Adesso che il lavoro in mobilità è diventato per molti una necessità, magari stai abbracciando anche tu l'idea di scegliere un centralino VoIP.
I team che lavorano in smart working sono in aumento e questo sta spingendo molte aziende a passare da un sistema telefonico fisico a quello VoIP, mentre altre hanno già cominciato con uno completamente in cloud.
Prima di continuare, vogliamo sfatare un luogo comune e sottolineare che un sistema telefonico VoIP non serve solo per affrontare momenti difficili come quelli causati dalla pandemia.
Il VoIP è un alleato prezioso nel lavoro quotidiano, aumenta l'efficienza e la produttività dei tuoi team e aiuta i dipendenti a raggiungere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.
Nell'articolo precedente abbiamo introdotto 7 motivi che dovrebbero spingerti a scegliere il VoIP.
Riprendiamo l'argomento in dettaglio perché vogliamo aiutarti a scegliere un sistema telefonico di qualità puntando al miglior prezzo. Che cosa serve? Poche cose: persone, processi e strumenti giusti.
L'attivazione di un centralino VoIP non è difficile, dopotutto, se T-Mobile ha organizzato il team dell'assistenza clienti in remoto, coinvolgendo circa 12.000 dipendenti, quasi dall'oggi al domani, puoi farlo anche tu.
Non ti spaventare, tutte le soluzioni in cloud che proponiamo solo scalabili, scelte da startup come da multinazionali grazie alla flessibilità dei costi e delle opportunità.
Un'applicazione cloud è come un abito sartoriale, è costruita su misura, ma richiede investimenti minimi, infatti è molto più economica dei costi che sostengono mediatamente le aziende, senza i benefici di cui ti parleremo a breve.
Se stai valutando dei servizi in cloud siamo felici per il tuo business, perché é il primo passo verso nuove opportunità, ricorda però che non tutti i telefoni VoIP sono uguali.
Parti sempre dalle esigenze della tua realtà e confrontale con quello che i sistemi di telefonia offrono.
Negli anni abbiamo costruito partnership e adottato soluzioni cloud che affrontano esigenze diverse, ma che sono comuni a molte realtà.
La gestione del centralino, la posta elettronica, il CRM, l'help desk, la vendita online, l'archiviazione dati e molto altro, infatti, sono alcuni degli aspetti che risolviamo senza perdere di vista le integrazioni tra tutte le applicazioni di lavoro.
Quando non si lavora in silos, a compartimenti stagni, si può centralizzare la raccolta dei dati, tenere aggiornati i team in tempo reale e trasformare applicazioni fini a se stesse in strumenti di produttività, ottimizzando risorse e costi.
Hai mai sentito parlare di Aircall? Tra le soluzioni VoIP disponibili sul mercato questa é perfetta per realtà di ogni settore e con un numero di dipendenti che varia da tre a diverse centinaia.
power2Cloud non è soltanto partner di Aircall in Italia, usiamo questa soluzione VoIP quotidianamente, quindi possiamo mostrarti tutti i punti di forza e le best practice. Approfittane e chiedi senza impegno una prova gratuita per vedere il VoIP in azione, non lo lascerai più!
Il sistema telefonico in VoIP sembra un argomento tecnico e complicato. B Bisogna andare oltre per capire che è un'applicazione facile da usare, che offre aggiornamenti automatici. Inoltre è economico, utile a team di vendita, marketing e assistenza clienti, non solo ai referenti IT.
Un centralino telefonico in cloud con integrazioni native è molto più competitivo di altri e può offrire un'esperienza positiva prima, durante e dopo qualsiasi interazione di acquisto, reso e informazioni, aumentando l'efficienza, mentre risparmi sui costi.
Come sai clienti felici sono clienti fidelizzati e questo non può che favorire la crescita della tua attività.
Il VoIP inoltre ti permette conversare con i clienti sui canali che preferiscono, senza perdere di vista il contesto di informazioni necessario per offrire un approccio personalizzato.
