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Novità Google Calendar: condividere il calendario con utenti esterni è semplice

Google Calendar si aggiorna per agevolare ancora di più la gestione aziendale. 

Utilizzare bene il proprio calendario e avere sempre sotto controllo tutti gli appuntamenti è fondamentale. Non a caso, negli ultimi anni, l’utilizzo di piattaforme di meeting online e il ricorso a calendari condivisi è aumentato in modo esponenziale.

Una delle ultime novità di Google Calendar prevede una funzionalità indispensabile che rende ancora più snella la prenotazione di appuntamenti, anche se gli utenti sono esterni al tuo dominio aziendale.

“Programma degli appuntamenti” consente di impostare degli intervalli di tempo predefiniti tra una videocall e l’altra e offre la possibilità di prenotare un Meet a chiunque e in completa autonomia, evitando così uno scambio copioso di email. 

Anche la funzione di condivisione (che visualizzerai in una CTA dedicata) aggiunta di recente adesso è più semplice e veloce e permette di inviare agli utenti il proprio calendario per chiedere di prenotare un appuntamento.

Conoscevi questo aggiornamento? Ottimizza il tuo tempo, inizia adesso.

Novità Google Calendar : condividi il tuo calendario con tutti gli utenti con semplicità

La funzione chiamata “Programma degli appuntamenti” ha sostituito quella “Spazi per appuntamenti”. 

Questa nuova implementazione di Google Calendar consente di condividere una personale pagina di prenotazione collegata al tuo calendario, facilitando così la prenotazione per tutti gli utenti.

A differenza della vecchia funzione ora puoi condividere la pagina con chiunque, anche con gli utenti che non usano Google.

Per migliorare ulteriormente questo servizio, Google ha aggiunto di recente anche un pulsante “Condividi” che consente agli organizzatori di copiare un breve collegamento che riporta tutti gli orari disponibili per gli appuntamenti (puoi selezionare giorni e orari che preferisci), indirizzando l’utente finale a una pagina specifica.

Volendo hai a disposizione anche il codice HTML per incorporare una pagina di prenotazione direttamente sul tuo sito web. 

Inoltre per garantire sicurezza a chi condivide il proprio calendario ed evitare abusi con prenotazioni di appuntamenti inutili, Google ha inserito anche un opt-in per verificare l’email degli utenti che vogliono prenotare un Meet.

Questa nuova funzione è stata accolta con entusiasmo da imprenditori, liberi professionisti e dai team che cercavano uno strumento che consentisse di gestire in modo agile e dinamico gli appuntamenti con tutti gli utenti.

Utilizza Google Calendar per la pianificazione aziendale

Google Calendar è incluso nelle App Google Workspace e permette di modificare, creare e fissare eventi con utenti, sia interni che esterni alla tua azienda.

All’interno di ogni evento del calendario Google è presente un link per accedere a una stanza virtuale di Google Meet in cui puoi interagire con altri utenti, caricare file o collegamenti a risorse utili. Inoltre chi può connettersi solo dal cellulare ha tutti i riferimenti per entrare in Meet con un click. 

Uno dei punti di forza di Google Calendar è senz’altro l’integrazione con le App di Google Workspace, come Gmail, Drive o Google Docs, perché puoi utilizzare Meet in modo agile senza aprire troppe finestre di lavoro. 
Inoltre grazie alle integrazioni native, il Calendario Google si connette facilmente anche con software esterni come HubSpot


La flessibilità è particolarmente apprezzata, perché puoi creare differenti calendari, per organizzarli in due modi differenti:

  • tramite l’assegnazione di un Calendario a ogni dipendente, così ogni membro del team ha a disposizione un calendario personale per gestire il proprio tempo e schedulare i Meet;
  • con la gestione dei Calendari per progetti per inserire le date di scadenza e d’incontro con i team interni ed esterni e rispettare tutte le deadline.

Scegliendo di utilizzare Google Calendar puoi garantire alla tua azienda un aspetto fondamentale che migliora le performance del tuo team: la pianificazione. 

Grazie a questo strumento puoi:

  • sincronizzare il Calendario con gli altri membri del team: crea una rete condivisa per controllare e modificare gli appuntamenti;
  • gestire efficacemente inviti e risposte: configura la funzione grazie alla quale ricevi, tramite email o SMS una notifica per aggiornarti su eventuali risposte o prenotazioni;
  • scegliere con chi condividere: crea differenti calendari da condividere in base all’area nella quale opera il tuo collaboratore, fondamentale per la sicurezza e privacy aziendale;
  • pianificare gli appuntamenti: la condivisione del calendario aziendale è perfetta per programmare qualsiasi attività. Non dovrai più preoccuparti di stabilire una data per una riunione e doverla poi spostare perché i tuoi interlocutori sono occupati.

Integra HubSpot con Google Calendar, sfrutta lo strumento meeting

Come spiegavamo poco fa, uno dei grandissimi vantaggi di Google Calendar è la facilità con la quale è possibile collegarlo anche con software esterni come HubSpot.

Un altro modo che permettere agli utenti di prenotare in autonomia un appuntamento infatti è quello di sincronizzare Google Calendar con lo strumento di pianificazione delle riunioni di HubSpot.

In questo modo gli utenti possono pianificare gli appuntamenti in completa autonomia grazie alla condivisione di un link. Il Calendar di HubSpot in fase di prenotazione mostrerà le fasce orarie disponibili e terrà non opzionabili quelle già occupate.

HubSpot mette a disposizione ulteriori link per permette all’utente di ripianificare o annullare l’appuntamento, sempre in completa autonomia.

Sono disponibili tre differenti tipologie di calendari, in base alle esigenze dei team:

  • One-on-one: il contatto fisserà un appuntamento solo con voi o con l’utente per il quale state creando le pagine di pianificazione.
  • Group: questa pagina di pianificazione del team visualizza le fasce orarie in cui tutti i membri del proprio team sono disponibili per una riunione. Utile per dare la possibilità al contatto di prenotare una riunione con più di un membro del vostro team contemporaneamente.
  • Round robin: questa pagina di pianificazione mostra la disponibilità individuale di tutti i membri del team. Questa opzione aiuta un contatto a prenotare un appuntamento con un membro del team la cui disponibilità si adatta meglio ai suoi impegni.


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