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Come organizzare un webinar efficace nel 2021

Creare un webinar è uno dei modi migliori per coinvolgere potenziali clienti in un mondo che è sempre più online. 

Dall’avvento del lavoro in remoto le persone si affidano più che mai alla tecnologia sia per la didattica a distanza che per l’interazione sociale. 

Questo significa più Meet che riunioni in presenza, più passeggiate dal soggiorno alla scrivania di casa che spostamenti verso l’ufficio e, naturalmente, più webinar invece che eventi dal vivo.

Se c’è mai stato un momento proprio per creare webinar è adesso. Anche perché rappresenta un’occasione per offrire contenuti efficaci e coinvolgere un pubblico specifico, con la possibilità di interagire e rispondere a qualsiasi domanda e identificare lead altamente qualificati da segnalare al team sales.

Ne abbiamo abbastanza dei webinar?

Ne abbiamo abbasta dei webinar? In una parola no. Anche se possono sembrare obsoleti, soprattutto rispetto alle tendenze dei social che enfatizzano la brevità rispetto ai contenuti, hanno dimostrato di essere una grande risorsa soprattutto in questo periodo di social distancing.  

Anche se quasi la metà dei consumatori ha dichiarato di voler vedere più video in futuro (l’indagine è stata condotta da HubSpot su un campione di 3.000 consumatori per capire quali contenuti e canali attirano meglio il tempo e l’attenzione delle persone), è stato riscontrato che “Contenuti di ricerca” e “Corsi online”, rientrano nella categoria dei webinar e continuano a essere consultati copiosamente. 

Il lavoro in remoto non offre segni di rallentamento, ecco perché i webinar restano una pietra angolare nelle strategie di marketing e vendita. In mancanza di eventi in presenza le aziende stanno ricorrendo sempre più spesso a questa opportunità, tanto che il mercato sta vivendo una saturazione eccessiva, che rende ancora più difficile distinguere il proprio evento da quello degli altri. 

HubSpot e GoToWebinar hanno collaborato insieme per aiutarti a pianificare un webinar avvincente ed efficace. Vuoi ospitare un evento online che coinvolga potenziali clienti guidando la generazione di lead? 

Segui questi passaggi per creare un webinar eccezionale che funzioni nel 2021.

Come organizzare un webinar?

1. Fai un brainstorming sull’argomento giusto

Prima di realizzare il tuo webinar, decidi l’argomento di cui vuoi parlare.

L’argomento che scegli dovrebbe rispondere alle domande che il tuo pubblico in genere chiede ed essere altamente specifico. Ad esempio, se stai ospitando un webinar sull’email marketing, puoi scegliere di concentrarti in particolare sull’oggetto delle comunicazioni.

Nel complesso, il tuo webinar dovrebbe fornire valore al tuo pubblico. Di quali argomenti sei esperto? Su quali puoi fornire valore aggiunto? Considera la scelta di un argomento educativo, poiché questo tipo di contenuto funziona. 

Un webinar di successo dipende dall’allineamento del team marketing e sales, non dimenticarlo.

Invece di indovinare i temi su cui il team sales vorrebbe concentrarsi, confrontati con loro prima di pianificarlo. 

Organizza una riunione per mettere insieme nuove idee per i contenuti e scoprire quali punti deboli devono essere risolti. Questo contribuirà notevolmente a garantire che il follow up sia fluido una volta terminato il webinar.

2. Scegli un format

Discussioni di gruppo, domande e risposte, presentazioni con un solo relatore e interviste sono i quattro tipi più comuni. Altri format includono demo di prodotti e casi studio.

Per le tavole rotonde puoi invitare esperti del settore a discutere di un argomento di nicchia e attuale. 

Per le domande e risposte hai bisogno degli esperti di prodotto del tuo team per soddisfare dubbi e informazioni. 

Anche le interviste sono un’ottima scelta, coinvolgi un esperto del settore o un cliente per intervistarli sulla loro esperienza con la tua azienda. 

3. Scegli la piattaforma giusta per organizzare il webinar

Esistono molte piattaforme di hosting per i webinar che puoi utilizzare. Le piattaforme popolari come Streamyard, Google Meet, ClickMeeting e GoToWebinar. 

Quando cerchi un’applicazione da utilizzare, considera i tuoi obiettivi. Quante persone pensi che parteciperanno? Hai bisogno di uno strumento che possa accogliere oltre 1.000 partecipanti? Quanto costa? E quanto è facile da usare? Queste sono domande che dovresti esaminare quando decidi quale strumento di webinar utilizzare.

