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14 regole per i tuoi webinar: la netiquette per relatori e partecipanti

A un anno dall’inizio della pandemia forse abbiamo chiara l’idea che sarà difficile organizzare eventi in presenza, almeno per il momento.

Ecco perché i webinar restano un touch point importante per incontrare prospect e clienti tanto amato da team marketing e sales.

I webinar danno a ogni azienda la possibilità di connettersi direttamente con il pubblico di riferimento e agli utenti di interagire con i relatori scambiando opinioni e condividendo conoscenze, ma non tutti procedono senza intoppi.

Come si organizzano webinar per intercettare i lead giusti e ottenere risultati che il tuo team sales vuole perseguire?

La chiave e l’allineamento tra team vendite e marketing, entrambi dovrebbero lavorare fianco a fianco per:

  • determinare gli obiettivi del webinar
  • identificare gli argomenti e creare contenuti
  • pianificare la comunicazione pre e post webinar

In questo modo puoi offrire contenuti pertinenti per i tuoi potenziali clienti, aiutando i tuoi colleghi a concludere gli affari più velocemente.

A che cosa servono i webinar?

I webinar sono strumenti efficaci per le azioni di marketing o di vendita se hai le informazioni, gli strumenti e i contenuti giusti per guidare gli utenti in questo percorso che può convertirli da prospect in nuovi clienti.

La collaborazione tra marketing e sales ha un ROI più elevato e un minor costo di acquisizione del cliente. Snellisce i processi di vendita a vantaggio della produttività, con la possibilità di attrarre il buyer persona giusto, ovvero il cliente ideale.

Capirai bene che gli strumenti di videoconferenza sono un investimento utile per le aziende di tutte le dimensioni. Ecco alcuni tra i più usati:

Zoom: è un app molto utilizzata, anche se ha dimostrato in più occasioni di essere poco sicura. Ricordiamo inoltre che per essere utilizzata richiede agli utenti di scaricare l’applicazione sia su computer che da dispositivi mobile.

Microsoft Team: se la tua azienda utilizza già Microsoft Office come suite, Microsoft Teams è una buona opzione per le videoconferenze. Questo strumento rende possibile la collaborazione virtuale con condivisione dello schermo, funzionalità di chat, lavagne digitali e integrazione diretta con le tue app Microsoft Office preferite (Vuoi cominciare subito con Microsoft?).

Google Meet: per i team che si affidano alle app Google Workspace, Google Meet è una valida opzione. Offre software per videoconferenze sicuro e diretto per team e aziende. È facile partecipare alle riunioni programmate con Google Meet per gli utenti su una vasta gamma di dispositivi e si integrano direttamente con Google Calendar, una delle migliori applicazioni di calendario per l​e aziende. (Non hai ancora Google Meet? Chiedi al nostro team)

Perché scegliere i webinar?

Se ti stai ancora chiedendo perché dovresti scegliere i webinar, cominciamo col dire che sono molto coinvolgenti. Secondo l’ultimo Big Book of Webinar Stats di Go to Webinar il tempo medio di visualizzazione dei partecipanti è di 61 minuti: quale altro tipo di contenuto può farlo?

I webinar sono un modo coinvolgente per entrare in contatto con il tuo pubblico, l’hosting inoltre è decisamente più economico di un evento dal vivo.

Lavorano lungo l’intero percorso del cliente. Ci sono diversi tipi di webinar: dalle tavole aperte alle demo live settimanali, modi dinamici ed efficaci per trasformare potenziali clienti in trattative concluse con successo.

Generano lead di alta qualità per le vendite. Durante i webinar vengono fornite tante informazioni ai tuoi potenziali clienti. Chiedendo di compilare modulo di registrazione otterrai i dati di contatto dei lead e il team vendite potrà utilizzare queste informazioni per iniziare a personalizzare le comunicazioni future comunicazioni.

Vediamo insieme i consigli di Martina Bretous di HubSpot e scopriamo insieme come relatori e partecipanti possono contribuire a webinar più produttivi insieme.

1. Imposta il tono

Ogni webinar ha un format diverso. Ci sono quelli formativi e altri più interattivi, per questo è bene far sapere al tuo pubblico che cosa aspettarsi fin dall’inizio.

Invia un’email come promemoria agli iscritti alcuni giorni prima del webinar e includi l’agenda della giornata, assicurandoti di rispondere a queste domande:

  • Ci si aspetta che i partecipanti abbiano le loro telecamere e microfoni accesi o spenti?
  • La partecipazione deve essere incoraggiata? Se é cosi, come?
  • E’ necessario qualche lavoro di preparazione?

