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VoIP: come scegliere un centralino di qualità puntando al miglior prezzo

L’interfaccia desk di Aircall centralino VoIP

Adesso che il lavoro in mobilità è diventato per molti una necessità, magari stai abbracciando anche tu l’idea di scegliere un centralino VoIP.

I team che lavorano in smart working sono in aumento e questo sta spingendo molte aziende a passare da un sistema telefonico fisico a quello VoIP, mentre altre hanno già cominciato con uno completamente in cloud. 

Prima di continuare, vogliamo sfatare un luogo comune e sottolineare che un sistema telefonico VoIP non serve solo per affrontare momenti difficili come quelli causati dalla pandemia.

Il VoIP è un alleato prezioso nel lavoro quotidiano, aumenta l’efficienza e la produttività dei tuoi team e aiuta i dipendenti a raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.  

Nell’articolo precedente abbiamo introdotto 7 motivi che dovrebbero spingerti a scegliere il VoIP

Riprendiamo l’argomento in dettaglio perché vogliamo aiutarti a scegliere un sistema telefonico di qualità puntando al miglior prezzo. Che cosa serve? Poche cose: persone, processi e strumenti giusti.

L’attivazione di un centralino VoIP non è difficile, dopotutto, se T-Mobile ha organizzato il team dell’assistenza clienti in remoto, coinvolgendo circa 12.000 dipendenti, quasi dall’oggi al domani, puoi farlo anche tu. 

Non ti spaventare, tutte le soluzioni in cloud che proponiamo solo scalabili, scelte da startup come da multinazionali grazie alla flessibilità dei costi e delle opportunità.

Un’applicazione cloud è come un abito sartoriale, è costruita su misura, ma richiede investimenti minimi, infatti è molto più economica dei costi che sostengono mediatamente le aziende, senza i benefici di cui ti parleremo a breve.

Il telefono VoIP più economico

Se stai valutando dei servizi in cloud siamo felici per il tuo business, perché é il primo passo verso nuove opportunità, ricorda però che non tutti i telefoni VoIP sono uguali.

Parti sempre dalle esigenze della tua realtà e confrontale con quello che i sistemi di telefonia offrono.

Negli anni abbiamo costruito partnership e adottato soluzioni cloud che affrontano esigenze diverse, ma che sono comuni a molte realtà.

La gestione del centralino, la posta elettronica, il CRM, l’help desk, la vendita online, l’archiviazione dati e molto altro, infatti, sono alcuni degli aspetti che risolviamo senza perdere di vista le integrazioni tra tutte le applicazioni di lavoro.

Quando non si lavora in silos, a compartimenti stagni, si può centralizzare la raccolta dei dati, tenere aggiornati i team in tempo reale e trasformare applicazioni fini a se stesse in strumenti di produttività, ottimizzando risorse e costi.

Hai mai sentito parlare di Aircall? Tra le soluzioni VoIP disponibili sul mercato questa é perfetta per realtà di ogni settore e con un numero di dipendenti che varia da tre a diverse centinaia.

power2Cloud non è soltanto partner di Aircall in Italia, usiamo questa soluzione VoIP quotidianamente, quindi possiamo mostrarti tutti i punti di forza e le best practice. Approfittane e chiedi senza impegno una prova gratuita per vedere il VoIP in azione, non lo lascerai più!

Flessibilità, integrazioni e informazioni centralizzare ottimizzano costi e opportunità

Il sistema telefonico in VoIP sembra un argomento tecnico e complicato. B Bisogna andare oltre per capire che è un’applicazione facile da usare, che offre aggiornamenti automatici. Inoltre è economico, utile a team di vendita, marketing e assistenza clienti, non solo ai referenti IT.

Un centralino telefonico in cloud con integrazioni native è molto più competitivo di altri e può offrire un’esperienza positiva prima, durante e dopo qualsiasi interazione di acquisto, reso e informazioni, aumentando l’efficienza, mentre risparmi sui costi.