Inoltre ti consigliamo di assicurarti che sia in grado di gestire il tipo di webinar che desideri ospitare: può gestire chat video per panel o webinar di domande e risposte? Lo strumento giusto per te dipenderà dagli obiettivi generali del tuo evento online.

4. Assegna ruoli ai membri del tuo team 

Dopo aver scelto la piattaforma, assegna i ruoli nel tuo team. In genere, dovresti scegliere quattro persone: 

L’organizzatore gestisce tutti gli aspetti della pianificazione: dall’ideazione alla creazione di contenuti. 

Il presentatore è l’esperto in materia, del tuo team o del settore, e introdurrà l’argomento che hai scelto. 

Il moderatore è richiesto se ci sono discussioni di gruppo. Aiuterà a stimolare la conversazione tra i partecipanti al panel. Puoi anche assegnare un moderatore se prevedi di ricevere molte domande dai partecipanti. 

Gli assistenti sono i membri del team che intervengono in caso di emergenza, anche se ci sono problemi con la tecnologia.  Come i moderatori, anche gli assistenti possono gestire la chat box durante il webinar. 

5. Produci il contenuto

Una volta trovato lo strumento e deciso l’argomento da presentare, è il momento di creare il contenuto adatto al webinar che desideri ospitare. 

Sarà una Presentazione o un panel di domande e risposte dal vivo? In ogni caso, dovrai preparare dei contenuti.

Ad esempio, se stai creando una Presentazione, dovrai curare le slide e assicurati che siano visivamente accattivanti anche grazie a grafici interessanti, immagini o GIF.

Se stai ospitando un webinar come discussione, raccogli le domande del pubblico e preparane altre in modo da scandire il tempo durante la tua sessione.

6. Scegli giorno e ora più appropriati

Per scegliere un’ora e una data per il tuo webinar ti consigliamo di considerare dove vive il tuo pubblico. Utilizza strumenti come Google Analytics per vedere dove si trovano le persone, in modo da scegliere un giorno e un fuso orario convenienti.

ON24 riferisce che il mercoledì e il giovedì sono i giorni migliori per ospitare webinar, tra le 10:00 e le 11:00. In genere questa fascia oraria evita conflitti al maggior numero di persone.

7. Fai le prove generali prima dell’evento 

Le prove sono essenziali per un webinar di successo. Molte cose possono andare storte il giorno dell’evento, ma preparandoti puoi evitare contrattempi soprattutto tecnologici. 

Questo può aiutarti a familiarizzare con la piattaforma se non l’hai mai usata prima.

Ti consigliamo di creare un evento di test sulla tua piattaforma. Pubblicalo, invia un link a un altro membro del tuo team e provalo come se fosse un vero webinar. Il tuo collega lo guarderà come se fosse partecipante e ti sarà fornire un feedback in merito. 

8. Promuovi il tuo webinar

Ora che hai svolto il lavoro di backend, è il momento di assicurarti di avere persone che vogliono partecipare al tuo evento online.

Per promuovere il tuo webinar puoi creare una pagina di destinazione in cui le persone possono registrarsi, puoi promuovere quel link in modi diversi.

Considera la possibilità di pubblicare annunci sui social e sui motori di ricerca. Inoltre, ti consigliamo di utilizzare tattiche di promozione gratuite: puoi pubblicarlo sui tuoi account, sul tuo sito web e inviare un’email a tutti gli utenti iscritti alla tua newsletter. È importante utilizzare la tua base di follower per attirare l’interesse delle persone.

Anche le email di promemoria sono utili. Considera l’idea di inviare email come “Da non perdere” o “I posti stanno terminando” man mano che il giorno si avvicina.

E quando le persone si iscrivono, ricordarglielo all’inizio della giornata. Dovresti inviare loro il link al webinar circa un’ora prima, perché non devono perdere tempo a cercarlo nell’email di registrazione.

9. Follow up

I webinar sono un’ottima opportunità di vendita, non vuoi che le persone si dimentichino di te una volta concluso.

Ecco perché ti consigliamo di inviare un’email di ringraziamento e raccogliere feedback in modo da pianificare webinar migliori in futuro.

Ricorda che ai partecipanti generalmente piace ricevere la registrazione, quindi ricordati di inviarla, sarà utile soprattutto a chi non ha potuto partecipare live.

Quali sono gli strumenti per organizzare un webinar coinvolgente?

Una volta che hai elaborato argomenti di contenuto pertinenti per il tuo webinar e hai organizzato l’evento, è il momento di far conoscere il tuo webinar a quante più persone possibili. 

Non si tratta solo di generare entusiasmo iniziale, devi incoraggiare il coinvolgimento.

