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Smart working: quali applicazioni sono utili per il lavoro in remoto.

Smart working, come lo gestisci? Riesci a lavorare da casa come in ufficio?

Sappiamo che la produttività da sempre viene misurata quando si è seduti alla propria scrivania. Chi lavora per obiettivi e scadenze però sa che si possono trascorrere anche otto ore al giorno in azienda con scarsi risultati.

Lo smart working, accelerato soprattutto dalla pandemia, ha costretto molte aziende, a ricorrere a questa modalità. Alcune erano già pronte a questo passo perché lavoravano con applicazioni cloud utili ad agevolare la collaborazione di team anche a distanza.

Quella che sembrava solo una soluzione temporanea è diventata per molti la nuova normalità: lo smart working infatti continua a garantire ad alcuni settori continuità per team e clienti

Questo modo di reimmaginare il lavoro, in cui la connessione tra persone e contenuti è fondamentale anche a distanza, ha offerto nuove riflessioni. Possiamo partire da queste per rendere ogni business più competitivo e vicino alle esigenze del mercato.

I tuoi clienti non vogliono sapere se rispondi da casa o dal tuo ufficio, vogliono ricevere risposte immediate, esaustive e rassicuranti.

Sappiamo che lo smart working non è facile per tutti: c’è chi continua a gestire con difficoltà i trasferimenti di chiamata dai centralini ai cellulari; chi impiega ancora tanto tempo per cercare i file necessari.

Qualcuno si destreggia ancora tra centinaia di email per portare a termine semplici attività.

In molti hanno scaricato nuove applicazioni per videochiamate, backup e l’hanno fatto in autonomia, perché l’azienda non ha fornito la soluzione su un piatto d’argento.

Se anche tu ti riconosci in questa condizione hai tutta la nostra comprensione, ma sappi che l’innovazione è semplicità!

Le applicazioni devono sostenere le tue attività, diminuire le ore e le operazioni che svolgi, le chiamate, le email e persino le incertezze. 

Ai clienti non importa se sei in smart working o in ufficio, vogliono contare sempre su di te

Ancora oggi ci capita di contattare aziende e non ricevere risposta. Questo accade perché i dipendenti sono in smart working, gestiscono altre email o rispondono da cellulari personali. 

Capirai bene, prima come consumatore e poi come azienda, che questo non va bene e non aiuta la produttività.

A prescindere dal tipo di emergenza, sapere che non è importante dove si lavora, ma come, educa a restare connessi e produttivi anche quando si è in viaggio, in sede da un cliente, a una fiera, in smart working da casa o in un altro paese.

Anzi, fa ripensare atutto il tempo che abbiamo perso con il nostro “vecchio” modo di lavorare.

Certo le reazioni allo smart working sono e saranno sempre diverse. Per alcuni maggiore “autonomia” nel lavoro corrisponde anche a una soddisfazione crescente e a un’ottimizzazione di tempo e risorse.

Sono felici di aver tagliato le spese per raggiungere l’ufficio, di saltare a piè pari le code alla metro o in autostrada, posticipando la sveglia e dedicandosi di più alla famiglia. 

Per altri invece lo smart working è diventato un incubo, un’attività frustrante e dispersiva. 

Se anche tu ti senti sconnesso dal tuo team, se utilizzi applicazioni di lavoro che hanno complicato le comunicazioni e moltiplicato le cose da fare, costringendoti a lavorare il doppio, ti consigliamo di continuare a leggere il nostro articolo.

I problemi dello smart working

Se non possiamo far nulla per aiutarti nella gestione dei bambini a casa con la DAD, come Google Cloud Partner in Italia power2Cloud può darti un consiglio utile per affrontare il tuo lavoro in smart working nel migliore dei modi.

Oggi che non hai un’ordinaria giornata d’ufficio e la tua rassicurante scrivania ad aspettarti, con la pausa caffè che scandisce puntuale i tuoi break, sappiamo che portare a termine il lavoro può essere più complesso.

La distanza può essere un limite al tuo lavoro? Non di certo. Pensa ai team che hanno sedi all’estero o punti vendita dislocati. Inoltre considera l’immobilità a cui ti costringe il computer del tuo ufficio. 

E’ importante capire quali sono i problemi persistenti, quelli che ci siamo trascinati giorno dopo giorno pensando che fossero marginali o troppo complicati da affrontare prima della pandemia:

  • quante informazioni/comunicazioni devo gestire per portare a termine il mio lavoro?
  • come faccio a utilizzare soluzioni tecnologiche anche se non sono un esperto IT?
  • come faccio a sapere quando i miei colleghi quando disponibili per un meeting?
  • quali file condividono i miei colleghi all’esterno dell’azienda e con chi?
  • come proteggo i miei dati se utilizzo dispositivi che non sono aziendali?
  • come posso ottenere più spazio per gestire i miei file di grandi dimensioni?
  • come faccio a tenere le mie applicazioni sempre aggiornate?
  • come posso cercare più velocemente le informazioni che mi servono?
  • come posso scambiare comunicazioni più brevi e veloci con il team?
  • come posso lavorare alla stessa Presentazione in modo efficace anche se i miei colleghi sono in mobilità?
  • come faccio ad aggiornare in tempo reale i referenti di team diversi?
  • come possono coinvolgerli di più i miei colleghi?
  • quante applicazioni diverse devo utilizzare ogni giorno?
  • quante operazioni manuali devo svolgere?

