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Centralino VoIP: 7 ragioni per passare al centralino IP

Internet sta diventando sempre più veloce e questo rende il centralino VoIP un’opzione ancora più interessante rispetto ai tradizionali sistemi telefonici aziendali.

Ma ci sono ancora molte cose che devi considerare per scegliere la soluzione su misura per te, vediamole insieme.

Come funziona un centralino VoIP e quali sono pro e contro? 

Per rispondere alle domande più frequenti, ecco una rapida panoramica sulle differenze e le informazioni di configurazione che caratterizzano sia i sistemi aziendali tradizionali che quelli VoIP.

Cos’è un sistema telefonico VoIP?

VoIP, ovvero Voice Over IP (Voce tramite protocollo Internet), è un processo che consente di trasmettere messaggi vocali e altri tipi di comunicazioni grazie a Internet. I segnali vocali vengono trasformati in pacchetti di dati digitali e inviati su internet tramite un router.

Le chiamate effettuate da un centralino VoIP offrono tutte le opzioni che hanno i sistemi PBX (Private Branch eXchange, la rete telefonica privata utilizzata in azienda), più linee telefoniche, IVR (Interactive Voice Response), inoltro e avviso di chiamata, ID chiamante, chiamata in conferenza, ma con una marcia in più!

Uno dei principali vantaggi dei centralini VoIP è che il software del telefono si integra con le applicazioni aziendali che usi come il CRM, per gestire e raccogliere tutte le informazioni dei clienti in modo centralizzato.

Quando utilizzi un centralino VoIP non sacrifichi la qualità delle chiamate. Oltre ad una connessione internet forte e stabile, computer, router, i server e i fornitori di servizio VoIP, giocano un ruolo importante per rendere questo servizio ancora più affidabile e strategico. Questo spiega perché molte aziende stanno preferendo questa tecnologia alla rete telefonica tradizionale (PSTN). 

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La differenza tra un centralino VoIP e la linea telefonica tradizionale

Un sistema PBX utilizza cavi telefonici tradizionali insieme a un server che viene collocato fisicamente nel tuo ufficio, le chiamate tra gli utenti sono gratuite ed è facile che ci siano più telefoni che linee telefoniche.

Come accennavamo poco fa, i centralini VoIP sono un tipo di tecnologia che consente di trasmettere chiamate vocali su Internet. Esistono tre varietà di telefoni VoIP: IP PBX , VoIP completamente virtuali e soluzioni telefoniche VoIP ibride.

In una configurazione IP PBX le chiamate vengono instradate attraverso le reti VoIP, tramite un provider di telecomunicazioni o di servizi Internet, verso un server IP PBX che può essere ospitato direttamente in azienda. 

Un centralino VoIP completamente virtuale – noto anche come softphone – utilizza solo internet e un software telefonico disponibile generalmente per qualsiasi dispositivo, senza hardware dedicato. Non sono necessari telefoni fissi, cavi o altre macchine.

Gli utenti effettuano e ricevono chiamate in modo incredibilmente facile, utilizzando una semplice App sul browser internet o un’App nativa per qualsiasi computer, smartphone (iOS e Android) o tablet.

Esiste anche una soluzione telefonica ibrida che utilizza un sistema telefonico PRI (Primary Rate Interface) insieme ai telefoni IP.

Come scegliere tra i due

Un centralino VoIP può sembrare la scelta più ovvia rispetto ai sistemi telefonici PBX , ma c’è molto di più. 

Ecco perché ti consigliamo di considerare tutti i fattori che influenzano il tuo business e il tuo budget.

7 considerazioni sul sistema telefonico: 

