Con il termine eDiscovery o Electronic Discovery si intende quella procedura che permette di gestire, conservare e rintracciare dati informatici rilevanti per contenziosi e indagini legali, sia all’interno di supporti informatici come i computer, sia all’interno di software cloud.
Questo processo nasce dal bisogno di recuperare dati sensibili che sono stati persi o cancellati, anche in modo doloso, dal sistema informatico di un’azienda.
Al contrario delle informazioni cartacee, eliminare in modo definitivo i dati in formato digitale è molto più difficile, in quanto lasciano delle tracce ben distinguibili all’interno dei sistemi informatici anche una volta che sono stati cancellati.
I dati sono la risorsa più importante di ogni azienda, pensa a quanti vengono scambiati quotidianamente solo via email.
Per tutelare la tua azienda non puoi permetterti il minimo errore, devi giocare d’anticipo scegliendo soluzioni che ti permettono di gestire, conservare e recuperare i dati in qualsiasi momento, se ne hai bisogno.
La procedura di eDiscovery è necessaria se alla tua azienda viene richiesto di recuperare dati sensibili sui dipendenti, ma anche in caso di data breach, attacchi di cyber criminalità, o per dimostrare che le tue procedure sono compliant con il GDPR (General Data Protection Regulation).
Come puoi immaginare, può riguardare le aziende più strutturate sottoposte a certificazioni severe, ma anche quelle più piccole.
Gli addetti al recupero dei dati sono persone con una formazione specifica nel campo dell’informatica forense, ma ci sono piattaforme, come Google Workspace o Hycu che hanno un sistema di eDiscovery per salvare e archiviare tutti i dati in maniera automatica dal momento della loro installazione.
In questo modo puoi recuperare le informazioni che ti servono in qualunque momento e in maniera veloce e sicura
Impostando le giuste regole di conservazione per tutto il tuo dominio, con l'eDiscovery puoi recuperare quasi tutti i tipi di file come:
Una volta identificati e recuperati i dati che cerchi, questi vengono conservati in un’infrastruttura esterna per essere preservati, assicurandosi che i file non vengano alterati.
I dati vengono poi sottoposti a un test per verificarne l’autenticità e per ricercare la fonte del problema, sia che essa sia un furto di dati o la loro cancellazione dai sistemi.
Questa fase risulta fondamentale perché ti aiuta a capire quali sono i punti deboli all’interno del tuo sistema aziendale.
Una volta individuati puoi avviare una serie di procedure mirate a migliorare la sicurezza del tuo sistema, al fine di evitare che incidenti del genere si ripetano in futuro.
Se utilizzi Google Workspace allora la tua procedura di eDiscovery è davvero semplice. Google infatti si serve di uno strumento specifico per il recupero dei tuoi dati chiamato Vault. Attenzione, è incluso senza costi aggiuntivi solo nella versione Business Plus ed Enterprise di Google Workspace, per funzionare deve essere attivo per tutti gli utenti.
Se invece utilizzi una versione Starter o Standard è possibile acquistare delle licenze aggiuntive Vault per alcuni membri del tuo team, in questo caso però l’eDiscovery sarà attiva solo per questi utenti.
In qualità di amministratore Google Workspace puoi decidere quali utenti della tua organizzazione possono accedere al servizio Vault, attivandolo o disattivandolo per gli utenti nella Console di amministrazione, puoi configurare il servizio e decidere come gestire i dati per specifiche applicazioni Google Workspace.
Vault è basato sul web e può essere usato per Messaggi Gmail, File di Drive, messaggi e log di Google Chat, registrazioni di Google Meet, Domande e risposte per i Sondaggi di Google Meet, Messaggi di Google Gruppi SMS, messaggi vocali con relative trascrizioni e registri chiamate di Google Voice per Google Workspace.
Con Google Vault puoi conservare ed esportare tutti i dati che ti servono, non solo degli account attivi, ma anche quelli sospesi, pensa al turnover del personale.
Puoi conservare e ricercare anche i messaggi inviati a un gruppo specifico di persone, in un determinato intervallo di tempo, sulla base del contenuto del messaggio.
I vantaggi offerti da Google Vault sono molteplici. Puoi impostare regole specifiche di conservazione a tempo determinato o indeterminato per alcune tipologie di documenti prima di cancellarli o archiviarli, creare criteri di ricerca per restringere il campo anche all’interno di Unità Organizzative.
Inoltre puoi individuare quello che cerchi tramite le etichette Gmail vedendo come è stato impostato dall’utente e come ha applicato le varie etichette, esportare i dati in formati standard per poter essere analizzati in un secondo momento.
Ultimo, ma non meno importante avrai accesso a report di controllo sulle attività eseguite dagli utenti in Vault.
Utilizzi Google Workspace, ma non hai un piano Business Plus o Enterprise e vuoi trovare una soluzione più economica? Non preoccuparti, con Google Workspace puoi integrare Hycu Protègè che ti aiuterà nel processo di eDiscovery.
Hycu Protègè permette di conservare in modo sicuro i tuoi dati, con un servizio che include diverse opzioni di recupero per evitare qualsiasi perdita o distruzione di dati importanti per la tua azienda.
Grazie a questa integrazione potrai proteggere il tuo spazio di lavoro da malware e data corruption, risparmiare tempo e risorse scegliendo quale tipologia di soluzione adottare , eseguire backup in meno di un minuto su tutti i tuoi strumenti Google Workspace su un cloud esterno.
Hycu Protegè è stata pensata per essere utilizzata in maniera istantanea, per questo motivo non ha bisogno di manutenzione o di upgrade. I tuoi backup avvengono in maniera automatica e puoi essere tu a scegliere le modalità di conservazione dei dati. Oltretutto avrai supporto tecnico continuo, con risoluzione istantanea dei problemi.
Che tu sia una grande azienda o una piccola media impresa, power2Cloud come partner di HYCU ti aiuta a scegliere la migliore soluzione per te e il tuo budget secondo le tue esigenze. Scegli come effettuare la tua eDiscovery nella maniera più smart possibile, senza l’uso di procedure complesse, scrivici per saperne di più.