I problemi connessi alla gestione del magazzino spesso vengono liquidati come semplici questioni operative, in realtà, ritardi nelle spedizioni ed errori di inventario sono il segnale che la logistica ha qualche problema.

Un sito impeccabile, un negozio ben allestito e un marketing brillante non bastano se ciò che accade dietro le quinte non regge il ritmo, perché ne risentono conversioni, margini e reputazione. 

Non sottovalutare la questione. 

Quale gestione magazzino puoi scegliere? Ti anticipiamo che hai tre opportunità: puoi usare le funzionalità native di Shopify, scegliere App che parlano con eCommerce e punto vendita, oppure passare a un’integrazione più capillare con WMS/ERP.

Perché avere dati corretti è fondamentale per attuare una strategia di unified commerce

Un inventario non corretto, un picking lento o una sincronizzazione imprecisa possono bruciare una vendita, un cliente e, nei casi peggiori, la credibilità del brand.

La qualità del dato di giacenza è fondamentale, ti aiuta a consegnare nel minor tempo possibile il prodotto al tuo cliente, evitando trasferimenti, costi e ritardi inutili così puoi costruire una solida strategia di unified commerce. Stiamo pensando a un modello di commercio in cui tutti i canali di vendita e di relazione con il cliente sono davvero unificati, non solo collegati.

Online, negozio fisico, mobile, social, customer care e logistica condividono un’unica piattaforma, un’unica fonte di dati e una visione unica del cliente.

Inventario vs WMS

Per partire con il piede giusto iniziamo col fare una distinzione fondamentale tra gestione dell’inventario (quantità e ubicazioni) e WMS (picking, packing, stoccaggio, regole e ottimizzazione degli spazi). 

Shopify eccelle nel primo caso, mentre per le complessità che crescono, entrano in gioco applicazioni di terze parti.

Inizia a pensare al tuo magazzino e a cosa deve garantire - disponibilità reale, rotture di stock rare, immobilizzazioni sotto controllo, tracciabilità puntuale -, così puoi organizzare al meglio spazi e flussi di lavoro. 

Hai bisogno di uno o più magazzini centrali? I punti vendita fungono da nodi operativi o hai “magazzini virtuali” (vetrina, eCommerce…) con regole chiare di priorità ed impegno dello stock? Perché è da qui che nascono i processi: ricevimento con riconciliazione di DDT e ordini d’acquisto, stoccaggio con ubicazioni sensate e soglie di riordino, picking realistico, inventari ciclici con rettifiche tracciate. 

A tenere tutto insieme sono codifiche pulite - SKU coerenti, barcode, ovunque abbia senso, RFID dove i volumi lo giustificano -, perché l’accuratezza delle giacenze è l’asso nella manica per lo unified commerce. 

Mi raccomando, prometti solo ciò che puoi mantenere, riduci gli attriti operativi e ottimizza il magazzino come leva per la tua crescita!

3 modelli di gestione magazzino

Come dicevamo, a seconda della complessità delle tue operazioni, se usi Shopify hai tre opportunità. Vediamole in dettaglio.

1. Opzione base: gestione nativa Shopify (ideale per boutique e piccoli retailer)

Shopify connette catalogo, inventario, canali di vendita, Marketplace e punto cassa fisico (Shopify POS). Non occorre nessuna integrazione complessa e il controllo è centralizzato.

Grazie a un ambiente unico puoi tracciare automaticamente, e in tempo reale, le scorte e aggiornare i livelli di inventario. Ogni vendita - online o in negozio fisico tramite Shopify POS - aggiorna automaticamente le quantità reali. Questo riduce overselling, ritardi e mette le basi per scenari come Click & Collect, Ship from store, Reserve & Collect e Ship to store.

A chi è adatto? Può essere un’ottima idea

• se hai una boutique e se sei un piccolo retailer, con processi logistici semplici, la gestione nativa offerta da Shopify è sicuramente la soluzione più immediata ed efficace;
• se hai un catalogo lineare, poche sedi, volumi ancora gestibili e vuoi puntare sull'accuratezza della giacenza.

Naturalmente ricorda che Shopify non è un WMS.

2. Opzione intermedia: App partner certificate (per regole avanzate e specificità operative)

Quando la gestione del magazzino richiede complessità maggiori - ad esempio, ottimizzare le logiche di picking e packing, definire regole di riordino personalizzate o gestire il dropshipping avanzato - le funzionalità standard di Shopify potrebbero non essere sufficienti, ma potresti ampliarle grazie all'App Store di Shopify. 

Puoi scegliere tra applicazioni partner certificate che si integrano perfettamente e offrono funzionalità avanzate, tipiche di un WMS (Warehouse Management System) o di sistemi di gestione dell'inventario di terze parti. 

Offrono

• specializzazione. Le App sono progettate per perfezionare il flusso degli ordini, dall'acquisto alla consegna, migliorando l'efficienza e la precisione operativa grazie a strumenti specifici (es. scanner di codici a barre, ottimizzazione del percorso di prelievo);
• flessibilità. Aggiungono funzionalità desiderate (come regole di assegnazione del magazzino o automazioni di riordino, inclusa la previsione della domanda) e già collaudate senza la complessità di uno sviluppo custom.