  1. Configurazione corrente: se la configurazione attuale del PBX soddisfa le tue esigenze e la scalabilità sulle operazioni di chiamata non è un problema, potrebbe non essere conveniente cambiarlo.
  2. Affidabilità della rete internet: i sistemi PBX funzionano parzialmente attraverso le linee telefoniche, quindi hai comunque la possibilità di chiamare se c’è un guasto a internet. Con un sistema VoIP, invece, se la tua connessione si interrompe, puoi inoltrare le chiamate a un altro numero e riceverle tramite la segreteria telefonica, ma non sarai in grado di chiamare.
  3. Team remoti: i sistemi PBX ti limitano alle chiamate in loco, mentre il centralino VoIP ti da la possibilità di configurare dipendenti in mobilità, team di call center remoti e team distribuiti .
  4. Costo: avrai canoni mensili inferiori per i sistemi PBX, ma pagherai di più per l’installazione dei cavi, hardware e manutenzione. Con il centralino VoIP invece pagherai canoni di abbonamento mensili fissi e non ci saranno costi per chiamate o hardware.
  5. Caratteristiche: con il PBX, il sistema telefonico ha solo poche funzioni come ID chiamante, avviso di chiamata, trasferimento di chiamata e segreteria. Con un centralino VoIP hai le stesse funzionalità di un sistema PBX più quelle aggiuntive fra cui l’instradamento intelligente delle chiamate, la registrazione delle conversazioni, il call whispering (con questa funzione puoi ascoltare le conversazioni tra un agente e un cliente, senza che quest’ultimo se ne accorga, suggerendo al collega meno esperto le best practice, se è all’inizio del suo lavoro o si trova a gestire situazioni complesse), e puoi usarlo con il tuo sistema CRM e altre integrazioni software.
  6. Qualità dell’audio: i sistemi PBX tendono ad avere una buona qualità audio perché viaggiano su linee fisse. I sistemi IP PBX potrebbero avere problemi se il segnale internet è debole. Un sistema VoIP ha una buona qualità fino a quando la connessione internet è forte. I cavi in ​​fibra ottica in genere garantiscono una buona qualità delle chiamate.
  7. Accessibilità: è raro che le aziende installino un nuovo sistema PBX a causa dell’hardware e dei costi di installazione. Con un centralino VoIP puoi configurare rapidamente e facilmente un sistema telefonico purché disponga di una connessione internet stabile.   

I pro e i contro dei sistemi VoIP

I sistemi VoIP hanno alcuni diversi vantaggi rispetto ai sistemi PBX, sebbene non siano sempre i migliori per ogni azienda. Diamo uno sguardo più approfondito.

Vantaggi di un centralino VoIP

  1. Costi complessivi inferiori, essenzialmente solo i costi di abbonamento
  2. Portabilità: mantieni lo stesso numero di telefono quando cambi l’operatore del servizio telefonico
  3. Funzionalità di base e integrazioni native con molte delle applicazioni che ami e già usi con un CRM (hai dato un’occhiata ad HubSpot?), l’help desk (Zendesk è una soluzione omnicanale perfetta!) e molto altro
  4. Utilizzo di più canali contemporaneamente: telefono, chat, testo, invio di documenti…
  5. Maggior coinvolgimento per i team remoti senza costi aggiuntivi
  6. Nessun costo di mantenimento
  7. Possibilità di aggiungere ed eliminare linee in modo rapido e semplice, parliamo di una soluzione completamente scalabile che cresce con te!

Contro di un centralino VoIP

  • È necessaria una connessione internet forte e stabile per prevenire latenza e jitter
  • Devi avere una larghezza di banda adeguata per una buona qualità delle chiamate
  • I dispositivi necessitano di una fonte di alimentazione: batterie cariche o collegamento diretto a una presa 

Quando arriva il momento di passare a un centralino VoIP?

Se stai pensando di passare a un centralino VoIP , significa che stai mettendo in dubbio due cose: che il tuo sistema telefonico attuale non funziona come dovrebbe per le tue esigenze e che non vuoi perdere la possibilità di sfruttare tutte le opportunità che riserva il VoIP.

È ora di considerare il passaggio a un sistema telefonico VoIP quando: 

  • Stai spendendo troppo in manutenzione, personale IT e riparazioni PBX.
  • Vuoi preventivare meglio le spese telefoniche e questo è possibile se hai un costo di abbonamento fisso.
  • Sei in un momento in cui hai bisogno di assicurare mobilità al tuo lavoro.
  • Potresti essere più efficiente se il tuo CRM funzionasse con il tuo sistema telefonico.
  • È ora di iniziare a utilizzare un software per call center.
  • Desideri che il tuo telefono possa squillare su più dispositivi contemporaneamente.
  • Sarebbe utile per la tua azienda usare numeri di telefono nazionali o internazionali.
  • Ti piacerebbe iniziare a lavorare con team distribuiti.

Come scegliere il giusto servizio di telefono VoIP 

Obiettivi e attività del tuo business dovrebbero guidare la scelta del centralino VoIP. Se consideri l’accessibilità economica delle opzioni telefoniche VoIP che trovi oggi sul mercato, il costo è l’ultima delle variabili.

