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Materahub e la trasformazione digitale con Google Workspace e power2Cloud

Materahub, un'organizzazione con oltre dieci anni di esperienza nella scrittura e gestione di progetti europei, ha adottato Google Workspace per superare sfide operative legate alla crescita del team e alla gestione di progetti complessi con  numerosi Partner europei.

 

materahub Google Workspace

 

Materahub promuove l’innovazione e l’inclusione nelle industrie culturali e creative attraverso progetti europei e attività di formazione internazionale. Sostiene l’imprenditorialità femminile ed è attivo in importanti network e programmi come Erasmus per Giovani Imprenditori, Creative Business Cup ed EIT Culture & Creativity.

 


Come Materahub ha riscritto sicurezza e collaborazione anche in remoto. Attenzione alla sostenibilità

Negli anni 2000 il team di Materahub era composto da poche persone. 

L’utilizzo di account Gmail personali per creare cartelle di lavoro comportava rischi significativi per la sicurezza e la gestione dei dati aziendali, soprattutto per la perdita di controllo connesso a quei file creati dai dipendenti, che potevano lasciare l'azienda. Un problema concreto, insomma, insieme alla mancata gestione centralizzata dei dati sensibili, come richiesto dal GDPR.

Con la crescita dell'organizzazione e l'aumento della complessità dei progetti, questa soluzione si è rivelata inadeguata. Questo perché bisognava affrontare quotidianamente un grande lavoro di coordinazione, seguito principalmente a distanza, in Italia o all'estero, dai team di amministrazione, comunicazione, rendicontazione e project manager.

La necessità di incrementare la sicurezza, creare uno standard aziendale per gli strumenti di lavoro e sfruttare le potenzialità dello smart working, sono state le principali motivazioni che hanno spinto Materahub a cercare una soluzione dedicata con Google Workspace. La familiarità di molti membri del team con Gmail ha garantito continuità, promettendo una transizione più agevole.

La presenza di un Green Coordinator in MateraHub ha portato alla luce dinamiche di sostenibilità spesso discusse, ma raramente approfondite, in particolare per quanto riguarda l'ottimizzazione dei consumi. 

È interessante notare come anche azioni digitali quotidiane, come l'invio di numerose email o la creazione di file duplicati e non necessari, abbiano un impatto ambientale da non sottovalutare.

 

Google Workspace e power2Cloud, un’adozione efficace, una collaborazione senza confini

Google Workspace è stata adottata come soluzione per il dominio aziendale in modo strutturato. power2Cloud, come Partner Google Cloud, ha avuto un ruolo fondamentale in questo processo, fornendo assistenza tecnica cruciale per il trasferimento dei dati e la configurazione dell'ambiente.

La sfida più significativa è stata la migrazione dell'archivio esistente dai vecchi Drive consumer a Google Workspace, quindi per le cartelle create con account personali, di cui Materahub non era proprietaria. Per tutte le altre il passaggio è stato istantaneo.

L'utilizzo quotidiano di Google Workspace in Materahub oggi si concentra su diverse funzionalità chiave:

    • condivisione e modifica in tempo reale di Documenti, Presentazioni e Fogli, per ottimizzare la collaborazione e gestire tutti i flussi di lavoro;
    • commenti e assegnazione di Task, integrati anche in Documenti, hanno velocizzato notevolmente le dinamiche lavorative;
    • registrazione e trascrizione automatica in Meet sono utilizzati quotidianamente per riunioni rapide e settimanali, per prendere appunti anche per chi non può partecipare;
    • centralizzare le conversazioni in Chat e Spazi è utile per i membri di tutti i team;
    • gestione delle attività in Calendario aiuta a monitorare le disponibilità dei colleghi.

Per continuare a sfruttare tutto il potenziale, nonostante l'adozione diffusa delle funzionalità principali, per tutti gli utenti è emersa la necessità di una maggiore educazione alle applicazioni Google.

Per questo power2Cloud supporta Materahub negli aggiornamenti periodici come gli Smart Chip in Fogli (permettono di citare in un Foglio di calcolo persone, luoghi direttamente da Maps, date dal Calendario, file dal Drive), ma anche App Script e Apps Sheet, per integrazioni aggiuntive.

 

La presenza del Green Coordinator in MateraHub ha acceso i riflettori su una consapevolezza cruciale: l'ottimizzazione dei consumi non si ferma al mondo fisico. Anche le nostre azioni digitali quotidiane, come la gestione di email copiose o file duplicati, richiedono attenzione continua per una vera sostenibilità.

Paolo D'ErcoleCommunication Manager Matera Hub

La presenza del Green Coordinator in MateraHub ha acceso i riflettori su una consapevolezza cruciale: l'ottimizzazione dei consumi non si ferma al mondo fisico. Anche le nostre azioni digitali quotidiane, come la gestione di email copiose o file duplicati, richiedono attenzione continua per una vera sostenibilità.

Paolo D'ErcoleCommunication Manager Matera Hub

La presenza del Green Coordinator in MateraHub ha acceso i riflettori su una consapevolezza cruciale: l'ottimizzazione dei consumi non si ferma al mondo fisico. Anche le nostre azioni digitali quotidiane, come la gestione di email copiose o file duplicati, richiedono attenzione continua per una vera sostenibilità.

Paolo D'ErcoleCommunication Manager Matera Hub

 

Intelligenza artificiale integrata nelle App Google, una marcia in più per ogni utente

L’integrazione dell'intelligenza artificiale nelle applicazioni Google ha mostrato sin da subito i suoi benefici per tutti gli utenti.

Gemini viene utilizzata in Documenti per scrivere, trasformare e tradurre testi, soprattutto considerando che il 90% del lavoro di Materahub si svolge in inglese. Avere supporto nella trasposizione da una lingua all’altra è fondamentale, ma anche la fase di ricerca di fonti che vengono utilizzate. 

L’utilizzo combinato di Gemini e Notebook ha avuto risultati efficaci. 

Oltre la produttività. L'adozione di Google Workspace ha portato a risultati significativi per Materahub:

  • è stata incrementata la sicurezza, creato uno standard aziendale per la gestione di tutti i file;
  • la collaborazione e il lavoro di squadra a distanza sono stati facilitati;
  • l’integrazione dell’intelligenza artificiale sta contribuendo a velocizzare molte attività del team come la scrittura, la traduzione e la ricerca di risorse.

 

 

La guida e il supporto tecnico di power2Cloud sono stati fondamentali per ottimizzare i tempi della migrazione, ma anche per esplorare le potenzialità di Google Workspace promuovendo una maggiore consapevolezza digitale all’interno del team. 

Vincenzo Bruno Materahub
Vincenzo BrunoCommunication Support Matera Hub

La guida e il supporto tecnico di power2Cloud sono stati fondamentali per ottimizzare i tempi della migrazione, ma anche per esplorare le potenzialità di Google Workspace promuovendo una maggiore consapevolezza digitale all’interno del team. 

Vincenzo Bruno Materahub
Vincenzo BrunoCommunication Support Matera Hub

La guida e il supporto tecnico di power2Cloud sono stati fondamentali per ottimizzare i tempi della migrazione, ma anche per esplorare le potenzialità di Google Workspace promuovendo una maggiore consapevolezza digitale all’interno del team. 

Vincenzo Bruno Materahub
Vincenzo BrunoCommunication Support Matera Hub

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