InnovUp è l’Associazione no profit e super partes che rappresenta e unisce la filiera dell’innovazione italiana: startup, scaleup, pmi innovative, centri di innovazione, parchi scientifici e tecnologici, incubatori, acceleratori, startup studio, portali di crowdfunding, abilitatori, studi professionali, società di consulenza e corporate.
InnovUp ha vissuto una crescita esponenziale, passando da 200 a oltre 500 soci nel triennio 2021-2024. Questo ha richiesto un cambiamento di approccio e nuovi strumenti visto che gestivano tutto con un Foglio Excel.
Google Workspace e HubSpot si sono rivelati fondamentali e facili da usare. Hanno permesso di eliminare errori, targettizzare le comunicazioni e migliorare i follow up, con tassi di apertura email superiori al 50%.
Gmail, Calendari, Documenti e il Drive di Google ci sono utili per lavorare anche in mobilità, collaborando in modo più spedito con i colleghi e altre Associazioni, continuando però a proteggere tutti i nostri dati.
La reportistica in tempo reale di HubSpot invece ha semplificato la gestione e la rendicontazione. Grazie a questi cambiamenti, InnovUp può gestire un aumento del 30% dei soci ogni anno e risparmiare 20 ore uomo/mese.
InnovUp stava crescendo, era necessario cambiare approccio e strumenti
“Siamo passati da 200 soci a oltre 500 nel triennio 2021-2024” racconta Sara Rigamonti, Head of Operation InnovUp, l’Associazione no profit e super partes che rappresenta e unisce la filiera dell’innovazione italiana. “La crescita esponenziale di InnovUp ha rappresentato il giusto drive per cambiare approccio e strumenti di lavoro.
Il patrimonio più importante che abbiamo sono i nostri contatti e il rapporto con ogni associato. Questa consapevolezza ci ha spinto a ripensare e migliorare ogni relazione che prima gestivano con strumenti rudimentali, quindi con grandi limiti, solo con un Foglio Excel che fungeva da CRM, mentre le email venivano inviate ai soci in copia nascosta, con la paura però di finire in SPAM”.
Google Workspace e HubSpot: strumenti facili da gestire, anche per chi non ha un background tecnico
“Grazie a delle chiacchierate preliminari con power2cloud – continua Sara Rigamonti – abbiamo scoperto che l’adozione di Google Workspace e HubSpot non richiedono grandi investimenti e sono di facile gestione, anche per chi non ha un background tecnico ed è una non profit come noi.
Visto che si tratta di strumenti eccezionali pensavamo che avrebbero avuto un costo elevato o che sarebbero stati impegnativi da gestire, ma non è stato così.
Seguiti con grande pazienza dal team power2Cloud durante la migrazione, il setup e la formazione, Google Workspace e HubSpot si sono rivelati da subito fondamentali e facili da utilizzare. Il vero impegno è stato cambiare abitudini, educarci ad usarli quotidianamente senza ripetere i vecchi schemi”.
Abbiamo eliminato margini di errore, targettizzato ogni comunicazione, migliorato i follow up
In passato facevamo difficoltà a capire e quindi filtrare i soci InnovUp, non riuscivamo a distinguere scale up da startup, scremando fatturato e vertical di appartenenza per condividere inviti mirati, evitando di far percepire le nostre comunicazioni come SPAM.
Con l’aiuto di power2Cloud e l’utilizzo costante e integrato di HubSpot abbiamo personalizzato filtri e proprietà, eliminato di molto il margine di errore. Sono state utilizzate liste attive che si aggiornano automaticamente ogni volta che viene aggiunto un nuovo socio e che vengono usate per inviare email marketing personalizzate.
Le comunicazioni di InnovUp oggi sono profilate e i contenuti diversificati in modo più capillare”.
I tassi di apertura sono superiori al 50% e l'engagement ha avuto un’impennata
“Non a caso i rate relativi ai tassi di apertura e di engagement hanno ricevuto un’impennata positiva: le percentuali di apertura sono spesso sopra il 50%, con tassi di disicrizione e di rimbalzo quasi pari allo zero.
Grazie all’estensione di HubSpot, che è integrato nativamente con Gmail, il team di InnovUp lavora in modo connesso e ancora più produttivo da ogni dispositivo, anche quando non siamo in ufficio.
Laura Fornara e Carola Cantaluppi, che si occupano dello sviluppo associativo per InnovUp, sono diventate nerd di HubSpot. Hanno scaricato l’applicazione per il cellulare, utile anche per scannerizzare i biglietti da visita raccolti durante fiere ed eventi. In tempo reale, durante un evento o un aperitivo, riescono a qualificare aziende, referenti e comunicazioni scambiate con i nostri colleghi.
Avere un unico grande CRM efficace ed efficiente in dialogo costante anche con altri strumenti, penso ai form HubSpot sul nostro sito, permette di canalizzare tutti i dati in unica piattaforma. Si evitano duplicati, di contattare persone già associate, gestendo in modo più efficiente i follow up e liste per cui abbiamo diversi referenti”.
La reportistica è fondamentale, con i dati tutto è più facile
“La reportistica, che è possibile consultare in tempo reale, è fondamentale anche per rendere conto del nostro operato al Consiglio Direttivo. Quando vedi i numeri nero su bianco è tutto più facile! Oggi possiamo quantificare il volume e la qualità del nostro lavoro.
Eliminare attività quotidiane manuali e dispersive è stato un altro traguardo. I soci non sono costretti a scaricare e compilare un pdf in allegato, adesso hanno a disposizione con un click un form online dove possono inserire i loro dati.
Anche i reminder per richiederlo sono automatici, come le notifiche che riceve l’amministrazione per la rendicontazione economica, mentre i nuovi soci InnovUp vengono inseriti in liste specifiche per ricevere comunicazioni ad hoc in futuro.
Documenti, template e link HubSpot semplificano il tutto. Quello che prima richiedeva attività più farraginose e lunghe, adesso vengono seguite da una persona, in modo semplice e automatico”.
Il 30% di associati in più ogni anno e almeno 20 ore uomo/mese risparmiate grazie ad HubSpot
“Da quanto abbiamo adottato Google Workspace e HubSpot possiamo dedicarci ad attività core di InnovUp come eventi, corsi di formazione e webinar.
Riusciamo a gestire un aumento dei soci su base annua del 30%, mentre risparmiamo circa 20 ore uomo/mese centralizzando e snellendo i nostri processi”.
“Con l’assistenza di power2Cloud e l’uso costante e integrato di HubSpot e Google Workspace, abbiamo risparmiato almeno 20 ore di lavoro al mese/uomo, ridotto significativamente i margini di errore, gestito un aumento annuale del 30% dei nostri soci e raggiunto tassi di apertura delle comunicazioni superiori al 50%”.
