Quanto tempo impieghi per sincronizzare le tue disponibilità con colleghi, clienti e prospect?
I calendari sono uno strumento indispensabile per ottimizzare collaborazione e organizzazione, ecco perché vogliamo ricordarti alcune funzionalità che HubSpot offre per gestire le tue disponibilità e quelle del tuo team.
Creare un calendario che sincronizza le tue disponibilità e quelle di più colleghi, grazie a uno strumento di pianificazione delle riunioni di gruppo ha innumerevoli vantaggi:
- pianificazione semplificata: vedi la disponibilità dei tuoi colleghi in tempo reale e prenota meeting in un clic;
- organizzazione ottimizzata: gestisci progetti, scadenze e impegni in modo chiaro e condiviso, evitando sovrapposizioni e migliorando la produttività del team;
- comunicazione fluida: invia inviti, ricevi notifiche e aggiorna gli eventi in tempo reale, mantenendo tutti informati e allineati;
- sincronizzazione con tutti gli strumenti: i Meet che gli utenti prenotano dal link di gruppo sono sincronizzati con il calendario di ognuno, visibili anche quando sei in movimento dall’App del tuo calendario ( iOs e Android) e si sincronizzano automaticamente nelle attività dei contatti nel CRM.
Usi lo strumento di pianificazione delle riunioni di gruppo HubSpot?
Se non usi lo strumento di pianificazione delle riunioni di gruppo HubSpot è arrivato il momento.
HubSpot si integra nativamente al tuo calendario Gmail o ad Office 365. Sai che cosa vuol dire? Che puoi creare in pochi click una pagina di pianificazione individuale, che permette di condividere grazie a un link, a utenti esterni o della tua organizzazione, le disponibilità sincronizzate in tempo reale con il tuo calendario. Ma non finisce qui.
Se hai una postazione HubSpot Sales Hub o Service Hub assegnata, puoi creare una pagina di pianificazione del team, sincronizzando le disponibilità di più persone. Fantastico vero?
Ecco come fare:
- nel tuo account HubSpot, in Libreria seleziona Strumento di pianificazione delle riunioni
- in alto a destra, clicca su Crea pagina di pianificazione
- hai a tua disposizione diverse scelte:
1. Individuale: il contatto pianifica l’orario solo con te o con l’utente per cui stai creando la pagina di pianificazione.
2. Round robin ( solo se hai Sales Hub o Service Hub Starter, Professional o Enterprise ). Questa pagina di pianificazione del team mostra la disponibilità individuale di tutti i membri del team selezionati. Utilizza questa opzione per aiutare un contatto a prenotare una riunione con un membro del team la cui disponibilità si allinea meglio con i suoi impegni.
3. Di gruppo (solo per se hai Sales Hub o Service Hub Starter, Professional o Enterprise). Questa pagina di pianificazione del team visualizza le fasce orarie in cui tutti i membri del team selezionati sono disponibili a incontrarsi. Utilizzate questa opzione per aiutare un contatto a prenotare una riunione con più di un membro del vostro team contemporaneamente.
Come creare un calendario di gruppo HubSpot
Abbiamo voluto concentrarci sulla creazione di un calendario di gruppo, ma anche le altre funzionalità sono tutte da esplorare.
Naturalmente puoi creare uno o più calendari di gruppo, a seconda delle tue necessità e delle persone che vuoi condividere, magari per demo, attività commerciali o legate al servizio cliente.
I passaggi sono semplici e guidati.
Puoi richiamare nel titolo evento token contatto o azienda, per ricordare le informazioni principali, dare la possibilità di annullare o ripianificare l’evento, aggiungere durate diverse, a seconda delle necessità, o disponibilità specifiche (giorni e fasce orarie).
Nulla è lasciato al caso. Puoi selezionare anche il numero di settimane che vuoi rendere visibili e il tempo di riserva, la durata che deve intercorrere tra un meet e l’altro, magari per preparare email di follow up o prendere appunti.
Il link puoi condividerlo via email, pubblicarlo su una landing page, una campagna a pagamento, a una call to action per un webinar e molto altro.
In ogni caso lo puoi richiamare sempre anche all’interno della Gmail alla voce Riunioni.
Tutti i membri coinvolti riceveranno una conferma. L’appuntamento si sincronizzerà automaticamente nei calendari dei partecipanti e ognuno riceverà una notifica come promemoria, se impostata in precedenza.