Come sai clienti felici sono clienti fidelizzati e questo non può che favorire la crescita della tua attività. 

Il VoIP inoltre ti permette conversare con i clienti sui canali che preferiscono, senza perdere di vista il contesto di informazioni necessario per offrire un approccio personalizzato.

Questo è particolarmente importante oggi che la comunicazione è diventata omnicanale, si sposta cioè dall’email, al telefono, dal telefono alla chat, passando per i social e senza uno schema preciso e prevedibile.

Rispondere alle chiamate ovunque, dal cellulare come dal computer, offre a te e al tuo team la flessibilità necessaria per migliorare i tuoi servizi, rendendo il lavoro meno frustrante e più stimolante.

La mancanza di hardware fisico infatti ti permette di lavorare da casa e da qualsiasi altro luogo, garantendo continuità senza interruzioni.

Anche il reporting è semplice, puoi monitorare le chiamate e fare coaching in tempo reale (utile per l’onbording e per gestire le situazioni più complesse), consultando dati utili per migliorare le prestazioni di ogni agente.

Sai quante azioni manuali e complesse puoi evitare con il VoIP? Previeni la perdita di dati e crei maggiore connessione per tutti i tuoi team, con nuovi e più ambiziosi obiettivi da raggiungere.

Ultimo appunto. Quando valuti un VoIp ricorda di scegliere software telefonici che oltre alle integrazioni native del Marketplace hanno anche API aperte, quindi infinite opportunità di venire incontro a esigenze specifiche.

Come confrontare le soluzioni di telefonia VoIP

Prima di parlarti di Aircall, però continuiamo a sollecitare riflessioni opportune per le tue valutazioni.

Ecco alcune domande che dovresti farti per confrontare le soluzioni di telefonia VoIP e scegliere quella che fa per te: 

  • Di quali funzioni ha bisogno la mia azienda, questa applicazione le offre tutte?
  • Questo sistema telefonico ha funzionalità che non sto prendendo in considerazione, la mia azienda ne ha bisogno? Quali vantaggi posso ottenere?
  • Supporterà il numero di dipendenti che abbiamo ora o che prevediamo di avere in futuro?
  • Se le esigenze della mia azienda cambiano in futuro? Il sistema telefonico è scalabile?
  • Ho bisogno solo di funzioni di base come ID chiamante e segreteria telefonica o è arrivato il momento di aggiungerne altre come assistenti automatici, registrazione chiamate, dashboard di analisi e altro?
  • Quanto sarà facile sincronizzare il mio sistema telefonico con il mio CRM o altri programmi software che stiamo già utilizzando?
  • Un sistema di comunicazione unificato migliorerà le nostre funzioni di vendita o di supporto? In che modo l’aggiunta di funzionalità come chat, video, testo, creerà efficienza per i nostri flussi di lavoro?

Perché la mia azienda dovrebbe utilizzare un centralino VoIP?

Se la tua azienda non è ancora pronta per creare un centralino virtuale, potresti considerare la possibilità di attivarne uno in futuro prossimo. 

Secondo un rapporto di Gartner, oltre un terzo degli agenti del Servizio Clienti lavorerà da casa entro il 2023. Si tratta di un aumento considerevole se pensi che solo il 5% dei dipendenti del Servizio Clienti lavorava da casa nel 2017. 

Diamo un’occhiata ad alcuni dei motivi per cui le aziende scelgono un centralino VoIP.

1 Possibilità di estendere l’orario di lavoro

Molte aziende offrono assistenza a clienti a livello globale, ma non sempre è possibile aprire uffici in ogni posizione geografica. 

Un centralino VoIP ti consente di estendere l’orario in cui gli utenti possono contattare la tua azienda. Non dimenticare che un Servizio Clienti migliore equivale a una maggiore fidelizzazione. 