Puoi ricordare queste informazioni all’inizio del webinar, mentre aspetti che tutti accedano.

2. Non tradire le aspettative!

Immagina: sei al ristorante e hai ordinato una bistecca, ma ricevi delle ali di pollo. Quel pezzo di pollo magari è delizioso, ma non ti importa perché non è quello che hai ordinato.

Soddisfare le aspettative è molto importante quando si cerca di ottenere la fiducia del proprio pubblico. 

Tornando ai webinar, ci sono poche cose più frustranti che partecipare a una presentazione e ricevere qualcosa di completamente diverso. Può creare confusione e portare a tassi di abbandono elevati.

Inoltre, ogni tipo di webinar ha uno scopo e si rivolge a un pubblico unico, per questo resisti alla tentazione di trasformarlo in un’opportunità promozionale (o in qualsiasi altra cosa) se non è all’ordine del giorno.

3. Esercitati in anticipo

Le difficoltà tecniche possono interrompere la presentazione e delle volte può essere difficile riprendersi, previenile esercitandoti in anticipo.

Innanzitutto familiarizza con la piattaforma di hosting che utilizzerai. Scopri dove puoi:

  • condividere il tuo schermo
  • riprodurre clip audio e/o video
  • mettere in evidenza i partecipanti e regolare le loro impostazioni audio/video.

Un moderatore potrebbe assisterti durante la presentazione per monitorare la chatroom, per esempio.

Una volta che hai acquistato dimestichezza, fai un giro di prova per la presentazione dall’inizio alla fine. In questo modo saprai quanto tempo dedicare a ciascuna sezione per rispettare la tua agenda.

4. Leggi le domande e risposte ad alta voce

Quando partecipi fisicamente a una presentazione di persona puoi sentire che ti viene chiesto, online le cose funzionano diversamente.

A seconda della piattaforma di hosting che utilizzi, probabilmente avrai una funzione di domande e risposte che consente ai partecipanti di farle direttamente all’organizzatore. Questo significa che gli altri partecipanti non sapranno chi ha rivolto la domanda e qual era .

Per questo i relatori dovrebbero sempre ripetere le domande ad alta voce prima di rispondere, così il pubblico può comprendere tutto il contesto. Mantieni anonimo il nome dell’utente a meno che non abbia chiesto diversamente.

5. Rendi accessibile il webinar

I webinar possono essere ottime fonti d’informazioni, ma non sempre dispongono delle funzionalità di accessibilità necessarie per raggiungere tutti i tipi di pubblico, compresi quelli non udenti, ipoudenti (HoH) e gli ipovedenti.

Inizia esaminando le tue piattaforme di hosting. Applicazioni come Google Meet hanno funzioni di trascrizione e sottotitoli in tempo reale integrate. Puoi anche inviare ai partecipanti le slide della presentazione in anticipo, per far familiarizzare i non madrelingua con il contenuto.

A seconda del budget, puoi assumere un interprete per aiutarti. Se questo non è possibile, esamina i fornitori di servizi di ritrasmissione video che collegheranno il tuo pubblico agli interpreti durante la presentazione.

Per le slide ricorda di preferire colori ad alto contrasto per facilitare la visualizzazione ai partecipanti con problemi di vista.

6. Registra la sessione

Quando si ospita un webinar è possibile che vi partecipi solo una percentuale degli iscritti a causa dell’orario o di impegni pregressi. Molte persone si affidano alle registrazioni video per rivedere le sessioni perse.

Non è necessario, ma è un ottimo modo per dare valore agli utenti interessati ai tuoi prodotti e/o servizi che non sono in grado di partecipare. Se lo desideri puoi limitare l’accesso alla registrazione a una o due settimane successive al webinar live e aggiungere una password per accedere al video per una maggiore sicurezza.

Le buone maniere non passano di moda: le regole nei webinar sono spesso solo buon senso

Il fatto che il lavoro sia svolto da molti in smart working fa sentire tutti un po’ come a casa. Nessuno si aspetta la stessa formalità, ma vale la pena mantenere un po’ di rigore durante le video riunioni. Non dimentichiamo le buone maniere.

Hai mai sentito parlare di netiquette?

La parola netiquette è una fusione di net(work) “rete” ed (e)tiquette “etichetta” e ha lo scopo di disciplinare il comportamento degli utenti online mentre si rapportano tra di loro.

