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20 modi di utilizzare G Suite nel tuo lavoro amministrativo

G Suite aiuta a rendere più produttivo e organizzato il lavoro amministrativo o la tua segreteria. Come? Scopriamo insieme i 20 motivi che rendono importante l’utilizzo di G Suite nel tuo lavoro.

1. Gestisci e condividi Contatti, email e Calendar del tuo manager 

I contatti sono l’elemento chiave di ogni Azienda. Grazie a Contatti puoi salvare, gestire e modificare tutti i dettagli relativi alla tua rubrica aziendale. Usufruisci di un servizio di posta elettronica professionale, mentre organizzi, pianifichi e condividi gli appuntamenti che ti riguardano direttamente o che coinvolgono il tuo manager.

2. Pianifica viaggi aziendali e logistica 

Puoi raccogliere informazioni e consultare più dipendenti o colleghi grazie a Moduli.

Crea brevi sondaggi con voci preimpostate per raccogliere subito le informazioni che ti occorrono e pianifica viaggi aziendali e la logistica senza alcun problema.Tutte le informazioni puoi condividerle grazie a Groups for Business.

3. Organizza la tua email: crea etichette e filtri con Gmail

Crea filtri per i messaggi irrilevanti e applica etichette colorate per categorizzare le email in arrivo. Distingui sempre destinatari e priorità, rendi la lettura delle tue email aziendali più rapida ed efficace.

4. Annulla facilmente i messaggi inviati in Gmail

Se vuoi annullare l’invio di un’email perché hai dimenticato di aggiungere un destinatario, ti sei accorto che è errato l’oggetto della tua comunicazione o vuoi implementare del testo da oggi puoi farlo. Gmail ti permette di annullare l’invio di un’email fino a 30 secondi dopo permettendoti di rettificare quello che desideri.

5. Con Calendar e Gmail tieni traccia dei fusi orari

Se la tua Azienda lavora con team, fornitori o clienti che sono dislocati in diverse parti del mondo puoi aggiungere altri orologi al tuo Calendario assicurandoti che l’orario impostato sia quello giusto per coordinare gli appuntamenti dei tuoi colleghi in viaggio.

Inoltre puoi posticipare l’invio di un’email impostando la data e l’orario di invio per le tue comunicazioni estere.

6.Ottimizza il tuo tempo con le risposte predefinite con Gmail

Se utilizzi le stesse formule di frequente per rivolgerti ai clienti, rispondere a un fornitore o confermare un servizio ottimizza il tuo tempo con le risposte predefinite.

7. Gestisci più firme con Gmail

Puoi scegliere in pochi click la firma predefinita che intendi utilizzare per le tue comunicazioni aziendali interne o esterne. Ogni volta che componi una nuova email scegli la firma predefinita che intendi utilizzare. Email professionali e puntuali per ogni utilizzo.

8. Calendar e Gmail ti ricordano le tue priorità

Non perdere di vista le tue priorità, Gmail e Calendar sono due App integrate che ti permettono di avere sempre chiara la pianificazione delle tue attività e delle tue scadenze. E’ tutto automatico!

9. Comunicazioni veloci con Hangouts Meet e Hangouts Chat

Se vuoi comunicare con il tuo responsabile o con un collega utilizza Hangouts Chat o Hangouts Meet per chattare e videochiamate in modo istantaneo da qualsiasi dispositivo e ovunque tu sia.

10. Google Search: ricerca dettagliata dei tuoi contatti puntuale ed efficace

Se cerchi informazioni relative ai tuoi contatti, Google Search ti aiuta a ottimizzare il tuo tempo rendendo la navigazione più semplice ed efficace. Inserisci nella stringa di ricerca il nome del contatto che ti interessa per avere tutti i dettagli riferiti al suo nome.

Google Search aiuta anche la ricerca dei tuoi file aziendali. Non perdere tempo tra i faldoni del tuo archivio o tra le cartelle del tuo pc, ottieni quello che cerchi in pochi click. Google Search cerca per te pdf, immagini e file di ogni formato.