2 Riduce i costi generali

Con una forza lavoro virtuale, elimini i costi associati al leasing di uffici, attrezzature, servizi pubblici, rimborsi spese ecc. 

3 Riduce il turnover dei dipendenti

A molti dipendenti lo smart working piace. In effetti, la stragrande maggioranza ha affermato che vorrebbe continuare a lavorare con questa modalità per il resto della propria carriera, anche se part-time.

4 Facilita gestione e monitoraggio del centralino

Gli amministratori non devono più interpellare i referenti del Servizio Clienti per sapere che stanno lavorando e con quali risultati. 

L’utilizzo di un software giusto consente di ascoltare le chiamate e di visualizzare tutte le attività su un feed live con grande semplicità.  

5 Abilita virtualmente la collaborazione interna

Un sistema telefonico VoIP apre più canali di comunicazione come email, chat e testo, oltre alle comunicazioni telefoniche. La comunicazione omnicanale offre tante opportunità per collaborare e interagire in remoto. 

6 Consente l’accesso a un pool di talenti più ampio

Quando scegli un centralino VoIP, non sei limitato a scegliere collaboratori di talento nel raggio specifico del tuo ufficio.

Ovviamente ci sono molte buone ragioni per passare a un sistema telefonico virtuale, quindi diamo un’occhiata anche al punto di vista dei responsabili IT.  

Perchè i responsabili IT dovrebbero scegliere un software VoIP?

Come dicevano, il VoIP rappresenta una tecnologia di telefonia aziendale all’avanguardia, perché è così importante? 

Un sistema telefonico in cloud consente di utilizzare un software con tanti funzioni di chiamata vocale e integrazioni native.

La tua azienda ha nuove opportunità. Le integrazioni, con un moderno sistema telefonico, consentono di snellire i flussi di lavoro e migliorare l’efficienza e la produttività. 

Ad esempio, il VoIP spesso include un sistema vocale che funziona con un CRM come HubSpot o Salesforce e sincronizza automaticamente i dati dei clienti

Il miglior software VoIP sarà veloce e facile da installare. Il fornitore di servizi software sarà in grado di offrirti sicurezza e un’affidabilità pari al 99,99%. 

Per servire meglio le necessità del tuo business, oggi e in futuro, i responsabili IT si assicureranno che il VoIP abbia la capacità di impostare numeri di telefono locali, gratuiti, nazionali e internazionali per dare alla tua azienda una presenza locale. 

È essenziale inoltre monitorare i dati: scegli un VoIP che offre dashboard di analisi e la possibilità di accedere a più metriche e KPI. 

Il passaggio successivo, dopo aver configurato l’infrastruttura VoIP, sarà avviarlo. 

Come avviare un centralino VoIP

A questo punto ti è chiaro che non è più necessario un ufficio fisico se scegli un centralino VoIP

Detto questo, ci sono molte altre cose che dovresti prendere in considerazione per cominciare con il piede giusto: 

  1. Che scopo ha il tuo centralino VoIP? Sarà dedicato alla vendita o all’assistenza clienti? Naturalmente è possibile contemplare entrambi.
  2. Oltre a un sistema VoIP, avrai anche bisogno delle integrazioni software per supportare il lavoro dei tuoi dipendenti. Il tuo fornitore può offrirti un Marketplace di App in cui puoi sfruttare altre applicazioni per gestire le attività di vendita e supporto e migliorare l’esperienza cliente?
  3. Imposta i flussi di lavoro in base allo scopo del tuo centralino. Ad esempio, per un sistema telefonico di vendita potresti voler utilizzare integrazioni software che ti consentono di impostare email automatiche per guidare i clienti attraverso il tuo funnel di vendita. 
  4. Sfrutta le funzionalità di chiamata vocale e quelle che ti aiutano a fornire la migliore esperienza al cliente. Considera aspetti come l’IVR, una funzionalità di routing basata sulle competenze e opzioni self-service in modo che i clienti possono ottenere rapidamente l’aiuto di cui hanno bisogno.
  5. Decidi quali strumenti servono ai tuoi agenti per lavorare in remoto, se la tua azienda fornirà loro un computer e un auricolare o dovranno procurarseli da soli. 
  6. Assumi talenti. Quando scegli un sistema telefonico VoIP, non sei limitato ai talenti vicini al tuo ufficio, se ne hai uno. Hai la libertà di rivedere i curriculum di persone che vivono in qualsiasi parte del mondo.
  7. Progetta l’onboarding per i nuovi agenti del tuo centralino. 
  8. Imposta metriche e KPI per monitorare e tenere traccia delle prestazioni del tuo centralino telefonico
  9. Stabilisci un programma per valutare le prestazioni degli agenti del centralino su base continuativa e determina come ricompensarli ad obiettivi raggiunti. 