Il sistema funziona al meglio in contesti di crescita con volumi in aumento, più sedi e canali di vendita. È particolarmente indicato quando si necessita di definire regole operative su misura, senza l'impegno di un progetto ERP completo, e quando il team è preparato e disponibile a seguire scrupolosamente le procedure e i KPI operativi stabiliti.

3. Opzione avanzata: integrazione ERP/WMS tramite API (Shopify Plus)

Per i merchant che gestiscono un volume elevato di vendite (e sono tipicamente su Shopify Plus), processi logistici molto complessi e la necessità di connettere sistemi gestionali proprietari e già in uso (ERP come SAP, NetSuite, o WMS avanzati), l'implementazione diretta tramite API è l'unica strada per la vera effiintegrazionecienza.

Per alti volumi, rete retail estesa, Marketplace e processi complessi, l’integrazione bi-direzionale con ERP/WMS offre la massima efficienza perché abilita:

• sincronizzazione reale tra online, retail e marketplace
• controllo totale sui processi: ordini, picking/packing/spedizioni, fatturazione e contabilità (un esempio di WMS per Shopify è Neuvition Shopify Warehouse Management)
• analytics strategici: rotazione, dormienti, turnover, cash conversion, riordini data-driven (esempi: integrazioni con SAP, NetSuite o WMS dedicati; soluzioni verticali per Shopify.

Questa soluzione è perfetta se hai operazioni multi-paese e multi-magazzino con SLA (Service Level Agreements) stringenti, ma anche quando devi integrare processi aziendali che sono già normati da un ERP e in contesti con una governance IT matura, KPI di servizio e margine chiaramente definiti.

I veri pain point (e come affrontarli davvero)

Ma quali sono i veri pain point e come puoi affrontarli una volta e per tutte?

1) Accuratezza delle giacenze, il problema numero uno dello unified commerce

Con Click & Collect, Reserve & Collect e Ship from Store, vendi la promessa di disponibilità in tempo reale. Accettare un ordine e scoprire che non puoi evaderlo costa doppio perché deludi il cliente e consumi risorse per rimettere a posto l’errore.

 Cosa fare subito:

• standard operativi per ricezione merce e conte cicliche
• barcode first su tutte le postazioni operative
• RFID dove i volumi o i punti vendita lo giustificano: aumenta il rigore delle conte e riduce gli errori umani
• magazzini virtuali chiari (es. “vetrina”, “eCommerce”, “appartati”) con regole di impegno stock e priorità di evasione definite.

2) Integrazioni: assenti, fragili o incoerenti

Due sistemi che mantengono giacenze proprie, con logiche diverse, portano inevitabilmente a disallineamenti. Anche quando l’integrazione c’è ma è fatta male, l’effetto è lo stesso: promesse di stock non affidabili.

È fondamentale stabilire una unica “source of truth” (un’unica fonte di verità) per la gestione dell'inventario. Shopify può fungere da hub operativo, oppure un sistema ERP/WMS (un esempio può essere Neuvition) può essere il master, a condizione che l'integrazione sia robusta. L'importante è che ci sia un solo riferimento finale.

Mi raccomando è necessario definire regole chiare di precedenza che specificano chi ha l'autorità di scrivere cosa, quando e con quali controlli. Infine, è cruciale implementare un monitoraggio costante con alert che segnalino scarti di sincronizzazione e che traccino tutte le rettifiche effettuate.

3) Comunicazioni al cliente sull’ordine

Aggiornamenti scarsi o tardivi generano costi (contatti al supporto, resi, cancellazioni) e danneggiano la reputazione. Per ottimizzare la gestione del magazzino è fondamentale implementare immediatamente workflow automatici che coprano ogni stato dell'ordine (ricevuto, in preparazione, pronto al ritiro, spedito, parzialmente evaso). Parallelamente, è cruciale garantire che i messaggi inviati ai clienti siano coerenti con le reali disponibilità di magazzino, evitando promesse non mantenibili. Infine, è necessario stabilire e rendere pubblici gli SLA (Service Level Agreement) per i tempi di ritiro/spedizione e definire internamente i relativi KPI (Key Performance Indicators) per monitorarne e assicurarne il rispetto.

Dall’analisi dei processi all’implementazione

Indipendentemente dal modello, tre fattori fanno la differenza: accuratezza del dato, chiarezza dei ruoli e visibilità in tempo reale su scorte e ordini. Come vedi non si tratta solo di collegare sistemi o piattaforme. 

Il nostro consiglio è partire sempre da un’analisi approfondita dei tuoi processi interni per creare flussi di lavoro efficienti, scalabili e realmente allineati alle esigenze del tuo brand.

Shopify può diventare il centro nevralgico del tuo ecosistema, consentendoti di automatizzare la gestione degli ordini e di migliorare la velocità di evasione, a prescindere dal modello scelto (nativo, grazie ad App di terze parti o all’integrazione con l’ERP). Così perdi meno tempo a risolvere problemi operativi e puoi investirlo per far crescere le vendite e migliorare l'esperienza dei tuoi clienti.

Se stai pensando di ottimizzare la gestione del magazzino e connetterla al tuo eCommerce in modo intelligente e scalabile puoi confrontarti senza impegno con power2Cloud.