Trasgredirla non comporta alcuna sanzione, ma non seguirla è poco educato e questo può generare da subito una cattiva impressione nei nostri interlocutori.

Ricorda, le buone maniere non passano di moda neanche sul web. Anche se si tratta solo di buon senso abbiamo voluto concentrarci sulle regole da seguire durante i webinar, ripassiamole insieme.

1. Sii puntuale

I webinar in genere seguono un’agenda rigorosa, questo significa che c’è pochissimo spazio per recuperare i minuti di ritardo che accumuli durante la presentazione.

Assicurati di essere puntuale e connesso almeno 10 minuti prima. Di solito è previsto un periodo da uno a tre minuti per consentire ai partecipanti di accedere alla piattaforma di hosting.

Per andare sul sicuro, partecipa al webinar qualche minuto prima per assicurarti di non avere problemi di accesso. In questo modo avrai tempo sufficiente per contattare l’organizzatore e chiedere aiuto. Puoi anche impostare promemoria nei giorni precedenti per assicurarti di essere pronto quando inizia l’evento.

2. Attenzione a videocamera e luce

E’ bello parlare guardando il proprio interlocutore, non trovi? Abilita sempre la tua videocamera, se la spegni tanto vale una telefonata. Non preoccuparti, la maggior parte delle App per riunioni online oggi permette di sfocare lo sfondo anche per questioni di privacy.

La telecamera deve essere ad alta risoluzione (HD) e posizionata in modo da guardare la lente in modo più naturale possibile. E’ molto importante anche la luce giusta, non posizionarti mai con la finestra alle spalle, perché la tua figura potrebbe essere oscurata dalla luce. Se incontri problemi di connettività spegni la camera oppure regola la risoluzione del video.

3. Microfono: disattiva l’audio se l’host non l’ha già fatto

Per avere una voce gradevole, non metallica, usa le cuffie con il microfono e ricorda di scegliere un ambiente silenzioso, nessuno vuole sentire le porte che sbattono in sottofondo. Rispetta gli altri partecipanti, quando il tuo intervento è finito disattiva l’audio se l’host non l’ha già fatto prima.

4. Sfondo

Il background è importante, evita ambienti di passaggio, preferisci la libreria, evita le pareti bianche.

5. Condividi il tuo desktop

Assicurati che siano aperte le finestre pertinenti, quelle che vuoi mostrare. Ricorda che puoi condividere tutto lo schermo o solo una finestra.

6. Chatta tenendo a mente il focus del webinar

Se vuoi rivolgere delle domande in chat tieni a mente il focus del webinar e quello di cui si sta discutendo. In molte occasioni la sezione Q&A viene riservata al termine del webinar.

Supponiamo che tu stia partecipando a un webinar sull’automazione dell’email marketing. Nel webinar stanno spiegando i vantaggi della configurazione di sequenze email, una volta che un lead intraprende un’azione specifica. Potresti scrivere nella chat per dire quanto sia stata efficace questa pratica per la tua azienda.

Non è utile cominciare la conversazione parlando delle percentuali di click sulle email o passare alla tua esperienza menzionando una particolare piattaforma di automazione.

Come regola generale, se non è in linea con la presentazione, lasciala fuori dalla chat e mi raccomando ricordati di non scrivere tutto in maiuscolo, perché corrisponde a gridare.

7. Non interrompere

Non interrompere il relatore a meno che non dichiari esplicitamente che sei il benvenuto. Spesso le interruzioni possono davvero far perdere il filo del discorso, non importa quanto sia esperto!

Attendi invece un invito all’azione. Potrebbe esserci una slide dedicata alle domande e commenti, oppure la richiesta di intervenire per aggiungere qualcosa.

8. Evita l’autopromozione

L’autopromozione durante il webinar organizzato da qualcun altro è come spegnere le candeline su una torta che non è tua, è di cattivo gusto.

Se richiesto, è opportuno menzionare la tua azienda in relazione al contenuto della presentazione. Quello che dovresti evitare è indirizzare altri partecipanti alla tua azienda attraverso il tuo sito web, collegamenti social o altre strategie.

Seguendo alcuni semplici passaggi, puoi contribuire a creare un’esperienza durante i webinar più positiva e che piaccia a tutti.

Nel prossimo articolo ti parleremo degli strumenti per organizzare un webinar di successo, continua a seguirci.

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