare l'audio di un Consiglio Comunale e ottenere la "sbobinatura" e un riepilogo in pochi secondi
- creare una procedura di onboarding con un dettaglio di informazioni, portali e domande frequenti da mettere a disposizione di un Settore
- creare articoli per il sito del Comune o i social per aggiornare la cittadinanza e tutto partendo da una Delibera o da un file più tecnico.
NotebookLM è disponibile per ogni utente o può essere condiviso con un team per farvi lavorare in modo ancora più efficace.
Gestione semplice, sicurezza e compliance per la PA
Tutto questo funziona solo se l'infrastruttura è sicura e ben gestita. Google Workspace offre all'IT il pieno controllo.
ChromeOS, Chromebook e Flex
Per un Comune, i computer non devono creare problemi. La sicurezza inizia già dal browser, prima ancora che dall'hardware.
Sia i browser gestiti che i dispositivi Chromebook si amministrano dalla stessa Console così l'IT può aggiornare e controllare tutto da un’unica dashboard, questo snellisce il lavoro, riduce i costi di manutenzione e aumenta la continuità operativa.
Ecco tre opportunità per la tua Pubblica Amministrazione:
- Il browser Chrome gestito (incluso in Google Workspace)
Google Workspace, dalla versione Standard in su, include la gestione del browser Chrome. Questo permette all'IT di blindare l'utilizzo di Chrome nel contesto lavorativo. Si possono gestire centralmente le estensioni e applicare policy di sicurezza. Si isola la navigazione lavorativa da quella privata, anche su macchine non ChromeOS.
- Hardware dedicato: Chromebook e ChromeOS
Per un controllo totale, si passa ai dispositivi con sistema operativo ChromeOS. Parliamo dei Chromebook e dei Chromebook Plus.
Questi computer sono veloci, semplici e con sicurezza integrata (Avvio Verificato). Riducono drasticamente il rischio di virus e malware.
I Chromebook Plus sono inoltre già ottimizzati per gestire l'intelligenza artificiale locale. Quando si acquista un Chromebook, la licenza del sistema operativo è già inclusa.
- L'alternativa: ChromeOS Flex per ottimizzare l'hardware esistente
Se l'Ente possiede già computer (Windows o Mac) che vuole recuperare esiste la soluzione ChromeOS Flex, con cui puoi trasformare le vecchie macchine in dispositivi ChromeOS, velocizzandole. Attenzione però, a differenza dell'hardware Chromebook, ChromeOS Flex richiede l'acquisto di una licenza di gestione per ogni singolo dispositivo.
Archiviazione e Backup (Vault) e Disaster Recovery (HYCU)
La conservazione dei dati è un obbligo per la PA e Google Vault risponde all’esigenza dell’eDiscovery in Google Workspace e permette all'amministratore di impostare regole di conservazione dei dati.
Puoi archiviare email, file di Drive e Chat per il periodo richiesto, che può essere anche illimitato. Se c'è un'indagine in corso, Vault permette di cercare e recuperare i dati che ti occorrono. Il Comune naturalmente resta titolare dei dati, mentre Google agisce come Responsabile.
Per gli Enti che hanno infrastrutture complesse (on premise o ibride) serve però una soluzione di protezione unificata che vada oltre il cloud e le applicazioni di Google Workspace. HYCU protegge i dati ovunque si trovino dai sistemi locali, ai cloud ibridi, fino al multi cloud. Permette di gestire backup e ripristino da un'unica Console garantendo continuità operativa dell'intero Ente.
Sicurezza e governance dei dati con Google
Essere l'amministratore di Google Workspace significa essere il custode della sicurezza digitale della tua organizzazione. È una responsabilità importante, ma la Console di amministrazione ti offre gli strumenti giusti per fare scelte consapevoli e preservare l'integrità di ogni singolo account.
Proteggere l'identità
Il fondamento di tutto è l'accesso. Il nostro consiglio più importante, e il primo passo da compiere, è abilitare la verifica in due passaggi (V2P) per tutti gli utenti. Non è più un'opzione, una password da sola, oggi, non è una difesa sufficiente. La V2P aggiunge quel livello di sicurezza essenziale che protegge gli account anche se una password viene compromessa.
