Cosa succede quando la connessione Internet ci abbandona? Un meeting in treno, un volo intercontinentale, un cantiere in una zona remota, le situazioni in cui ci troviamo offline sono più comuni di quanto pensiamo.
Per fortuna, Google Workspace offre la possibilità di lavorare offline su alcuni dei suoi applicativi più importanti, come Drive, Gmail e File. Immagina di poter
- accedere e modificare i tuoi documenti su Google Drive, anche senza Wi-Fi.
- leggere e rispondere alle email su Gmail, perfetto per gestire la tua casella di posta in viaggio.
- organizzare e consultare i tuoi file importanti su Google File, senza preoccuparti della connettività.
Con Google Workspace, la mancanza di connessione non è più un ostacolo alla produttività. Puoi continuare a lavorare sui tuoi progetti, gestire le tue comunicazioni e accedere ai tuoi file, ovunque ti trovi.
Come attivare la modalità offline in Google Workspace?
Ecco come abilitare la funzionalità offline per le principali app di Google Workspace.
Gmail, leggi, rispondi e cerca i messaggi di Gmail anche quando non è disponibile una connessione
- Apri Gmail nel tuo browser Chrome
- fai clic sulle Impostazioni sull’icona a forma di ingranaggio che trovi in alto a destra
- seleziona Visualizza tutte le impostazioni
- nella scheda Offline, spunta la casella Abilita posta offline
- puoi scegliere per quanto giorni conservare la posta elettronica offline nelle impostazioni di sincronizzazione (ad esempio, gli ultimi 7 giorni oppure 30, a te la scelta)
- seleziona le opzioni desiderate per allegati e sicurezza
- Fai clic su Salva modifiche.
Una volta abilitato l’accesso offline, Gmail sincronizzerà automaticamente le email selezionate con il dispositivo e ti consentirà di utilizzarlo anche senza connessione.
Per utilizzare Gmail offline, assicurati che sia aperto in una sola scheda del browser. Chiudi eventuali schede duplicate di Gmail.
Calendario Google, visualizza eventi e dettagli offline
- Apri Calendario Google in Chrome
- Impostazioni (l’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra)
- Nel menu a sinistra seleziona Offline line, abilita Calendario offline
Una volta fatto, potrai visualizzare eventi e dettagli offline. Per modificare e aggiungere nuovi eventi è necessaria connessione Internet.
Google Drive, ricorda di abilitare l’opzione Offline
- Apri Google Drive nel tuo browser Chrome
- fai clic su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio in alto a destra)
- Seleziona Impostazioni
- nella sezione Generali, attiva l’opzione Offline
- Fai clic su Fine.
Dopo aver abilitato la modalità offline, seleziona i file specifici (Documenti, Fogli, Presentazioni) e attiva l’ opzione Disponibile offline.
Documenti Google offline (Documenti, Presentazioni, Fogli), ecco come renderli disponibili offline
Al momento, Google non offre una funzionalità offline completa, ma puoi abilitare l’accesso offline per i singoli file, solo dopo che hai impostato la funzionalità per il Drive.
Ti ricordiamo che i singoli file possono essere resi disponibili offline cliccando nel menu in alto File > Rendi disponibile offline. Se vuoi lavorare alcuni file assicurati che l’impostazione sia attiva prima di non avere la connessione.
Questo vale per i file nativi e anche per quelli con estensioni diverse che sono archiviate nel tuo Drive.
Controlla nelle estensioni del browser Chrome che sia attivo Documenti Google offline per modificare, creare e visualizzare Documenti, Fogli di lavoro e Presentazioni, senza accesso a Internet.
Consigli per un utilizzo ottimale di Google Workspace Offline:
- controlla le impostazioni per il tuo dominio con l’amministratore della Console Google Workspace
- utilizza Google Chrome: la funzionalità offline è ottimizzata per il browser Chrome
- sincronizza regolarmente: assicurati di connetterti a internet periodicamente per sincronizzare le modifiche e scaricare nuovi file
- gestisci lo spazio di archiviazione: i file offline occupano spazio sul tuo dispositivo anche se non li scarichi manualmente. Monitora lo spazio disponibile e elimina i file non necessari.