Automatizza le attività, metti al lavoro Google Workspace per te!

Tante domande, ma per tutte c’è una sola risposta: Google Workspace.

Saprai che la domanda di applicazioni diverse utilizzate al lavoro è cresciuta notevolmente negli ultimi anni anche per far fronte alle innumerevoli necessità.

La buona notizia però è che le aziende stanno abbandonando quelle che non rispondono alle nuove esigenze in favore di applicazioni e strumenti focalizzati su sicurezza, dati, e sviluppo. 

Crediamo che il lavoro di squadra anche in remoto sia una realtà accessibile a tutti, come? Con la condivisione di informazioni e comunicazioni agevolate in sicurezza grazie alle soluzioni cloud.

Utilizzando la stessa infrastruttura di Google è possibile contare su aggiornamenti automatici e la flessibilità necessaria per la propria realtà. Non a caso soluzioni come Google Workspace sono utilizzate tanto dalla rete di farmacie di quartiere, quanto da multinazionali. 

L’utilizzo di applicazioni in cloud come quelle di Google permettono di organizzare le attività quotidiane in modo fluido: organizzare riunioni in remoto, chattare con i colleghi che non sono più vicini di scrivania, accedere alle risorse all’archivio aziendale del team, commentare i file per ottimizzare scadenze e risultati.

Google Workspace, che forse ricordi con il nome di G Suite, continua a venire incontro a queste e molte altre necessità mettendo a disposizione una suite di applicazioni che interagiscono senza interruzioni e lavorano insieme meglio di prima.

smart working

Smart working e sicurezza

Non dimenticare che tra i servizi inclusi in Google Workspace hai a disposizione l’email aziendale personalizzata @nomeazienda, il doppio dello spazio di archiviazione nella cloud per Gmail e Drive, assistenza dedicata, garanzia del 99,9% di tempo di attività dell’email aziendale, interoperabilità con Microsoft Outlook.

Inoltre opzioni aggiuntive di sicurezza, come la verifica in due passaggi e il Single Sign-On (SSO), e controlli amministrativi per gli account utente, che può aiutarti a gestire più utenti e dispositivi che lavorano in smart working.

Che cosa è cambiato rispetto a G Suite?

Da oggi è possibile utilizzare tutte le applicazioni incluse nella suite di Google in un unico posto, in un modo che è ancora più integrato.

Dalla tua Gmail aziendale per esempio puoi accedere e condividere file del Drive, commentare i Documenti e ricercare quello che ti occorre senza aprire mille finestre di lavoro.
Tutto è a portata di click per organizzare, creare e comunicare con un collega o con centinaia di persone.

Abilitare la collaborazione in ambienti remoti può essere difficile, ma non per Google Workspace. Così è possibile spostare un’intera azienda in smart working nella stessa giornata senza problemi.

Sfruttando Google Meet e il resto della piattaforma Google Workspace i dipendenti sono in grado di rimanere produttivi, indipendentemente da dove lavorano.

L’utilizzo di Google Meet è diventato strategico e viene utilizzato come strumento preferito per la collaborazione video. 

Google Workspace dialoga con tutti

Google Workspace semplifica anche la collaborazione con clienti e fornitori. 

Capita, per esempio, che qualcuno utilizzi strumenti diversi, pensiamo a Microsoft Office come Word, Excel e PowerPoint. 

Google Workspace rende facile continuare a utilizzare i prodotti Microsoft nel suo ambiente, consentendo ai dipendenti di archiviare i file di Microsoft Office su Google Drive e di aprirli, modificarli e salvarli utilizzando Documenti, Fogli e Presentazioni Google. 

Le integrazioni di Google Workspace semplificano anche la collaborazione. I dipendenti possono aggiornare i dati in Fogli Google, salvare immagini e rapporti su Drive e aggiornare gli eventi del calendario, il tutto da un unico posto.

Il decreto di legge ha prorogato fino ad Aprile lo smart working 

Lo smart working più che una necessità o un’abitudine deve diventare un mindset. 

Dopo la prima comunicazione il 30 gennaio 2020, il nuovo decreto legge del governo ha prorogato fino al 30 Aprile lo stato di emergenza attuando misure di prevenzione e contenimento alla diffusione del Coronavirus.

In quest’ottica si consente ai datori di lavoro di decidere in maniera unilaterale di ricorrere al lavoro agile attraverso la legge 81 del 2017, che rappresenta l’accordo individuale con il singolo lavoratore come condizione per ricorrere allo smart working.

Chiaramente non tutti i settori rendono possibile lo smart working da casa. Si può provare però a organizzare, controllare e amministrare meglio le proprie attività anche quando non si è in ufficio, dal cellulare come dal computer, da soli o insieme ad altri team.

Che cosa cambierà domani? Che cosa dobbiamo aspettarci? Chi può dirlo. Il futuro sono le scelte che facciamo oggi: la rotta che un’azienda segue è data dalle scelte che si fanno tutti i giorni, anche oggi.

Il nostro team può fornirti alcuni casi d’uso e mostrarti tutte le potenzialità di Google Workspace per lavorare in smart working come in ufficio.

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