Come integrare il software VoIP

Siamo sicuri che l’integrazione del VoIP ti piacerà: non devi preoccuparti dell’hardware o dell’installazione di workstation fisiche, è semplice come scaricare un’app. Non stiamo scherzando!

È possibile completare il processo in pochi minuti e iniziare a utilizzare il software immediatamente, power2Cloud può supportare il tuo team IT in questo processo.

A seconda di quello che scegli, ecco alcuni passaggi da ricordare:

  1. Acquisisci familiarità con la dashboard del tuo VoIP
  2. Crea i tuoi numeri di telefono virtuali
  3. Crea i numeri IVR
  4. Crea team e utenti e configura i loro profili
  5. Imposta le tue analisi con metriche e KPI
  6. Acquisisci familiarità con il feed delle attività del sistema telefonico (per monitorare le tue attività)
  7. Configura il tagging delle chiamate (tagga le chiamate per supporto, vendite, tecnologia, ecc.)
  8. Attiva le integrazioni (applicazioni aggiuntive con un’unica fonte di dati)

Come curare l’onbording

Veniamo quindi all’onbording. Tra i curriculum che esaminerai per scegliere i nuovi agenti, troverai senz’altro candidati con esperienze diverse nel settore (alcune aziende preferiscono formare candidati che non ne hanno). 

Oltre alle tue preferenze pensa a strumenti, politiche e procedure che gli agenti del tuo centralino devono conoscere per svolgere bene il proprio lavoro anche in mobilità.

Non mancheranno infatti persone che preferiscono lavorare in smart working. L’importante è assicurarsi che dispongano di una connessione internet affidabile, un posto tranquillo per le call e che seguano l’onboarding. 

Una knowledge interna e digitale può essere uno strumento estremamente utile per trovare risposte pertinenti mentre i clienti aspettano che i tuoi agenti soddisfino le loro richieste. Puoi prendeverne una! 

Zendesk per esempio, come software di help desk omnicanale, aiuta anche a costruire knowledge dedicate ai clienti e altre interne, raggiungibili solo dai dipendenti, per favorire l’onbording.

In questo modo l’azienda può offrire standard adeguati per risolvere i ticket, anche quelli più complessi, in modo efficiente, autonomo e tempestivo, se qualcosa cambia improvvisamente.

Le riunioni settimanali con gli agenti possono aiutarti rispondere alle domande frequenti, confrontando il lavoro svolto, mentre pause caffé virtuali aiuteranno a fare team building.

Anche se i sistemi VoIP permettono di aver sempre chiare le metriche di produttività dei tuoi agenti e quindi gli obiettivi raggiunti, coltivare i rapporti umani e restare connessi è importantissimo sopratutto quando si lavora in mobilità. 