Queste sono alcune considerazioni per aiutarti a prendere una decisione: 

  • Configurazione attuale. Sei una startup che non ha ancora scelto un sistema telefonico? Hai deciso di aggiornare il tuo attuale sistema telefonico partendo da un PBX? Vuoi passare a una configurazione virtuale senza problemi?
  • Volume delle chiamate: se il volume delle chiamate in entrata e in uscita è minimo e disponi già di un sistema PBX che funziona bene, potrebbe non valere la pena effettuare il passaggio. Se il volume delle chiamate è elevato e hai bisogno di un call center, è ora di passare al VoIP.
  • Scalabilità: se sei un ‘azienda che lavora stagionalmente, per esempio, puoi trarre vantaggi dal sistema telefonico VoIP, perché puoi aggiungere linee durante l’alta stagione senza costi o tempi aggiuntivi. Ma questo discorso è perfetto anche per altri settori.
  • Budget: i sistemi PBX hanno costi iniziali elevati, nonché costi ricorrenti per riparazioni e manutenzione IT, e un IP PBX non è da meno. Le soluzioni virtuali sono più semplici per il tuo budget complessivo.
  • Adattabilità dei tuoi dipendenti. Se i tuoi dipendenti sono riluttanti a utilizzare tutte le funzionalità e gli strumenti di un sistema VoIP, non ne trarrai mai grandi vantaggi. Se hai preso in considerazione l’idea di far lavorare i tuoi dipendenti da remoto, se necessario, e sono disposti a partecipare alle chiamate virtuali, un centralino VoIP è la soluzione migliore.
  • Caratteristiche. Un sistema VoIP offre funzionalità quasi illimitate, risponde alle innovazioni future e funziona con altri software aziendali. Le funzionalità sono molto limitate con un sistema PBX.

Migrazione al VoIP

E’ arrivato il momento di migrare al centralino VoIP? Non facciamoci trovare impreparati! 

Quando si utilizza un provider di servizi VoIP affidabile e si pianifica in anticipo il cambiamento, il processo è più semplice. 

Ecco come prepararsi per la transizione: 

Valuta la tua rete attuale: assicurati che la tua rete attuale possa gestire il traffico vocale e mantenere un’elevata qualità delle chiamate. Verifica che la voce sia ottimizzata sul tuo router.

Utilizza un provider di servizi VoIP affidabile: assicurati che conosca le tue esigenze. Dovrebbe essere in grado abbracciare tutto il processo, dall’inizio alla fine.

Pianifica la migrazione: con il partner del tuo provider di servizi VoIP, mappa il piano di migrazione e capisci come, se e quando la transizione potrebbe interrompere le tue attività aziendali.

Forma i tuoi dipendenti: organizza una sessione di formazione per i dipendenti e gli amministratori di rete in modo che siano pronti a utilizzare il sistema non appena sarà attivo e funzionante.

Testa il sistema: prima di smaltire completamente il sistema PBX, esegui un test sul nuovo sistema e assicurati che tutto funzioni correttamente.

Requisiti tecnici per il centralino VoIP 

Un sistema telefonico VoIP richiede un’infrastruttura che abbia componenti tecniche specifiche: 

  • Hardware : router, adattatore VoIP, apparecchiature telefoniche e auricolari.
  • Connessione internet: affidabile, possibilmente utilizzando cavi in ​​fibra ottica.
  • Larghezza di banda : verifica il tuo sistema per assicurarti che abbia una larghezza di banda sufficiente per il volume delle chiamate.
  • Software : applicazioni, integrazioni e un sistema telefonico basato su cloud.

Ciascuno dei tuoi dispositivi dovrebbe avere una velocità di caricamento di almeno 100 kbps disponibile. Le connessioni dovrebbero avere meno di 70 ms di ping e jitter per evitare problemi di latenza e stabilità.

Installazione

Durante l’installazione di un sistema VoIP, dovrai curare alcuni dettagli, ma nessuno è difficile o richiede tempo più del necessario.  Ecco quattro passaggi da considerare: 

Nomina gli amministratori: uno o più dipendenti per controllare il sistema e le impostazioni del telefono. Tutti hanno bisogno di sapere a chi rivolgersi per domande e per risolvere problemi.