1. Configura una pagina di destinazione ottimizzata per il motore di ricerca 

Il primo passo nella tua strategia di promozione è creare una pagina di destinazione ottimizzata che possa raccogliere in modo organico le registrazioni. 

Dovrebbe contenere una parola chiave nel titolo, un modulo di iscrizione come quello di HubSpot per integrarsi con gli altri strumenti di marketing e vendita. Quando un utente compila un modulo su una pagina di atterraggio o sul tuo sito, i suoi dati vengono registrati automaticamente nel tuo CRM tra i contatti o come potenziali clienti. Questo ti aiuta a tenere traccia delle future conversazioni e riconoscere cluster specifici di pubblico da coinvolgere con strategie mirate. power2Cloud è partner di HubSpot in italia, chiedi maggiori informazioni al nostro team e comincia subito anche tu!

2. Promuovi il tuo webinar ai tuoi contatti tramite email

Ora che hai una pagina di destinazione a cui indirizzare gli utenti, inoltrala si contatti che già conoscono la tua azienda e ai clienti che hanno interagito con te in passato. 

Dopo aver inviato un’email personalizzata ai tuoi contatti: 

  • crea promemoria automatici da inviare ai potenziali clienti che sono stati invitati ma non si sono ancora registrati
  • crea template di email manuali che i tuoi colleghi possono inviare come comunicazione personale ai potenziali clienti
  • imposta un’email automatica che invii notifiche quando un potenziale cliente si registra al tuo webinar. 

3. Promuovi il tuo webinar tramite LinkedIn e altre piattaforme social

LinkedIn è un’ottima piattaforma per promuovere i tuoi webinar, perché è lì che interagiscono con successo molte aziende. 

LinkedIn ha un’opzione per gli eventi virtuali che ti consente di aggiungere il link di accesso al webinar. Gli utenti possono anche iniziare discussioni sulla pagina dell’evento, offrendoti potenziali argomenti da affrontare durante la presentazione o nella sessione domande e risposte. 

Puoi anche pubblicizzare il webinar tramite annunci display su Google, Instagram e Facebook, anche se ti consigliamo di investire soprattutto su LinkedIn. 

4. Invia email di promemoria agli iscritti  

Anche se hai ricevuto delle registrazioni, non è detto che questi utenti parteciperanno. Dopotutto, se promuovi un webinar con una o due settimane di anticipo, è probabile che una parte dei tuoi iscritti dimentichi la data. 

Ricordati di inviare email come promemoria il giorno prima e il giorno dell’evento live per aumentare garantire il tasso di partecipazione.

5. Offri qualcosa in cambio

Un modo semplice per invogliare le registrazioni è offrire qualcosa in cambio: uno sconto, una consulenza o una trial gratuita, un certificato di partecipazione. Questo invoglierà le persone a rimanere fino alla fine.  

6. Considera attività di co-marketing  

Mettiti alla prova con il co-marketing. Uno dei modi migliori per acquisire nuove competenze, generare interesse per un contenuto e ampliare la portata di una campagna è condurre un webinar in co-marketing. 

Invece di organizzare un webinar con i tuoi colleghi, coinvolgi un’altra azienda che sta cercando acquirenti simili e porta la loro esperienza in questo momento di confronto. 

Si creeranno contenuti interessanti e l’opportunità di presentare il webinar al pubblico affermato di un’altra azienda.

7. Invia sondaggi di gradimento al termine del webinar

L’unico modo per migliorare è sapere cosa puoi migliorare. Inviando un sondaggio dopo l’evento, puoi perfezionare il prossimo webinar. Ospitare un evento migliore può aiutarti a commercializzarlo con sicurezza ai potenziali clienti in futuro. In questo sondaggio, puoi includere anche il link al prossimo webinar. 

8. Fornisci le informazioni necessarie al team sales

Una parte enorme del processo pre e post webinar consiste nell’assicurarsi che le informazioni giuste vengano fornite al team sales. Ecco perché GoToWebinar e HubSpot consigliano di creare un hub di webinar facilmente accessibile dalle vendite con le seguenti informazioni:

  • Registrazione su richiesta per tutti i webinar
  • Un calendario con webinar passati e futuri
  • Documentazione che dettaglia gli obiettivi del webinar, il titolo, la persona target, la fase di canalizzazione, i punti chiave, i relatori e la logistica
  • Email promozionali e di follow up
  • Raccolta con CTA e grafici che gli agenti di vendita possono inserire nelle loro comunicazioni
  • Raccolta di feedback e suggerimenti dal team di vendita per nuovi argomenti da proporre

