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Workspace di Google: la soluzione per il lavoro in team più avanzata al mondo

Che cosa fa un team per lavorare insieme? Che domande! Condivide documenti, invita i colleghi a rettificarli, organizza meeting, stila presentazioni, integra materiali e dati utili per allineare tutti più volte al giorno.

Abbiamo parlato di produttività e di Google Workspace proprio qualche articolo fa per riflettere sugli strumenti che ci aiutano a portare a termine il lavoro in modo proficuo anche in smart working.

Workspace racchiude, anche nel suo significato, tutta la potenza delle nuove funzionalità che garantiscono un’esperienza più integrata per gli utenti Google. Un posto di lavoro unico sempre a portata di mano.

Perché Workspace Google è la soluzione per il lavoro più avanzata?

Strumenti per lavorare in modo agile in smartworking o in ufficio. A te la scelta.

Lavorare in mobilità o in smart working significa essere in grado di collaborare ovunque e da qualsiasi dispositivo (cellulare, tablet, computer), ottimizzando tempi, costi, produttività e sicurezza.

Google Workspace offre la libertà di consultare informazioni aziendali, rispondere a un’email, condividere un documento anche dal divano di casa, con estrema flessibilità. Questo a prescindere da occasioni di necessità come impone in questo periodo la pandemia.

La suite include tutte le app per la produttività che probabilmente già conosci, come Gmail, Calendar, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, ma oggi offre una continuità senza precedenti per il tuo lavoro. Infatti è opportuno considerare queste applicazioni come un tutt’uno.

Le nuove funzionalità di Google Workspace aiutano a raccogliere feedback ancora più rapidi e a confrontarsi anche visivamente, per ridurre l’attrito della distanza quando si discute di lavoro. Aspetto che non è affatto trascurabile, visto che siamo abituati alla comunicazione in presenza.

La collaboration più avanzata è solo su Workspace Google

La tecnologia viene ancora percepita da molti come uno strumento accessibile solo ai reparti IT o a chi ha competenze tecniche, ma non è sempre così. Non a caso calendari, posta elettronica, archivio aziendale e molto altro sono le applicazioni con cui ti confronti quotidianamente.

Con Google Workspace puoi organizzare le tue applicazioni di lavoro con semplicità e sollevare il tuo reparto IT da richieste di assistenza continua.

Se non hai un team tecnico, Google sosterrà il tuo lavoro con la stessa potenza, professionalità e sicurezza che garantisce alle multinazionali che l’hanno preferita.

La tecnologia più è integrata con le tue necessità lavorative e con tutti gli strumenti che utilizzi, più ha raggiunto il suo scopo. Per questo ci permette di aumentare la collaborazione senza ostacoli, diminuendo i processi manuali e ripetitivi che compiamo più volte al giorno.

Per farti un esempio concreto, vogliamo condividere l’esperienza di Zachary Yorke, Ricercatore UX per Google, che a noi ha molto colpito, perché riassume con semplicità una giornata di lavoro e quello che riesce a fare con Google Workspace.

“Durante una corsa mattutina -spiega- ho avuto una piccola intuizione su un progetto. Ho rallentato, ho tirato fuori il telefono, ho toccato il microfono e mi ho lasciato un promemoria vocale ai margini del mio documento. 

Più tardi nel corso della giornata, dopo i piatti, i pannolini e lo spazzamento del raggio attorno al seggiolone, ho usato quella nota per migliorare la mia presentazione. 

Dalla scrivania della camera da letto di mio figlio che ha 7 anni, ho condiviso l’aggiornamento con il mio team poco prima della nostra sessione di lavoro. 

Lavorare negli ultimi sei anni in team con quattro fusi orari diversi, tra Stati Uniti ed Europa, mi ha permesso come ricercatore UX di Google di cercare modi più fluidi per collaborare da remoto. 

Nonostante questa esperienza, sono colpito dalla rapidità con cui ci siamo adattati ai cambiamenti quest’anno”. 

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Workspace di Google: come la flessibilità aiuta il mio team

Ma quale flessibilità consente Workspace Google in pratica? 

“Ecco il workflow con il mio team: alcuni giorni prima di una riunione condivido un documento o le slide. Tutti iniziano a rivederli, rivolgendo domande, aggiungendo commenti e citando i colleghi per fare altrettanto.

Questo consente di risparmiare tempo per diversi motivi. Innanzitutto, mantiene la riunione circoscritta: prima di incontrare 20 persone, raccogliamo input e le riflessioni in un unico posto senza impegnare inutilmente i nostri calendari.  

Gif of breakout rooms

La conversazione asincrona inoltre semplifica l’agenda del nostro meeting. Invece di una lunga riunione per raggiungere il consenso su ogni dettaglio, ci prepariamo e impieghiamo 30 minuti per discutere un elenco più ridotto di argomenti da chiarire. 

Le riunioni più brevi consentono una discussione più dinamica, fattore significativo per risolvere problemi e prendere decisioni migliori in team.

Mentre ci mettiamo al lavoro, invio il mio documento nella chat della riunione. In questo modo, nessuno deve cercarlo e possiamo procedere più velocemente. 

Invece di presentare tutto il mio schermo, mostro una singola scheda di Chrome, così restiamo allineati sullo stesso contenuto, mentre prendo appunti in un altro documento.

Questo processo di revisione consente all’intero team di contribuire indipendentemente da dove è e rispetta il tempo e l’attenzione di tutti. 

Utilizzare strumenti flessibili come Google Workspace aiuta a semplificare le conversazioni e accelerare il processo decisionale

L’attenzione è ancora più importante quando si lavora da casa. Non voglio essere il genitore su cui non puoi fare affidamento al lavoro, ma non voglio neanche rispondere alle email mentre faccio il bagnetto a mio figlio.

I team e gli strumenti che scegli possono aiutarti a preservare l’attenzione quando è necessario per concentrarti sul lavoro o anche quando sei a casa”.  

power2Cloud, come Google Cloud Partner in Italia, può aiutarti in questo percorso di innovazione semplice e immediato per tutti i tuoi team di lavoro, parliamone…

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