Questo è particolarmente importante oggi che la comunicazione è diventata omnicanale, si sposta cioè dall'email, al telefono, dal telefono alla chat, passando per i social e senza uno schema preciso e prevedibile.
Rispondere alle chiamate ovunque, dal cellulare come dal computer, offre a te e al tuo team la flessibilità necessaria per migliorare i tuoi servizi, rendendo il lavoro meno frustrante e più stimolante.
La mancanza di hardware fisico infatti ti permette di lavorare da casa e da qualsiasi altro luogo, garantendo continuità senza interruzioni.
Anche il reporting è semplice, puoi monitorare le chiamate e fare coaching in tempo reale (utile per l'onbording e per gestire le situazioni più complesse), consultando dati utili per migliorare le prestazioni di ogni agente.
Sai quante azioni manuali e complesse puoi evitare con il VoIP? Previeni la perdita di dati e crei maggiore connessione per tutti i tuoi team, con nuovi e più ambiziosi obiettivi da raggiungere.
Ultimo appunto. Quando valuti un VoIp ricorda di scegliere software telefonici che oltre alle integrazioni native del Marketplace hanno anche API aperte, quindi infinite opportunità di venire incontro a esigenze specifiche.
Prima di parlarti di Aircall, però continuiamo a sollecitare riflessioni opportune per le tue valutazioni.
Ecco alcune domande che dovresti farti per confrontare le soluzioni di telefonia VoIP e scegliere quella che fa per te:
Se la tua azienda non è ancora pronta per creare un centralino virtuale, potresti considerare la possibilità di attivarne uno in futuro prossimo.
Secondo un rapporto di Gartner, oltre un terzo degli agenti del Servizio Clienti lavorerà da casa entro il 2023. Si tratta di un aumento considerevole se pensi che solo il 5% dei dipendenti del Servizio Clienti lavorava da casa nel 2017.
Diamo un'occhiata ad alcuni dei motivi per cui le aziende scelgono un centralino VoIP.
Molte aziende offrono assistenza a clienti a livello globale, ma non sempre è possibile aprire uffici in ogni posizione geografica.
Un centralino VoIP ti consente di estendere l'orario in cui gli utenti possono contattare la tua azienda. Non dimenticare che un Servizio Clienti migliore equivale a una maggiore fidelizzazione.
Con una forza lavoro virtuale, elimini i costi associati al leasing di uffici, attrezzature, servizi pubblici, rimborsi spese ecc.
A molti dipendenti lo smart working piace. In effetti, la stragrande maggioranza ha affermato che vorrebbe continuare a lavorare con questa modalità per il resto della propria carriera, anche se part-time.
Gli amministratori non devono più interpellare i referenti del Servizio Clienti per sapere che stanno lavorando e con quali risultati.
L'utilizzo di un software giusto consente di ascoltare le chiamate e di visualizzare tutte le attività su un feed live con grande semplicità.
Un sistema telefonico VoIP apre più canali di comunicazione come email, chat e testo, oltre alle comunicazioni telefoniche. La comunicazione omnicanale offre tante opportunità per collaborare e interagire in remoto.
Quando scegli un centralino VoIP, non sei limitato a scegliere collaboratori di talento nel raggio specifico del tuo ufficio.
Ovviamente ci sono molte buone ragioni per passare a un sistema telefonico virtuale, quindi diamo un'occhiata anche al punto di vista dei responsabili IT.
Come dicevano, il VoIP rappresenta una tecnologia di telefonia aziendale all'avanguardia, perché è così importante?
Un sistema telefonico in cloud consente di utilizzare un software con tanti funzioni di chiamata vocale e integrazioni native.
La tua azienda ha nuove opportunità. Le integrazioni, con un moderno sistema telefonico, consentono di snellire i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza e la produttività.
Ad esempio, il VoIP spesso include un sistema vocale che funziona con un CRM come HubSpot o Salesforce e sincronizza automaticamente i dati dei clienti.
Il miglior software VoIP sarà veloce e facile da installare. Il fornitore di servizi software sarà in grado di offrirti sicurezza e un'affidabilità pari al 99,99%.