11. Allega una Presentazione all’evento in Calendar

Allega all’evento che hai creato in Calendar una presentazione al tuo manager o ai membri del tuo team permettendo di visualizzare in anteprima i file pertinenti prima di ogni riunione. Puoi allegare: Documenti, Fogli, Presentazioni e molto altro ancora.

12. Costruisci la tua intranet aziendale con Sites

Utilizza i Moduli e Sites per raccogliere i dati che ti occorrono all’interno della tua Azienda. Se devi confrontarti con molti dipendenti o i colleghi del tuo team grazie a Moduli e Sites Google puoi creare una rete intranet intuitiva e schematica impostando le voci che ti interessa conoscere per accelerare le decisioni della tua Azienda.

13. Con Calendar hai un’agenda giornaliera 

Aiuta il tuo manager a organizzare la sua agenda quotidiana con Calendar per rivedere gli appuntamenti più importanti. Grazie alle impostazioni di condivisioni e privacy impostate nella console, Calendar ti permette di condividere e monitorare le riunioni e gli eventi più importanti per conoscere sempre gli impegni e gli spostamenti del tuo manager.

14. I tuoi file con Drive da qualsiasi dispositivo, ovunque tu sia!

G Suite ti permette di accedere ai dati aziendali da qualsiasi dispositivo e ovunque tu sia. Se il tuo referente ha bisogno di un’informazione, di un file o di un Documento e non sei in ufficio puoi aiutarlo come se lo fossi. Le soluzioni Google Cloud ti permettono di accedere in tutta sicurezza ai tuoi dati, da qualsiasi dispositivo (cellulare, tablet, computer), ovunque tu sia. Proteggi i tuoi dati e aumenta la tua flessibilità con G Suite.

15. Aumenta il controllo dei tuoi file in G Suite grazie a Drive

Puoi tenere traccia delle modifiche e delle condivisione dei tuoi file presenti nella Suite. L’amministrazione della console può decidere le regole di condivisione, visualizzazione e modifica dei file aziendali.

16. Collabora in modo istantaneo alla creazione dei tuoi file con i Commenti 

Se hai necessità di coinvolgere il tuo collega o il tuo manager sulla modifica o l’integrazione di alcuni dati nei tuoi file aziendali puoi farlo utilizzando i Commenti. Citare il contatto che ti interessa ti permettà di chattare in modo istantaneo invece di utilizzare email inutili. Resterà in memoria come promemoria fino a quando il Commento non verrà evaso. Puoi utilizzare i Commenti per Documenti, Fogli, Presentazioni e Moduli.

17. Calendar del team per coordinare orari e disponibilità 

Pianificare una riunione o un evento all’interno di un team è difficile, soprattutto se è ben nutrito, grazie a Calendar potrai avere sempre una visione completa degli impegni dei tuoi colleghi e capire quando tutti sono disponibili. Puoi creare calendari di gruppo per tenere traccia di riunioni, corsi di formazione, vacanze e molto altro ancora.

18. Gmail: scorciatoie da tastiera, da oggi sei più veloce!

Per risparmiare tempo puoi utilizzare le scorciatoie da tastiera per lavorare rapidamente ed essere produttivo con meno click.

19. Trova le modifiche con la cronologie di revisione dei tuoi Documenti

Se stai collaborando a un Documento tieni traccia delle modifiche apportate dal tuo manager o dai tuoi colleghi. La cronologia delle revisioni ti permette di monitorare data, orario e contatto referente. Se preferisci una versione precedente puoi ripristinarla in qualsiasi momento. Nessun dato andrà perso!

20. Spazio illimitato in Drive

Drive, nella versione G Suite Business, ti permette di avere un archivio illimitato. Non dovrai acquistare spazio aggiuntivo per i tuoi dati aziendali, comprare hard disk esterni o rischiare di perdere tutto se il tuo computer si rompe.

 

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