Il controllo degli strumenti per limitare gli attacchi
Una volta protetto l'ingresso, devi governare gli strumenti. La Console ti dà un controllo capillare su cosa possono fare gli utenti e con quali applicazioni.
- gestisci le App del Marketplace: approva manualmente solo gli strumenti di cui ti fidi e blocca quelli non conformi ai tuoi standard. Questo riduce drasticamente i rischi posti da software di terze parti non autorizzato;
- governa l'AI Generativa: controlla la potenziale fuoriuscita di dati sensibili (ad esempio, codice o strategie aziendali) disattivando l'accesso a determinate funzionalità o servizi esterni che non hai ancora valutato;
- assegna licenze mirate: applica il principio del privilegio minimo, assicurati che ogni utente abbia solo gli strumenti e i permessi strettamente necessari per il proprio ruolo.
La gestione dei dispositivi, la sicurezza oltre la scrivania
La sicurezza oggi è mobile. Se disponi delle versioni più avanzate (come Business Plus ed Enterprise), l'MDM (Mobile Device Management) diventa il tuo braccio operativo. Ti permette di limitare l'accesso agli account solo ai dispositivi aziendali registrati e conformi. Inoltre, puoi ricevere notifiche immediate su accessi sospetti e intervenire prima che diventino un problema, ad esempio bloccando un dispositivo smarrito.
Il monitoraggio proattivo: la tua torre di controllo
Infine, un amministratore consapevole non è solo reattivo, ma proattivo. Non puoi proteggere ciò che non vedi.
Prendi l'abitudine di consultare regolarmente i Report e i Log di controllo. Sono la tua "scatola nera": ti permettono di monitorare comportamenti anomali, verificare gli IP e gli orari di accesso e ricevere alert su tentativi di attacco. Questo monitoraggio costante non è solo una buona pratica, ma è fondamentale per la compliance normativa (come il GDPR).
Controllo della “region” dei dati
Google Workspace offre molti piani, ma nella scelta non dimenticare un aspetto fondamentale per la compliance, la localizzazione dei dati della tua PA.
Questa opzione, non disponibile in tutte le versioni ma presente dalla licenza Business Standard in su, è un alleato strategico per il GDPR. Ti permette, infatti, di scegliere la “region”, ad esempio, l'Europa, dove archiviare i dati principali a riposo (come email, file di Drive e chat). Optare per l'Europa è una mossa cruciale che semplifica la gestione della conformità normativa e il trasferimento dei dati.
Un Partner per la trasformazione digitale della PA
Sappiamo che adottare nuovi strumenti e processi di lavoro può sembrare un salto nel vuoto. “Quali licenze servono davvero? Come sposteremo i dati senza perdere nulla? E i miei colleghi riusciranno a usarli?”.
Niente panico: è proprio qui che facciamo la differenza.
Affidarsi a power2Cloud, Premier Partner Google Workspace, significa avere una guida esperta al vostro fianco. Non vi lasciamo soli con la tecnologia, ma progettiamo insieme a voi l'intero percorso di cambiamento. Il nostro supporto si concentra su tre pilastri fondamentali:
- consulenza strategica sulle licenze: Basta dubbi o sprechi. Analizziamo le vostre reali necessità per individuare solo le licenze Google Workspace giuste per voi, ottimizzando l'investimento.
- migrazione gestita e sicura: Pianifichiamo e supervisioniamo il passaggio dei vostri dati (email, file, calendari) in modo fluido, senza stress e senza interruzioni operative.
- onboarding, adozione e supporto: Il vero successo è l'utilizzo. Accompagniamo i vostri team con percorsi di formazione dedicati, per renderli produttivi e autonomi fin dal primo giorno.
Lavoriamo ogni giorno con la Pubblica Amministrazione, essere iscritti al MePa è solo l'inizio, conosciamo a fondo i vostri vincoli e le sfide quotidiane e sappiamo come trasformare Google Workspace in una soluzione concreta per semplificare il vostro lavoro.