Una volta terminato il webinar, tuttavia, è tempo di assicurarsi che i team di vendita siano pronti a chiudere quei lead. Invia un’email di follow up ai tuoi colleghi e includi le seguenti informazioni:

  • Lead che si sono registrati
  • Lead che hanno partecipato
  • Lead che si sono registrati ma non hanno partecipato
  • Lead che non si sono mai registrati
  • Nuovi lead SQL (utenti che hanno bisogno del tuo prodotto e/o servizio, che hanno il budget per acquistarlo e con cui possono risolvere i loro punti deboli)
  • Qualsiasi altro dato pertinente del webinar
  • Invia template di email che i tuoi colleghi del team sales possono utilizzare per i lead in base al loro comportamento nel webinar. Includi altri contenuti pertinenti per continuare a coltivare i lead nelle prossime settimane. 

Che cosa serve per organizzare un webinar?

Hai paura che il tuo webinar non sia decisivo rispetto ad altri? Nessun problema. E’ il pensiero ricorrente di tutte le aziende che si mettono in gioco come te.

Le presentazioni che coinvolgono un solo relatore sono poco interattive e non te le consigliamo. E’ importante utilizzare tattiche diverse per coinvolgere i tuoi spettatori. Ecco alcuni suggerimenti:

  • La discussione funziona davvero bene. I webinar senza copione, che sollecita le interazioni sono abbastanza efficaci per coinvolgere il pubblico. Potresti rinunciare completamente alle slide e riunire due relatori e un ospite per una sessione di domande in diretta. È efficace per incoraggiare la partecipazione, sia per mantenere il contenuto colloquiale, ma informativo.
  • Rispondi alle domande dei tuoi clienti durante tutto l’evento. Prova a creare un webinar attorno alle domande dei tuoi potenziali clienti. Invitali a rispondere in diretta. Ciò contribuirà a creare coinvolgimento ed entusiasmo per ciò che verrà. 
  • Coinvolgi i potenziali clienti in anticipo aggiungendo funzionalità interattive nella pagina di iscrizione al webinar. Puoi consentire alle persone per esempio di votare le domande principali. Questo ti aiuterà anche a dare la priorità al materiale a cui il tuo pubblico è più interessato.

I webinar sono uno dei modi migliori per legare l’attività di marketing alle vendite

Secondo ON24, il 68% dei marketer afferma che i webinar sono uno dei modi migliori per legare la propria attività alle vendite. I webinar possono aiutare a generare lead di qualità. Perché?

  • Sono molto coinvolgenti. Secondo GoToWebinar, il tempo medio di visualizzazione dei partecipanti al webinar è di 57 minuti .
  • Lavorano lungo l’intero percorso del cliente. Dalle discussioni di gruppo alle demo live settimanali, i webinar sono un modo dinamico ed efficace per spostare i potenziali clienti lungo il funnel fino a concludere l’affare.
  • Generano lead di alta qualità per le vendite. I webinar contengono tante informazioni sui tuoi potenziali clienti che puoi utilizzare per identificare lead di alta qualità, pronti per la vendita. Con ogni registrazione puoi raccogliere dati sui lead e sul coinvolgimento, che il tuo team di vendita può utilizzare per avviare una conversazione personalizzata.
  • Intercettano consumatori che partecipano per svari motivi. Il 27% dei consumatori guarda un webinar perché approfondisce una passione o un hobby, mentre il 24% ha dichiarato di guardare i webinar per il valore dell’intrattenimento. Il 18% invece perché può approfondire la conoscenza del proprio lavoro. Quasi un quarto ha riferito di partecipare ai webinar per tutte motivazioni citate poco fa. 
  • Ti danno l’opportunità di insegnare qualcosa di specifico sul tuo prodotto o settore. Il 30% dei consumatori dichiara di sentirsi più coinvolto quando un webinar insegna loro qualcosa di nuovo. E quando si tratta del tuo prodotto, è lecito ritenere che questo sia molto interessate per le conversioni. 
  • Vedono un aumento della conversione dei partecipanti. ON24 ha registrato un aumento del 61% nella conversione da utente registrato a partecipante nell’aprile 2020. Nel 2019, era del 55%.

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Per rendere il team di vendita efficiente ed efficace è necessario che anche gli sforzi dei marketer si inseriscano perfettamente nello stesso filone.

Utilizza gli stessi strumenti come HubSpot o Asana per organizzare i tuoi dati e il lavoro. Assicurarti che tutto il team abbia le informazioni e i materiali di cui ha bisogno, con la condivisione chiara di obiettivi e task lungo tutto il percorso.

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