Crea messaggi vocali e IVR : un IVR è un sistema di risposta vocale interattivo. Gli amministratori dovranno configurarlo per instradare le chiamate, pensando a un messaggio professionale, ma personale per salutare i clienti.

Imposta l’orario di chiamata del sistema telefonico in modo che squilli durante gli orari di lavoro su tutti gli interni e in tutte le località. Sembra un passaggio basilare, ma non trascurarlo.

Integra tutti gli altri flussi di lavoro: collega il telefono a tutte le tue applicazioni di lavoro. Questa è la parte entusiasmante dell’utilizzo del VoIP! Una volta fatto si aggiornerà automaticamente e questo permetterà ai tuoi team di offrire un servizio clienti migliore.

Importanti integrazioni VoIP da considerare

Le integrazioni VoIP miglioreranno le prestazioni del tuo team anche perché sono economiche, facili da installare e da usare

Il Marketplace offre tante applicazioni preziose che usi o che potresti iniziare ad usare per il tuo lavoro, per creare esperienze per il tuo team e i clienti senza interruzioni.

Ecco alcune delle importanti integrazioni VoIP che potresti prendere in considerazione:

CRM

L’integrazione con il CRM consente ai tuoi team di vendita di chiamare i clienti automaticamente senza dover cambiare dispositivo. Registrare le chiamate diventa facile e ti evita azioni manuali, riducendo gli errori umani. 

Click-to-dial

Integrando VoIP con la tecnologia WebRTC, puoi aggiungere le funzionalità click-to-call (conosciuta anche come click-to-dial) al tuo sito web senza dover scaricare e installare un’App.

Gli utenti devono semplicemente fare clic su un’icona per richiedere una connessione immediata con un’altra persona in tempo reale. 

Social media marketing

Le integrazioni dei Social network consentono ai tuoi clienti di interagire con piattaforme come Facebook e Twitter. Se sono sui social e decidono di chattare con te, possono raggiungerti tramite l’integrazione con il VoIP. 

Testo

Grazie alla facilità di utilizzo dei telefoni cellulari, il testo, o SMS, è uno dei modi più popolari usati dai clienti per interagire con le aziende. Le applicazioni in grado di supportare il testo ti consentono di rispondere alle richieste dei clienti all’interno delle tue App aziendali principali. È un modo sicuro e protetto per assicurarti che i tuoi messaggi vadano alla persona giusta.

Software di project management

Il software per la gestione di progetti e attività è essenziale per le aziende che devono sviluppare piani e programmi che coinvolgono i team. Questa integrazione mantiene tutti i membri del team aggiornati su un progetto dall’inizio alla fine.

Microsoft Outlook, Google Workspace e client di posta elettronica

Microsoft Outlook, come Google Workspace e altri clienti di posta elettronica supportano il VoIP. Gli agenti possono effettuare chiamate e gestire le email se è lì che sono conservate le informazioni di contatto della tua azienda. Questo risolve anche il problema di dover cercare manualmente i numeri di telefono e consente agli utenti di ricevere messaggi come file audio.

Backup cloud

Per ridurre al minimo il rischio di perdere dati, puoi integrare App come Dropbox, iCloud Drive, Google Drive o Microsoft OneDrive. Questo è un modo efficiente per eseguire il backup dei record dei contatti, delle registrazioni delle chiamate, dei messaggi, ecc.

Best practice per la gestione delle prestazioni VoIP

Queste best practice per la gestione delle prestazioni VoIP ti aiuteranno a far funzionare il tuo sistema VoIP senza problemi: 

  1. Verifica la stabilità della tua rete.
  2. Prova i tuoi dispositivi, auricolari e rete.
  3. Imposta il firewall per un flusso di traffico chiaro.
  4. Assicurati di avere cavi di rete di qualità per tutti i dispositivi.
  5. Assicurati che le chiamate in arrivo squillino e non vadano alla segreteria.
  6. Assegna priorità al traffico telefonico nella tua linea internet.
  7. Testa il sistema con qualche chiamata per provare i tempi di risposta.
  8. Scegli un partner per integrare questo strumento nella tua azienda e un fornitore di sistemi telefonici VoIP affidabile e con una comprovata esperienza.

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Aircall utilizza un’infrastruttura leader di mercato e collabora con fornitori locali in mercati selezionati per garantire un’eccellente qualità delle chiamate e una transizione graduale al VoIP. 

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