Per servire meglio le necessità del tuo business, oggi e in futuro, i responsabili IT si assicureranno che il VoIP abbia la capacità di impostare numeri di telefono locali, gratuiti, nazionali e internazionali per dare alla tua azienda una presenza locale.
È essenziale inoltre monitorare i dati: scegli un VoIP che offre dashboard di analisi e la possibilità di accedere a più metriche e KPI.
Il passaggio successivo, dopo aver configurato l'infrastruttura VoIP, sarà avviarlo.
A questo punto ti è chiaro che non è più necessario un ufficio fisico se scegli un centralino VoIP.
Detto questo, ci sono molte altre cose che dovresti prendere in considerazione per cominciare con il piede giusto:
Siamo sicuri che l'integrazione del VoIP ti piacerà: non devi preoccuparti dell'hardware o dell'installazione di workstation fisiche, è semplice come scaricare un'app. Non stiamo scherzando!
È possibile completare il processo in pochi minuti e iniziare a utilizzare il software immediatamente, power2Cloud può supportare il tuo team IT in questo processo.
A seconda di quello che scegli, ecco alcuni passaggi da ricordare:
Veniamo quindi all'onbording. Tra i curriculum che esaminerai per scegliere i nuovi agenti, troverai senz'altro candidati con esperienze diverse nel settore (alcune aziende preferiscono formare candidati che non ne hanno).
Oltre alle tue preferenze pensa a strumenti, politiche e procedure che gli agenti del tuo centralino devono conoscere per svolgere bene il proprio lavoro anche in mobilità.
Non mancheranno infatti persone che preferiscono lavorare in smart working. L'importante è assicurarsi che dispongano di una connessione internet affidabile, un posto tranquillo per le call e che seguano l'onboarding.
Una knowledge interna e digitale può essere uno strumento estremamente utile per trovare risposte pertinenti mentre i clienti aspettano che i tuoi agenti soddisfino le loro richieste. Puoi prendeverne una!
Zendesk per esempio, come software di help desk omnicanale, aiuta anche a costruire knowledge dedicate ai clienti e altre interne, raggiungibili solo dai dipendenti, per favorire l'onbording.
In questo modo l'azienda può offrire standard adeguati per risolvere i ticket, anche quelli più complessi, in modo efficiente, autonomo e tempestivo, se qualcosa cambia improvvisamente.
Le riunioni settimanali con gli agenti possono aiutarti rispondere alle domande frequenti, confrontando il lavoro svolto, mentre pause caffé virtuali aiuteranno a fare team building.
Anche se i sistemi VoIP permettono di aver sempre chiare le metriche di produttività dei tuoi agenti e quindi gli obiettivi raggiunti, coltivare i rapporti umani e restare connessi è importantissimo sopratutto quando si lavora in mobilità.
Ora che conosci i dettagli per cominciare le tue attività con il VoIP, esaminiamo i vantaggi che puoi aspettarti:
Il VoIP aiuta gli agenti a gestire un gran numero di chiamate e fornire un'eccellente esperienza del cliente.
Gli amministratori possono rimanere aggiornati in ogni fase del processo, anche se non incontreranno mai i riferenti di quel reparto.
power2Cloud ha l'esperienza giusta per attivare il centralino in VoIP di cui hai bisogno e preparare la tua azienda a nuove opportunità, cominciamo?
Per gli agenti di vendita la produttività è una necessità, perché il tempo è denaro.
Alcune funzionalità VoIP aiutano i venditori a effettuare più chiamate, riducendo al minimo i tempi di inattività tra l'una e l'altra e fornendo dati che aiutano a rispondere più rapidamente alle richieste degli utenti.
Ecco alcune funzionalità che possono rendere il tuo team di vendita più competitivo:
Le funzionalità VoIP possono migliorare il tuo help desk e gratificare il lavoro degli agenti:
Ci auguriamo che questo articolo sia stato interessante per le tue valutazioni.
Puoi chiedere informazioni al nostro team, saremo felici di mostrarti tutte le opportunità per la tua azienda.