I vantaggi di un centralino VoIP

Ora che conosci i dettagli per cominciare le tue attività con il VoIP, esaminiamo i vantaggi che puoi aspettarti:

  • riduzione dei costi per harware, manutenzione e aggiornamenti
  • maggiore affidabilità, fino al 99,99%
  • scalabilità: aumenta o diminuisci le licenze del tuo sistema telefonico rapidamente e facilmente
  • scegli dipendenti di talento, non importa in che parte del mondo sono
  • libera i responsabili IT da azioni ridondanti e ripetitive; i fornitori di software si occupano delle questioni di sicurezza
  • aumenta la produttività del tuo centralino telefonico grazie a strumenti come instradamento delle chiamate, click to dial, power dialing, ecc.
  • consulta insight in tempo reale per capire come procedono le attività del tuo centralino, apporta modifiche rapide se necessario
  • unifica tutte le informazioni raccolte dai tuoi clienti anche per il team interno.

Il VoIP aiuta gli agenti a gestire un gran numero di chiamate e fornire un’eccellente esperienza del cliente.

Gli amministratori possono rimanere aggiornati in ogni fase del processo, anche se non incontreranno mai i riferenti di quel reparto. 

power2Cloud ha l’esperienza giusta per attivare il centralino in VoIP di cui hai bisogno e preparare la tua azienda a nuove opportunità, cominciamo?

I vantaggi del VoIP per i team di vendita

Per gli agenti di vendita la produttività è una necessità, perché il tempo è denaro.

Alcune funzionalità VoIP aiutano i venditori a effettuare più chiamate, riducendo al minimo i tempi di inattività tra l’una e l’altra e fornendo dati che aiutano a rispondere più rapidamente alle richieste degli utenti. 

Ecco alcune funzionalità che possono rendere il tuo team di vendita più competitivo:

  • Power dialer: consente di effettuare chiamate in rapida successione da un elenco sul computer.
  • Click-to-dial: componi rapidamente le chiamate facendo clic su un’icona del computer.
  • Registrazione delle chiamate: riascolta le conversazioni per confermare i dettagli, monitorare la qualità dei servizi erogati e assistere alla formazione dei venditori.
  • Integrazioni CRM: collega il sistema telefonico con il CRM in modo che i dati sulle vendite dei clienti siano accessibili.
  • Instradamento basato sulle competenze agli agenti con esperienze specifiche.
  • Tag chiamate: assegna etichette personalizzate alle richieste per migliorare il flusso di lavoro.
  • Call whispering: consenti di ascoltare una chiamata e “sussurrare” consigli, soprattutto durante le operazioni di onboarding.
  • Numeri internazionali: crea numeri di telefono locali e internazionali per creare fiducia con i clienti in località lontane.

I vantaggi del VoIP per i team dell’ Assistenza Clienti

Le funzionalità VoIP possono migliorare il tuo help desk e gratificare il lavoro degli agenti:

  • Configurazione con un clic: gestisci tutte le integrazioni dalla dashboard del telefono cloud.
  • Imposta l’orario di lavoro: apri automaticamente le linee telefoniche durante gli orari pianificati.
  • Integrazione con il CRM e l’help desk per fornire un’unica fonte di dati per le chiamate.
  • Trasferimento a caldo: conversa rapidamente con i tuoi colleghi prima di trasferire le chiamate.
  • Instradamento delle chiamate: imposta regole per l’instradamento delle chiamate e la distribuzione degli squilli.
  • Accessibilità mobile: rispondi dal telefono cellulare (iOS e Android) ovunque ti trovi.
  • Conferenza in chiamata: coinvolgi più persone.
  • Contatti condivisi: crea e condividi contatti con i membri del team .
  • Feed in tempo reale: monitora l’attività delle chiamate in modo che possano impostare flussi di chiamate e istruire i nuovi membri del team.
  • Call whispering: “sussurra” consigli ai membri del team meno esperti mentre sono in call con i clienti.

Ci auguriamo che questo articolo sia stato interessante per le tue valutazioni.

Puoi chiedere informazioni al nostro team, saremo felici di mostrarti tutte le opportunità per la tua azienda.

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