Internet sta diventando sempre più veloce e questo rende il centralino VoIP un'opzione ancora più interessante rispetto ai tradizionali sistemi telefonici aziendali.
Ma ci sono ancora molte cose che devi considerare per scegliere la soluzione su misura per te, vediamole insieme.
Come funziona un centralino VoIP e quali sono pro e contro?
Per rispondere alle domande più frequenti, ecco una rapida panoramica sulle differenze e le informazioni di configurazione che caratterizzano sia i sistemi aziendali tradizionali che quelli VoIP.
VoIP, ovvero Voice Over IP (Voce tramite protocollo Internet), è un processo che consente di trasmettere messaggi vocali e altri tipi di comunicazioni grazie a Internet. I segnali vocali vengono trasformati in pacchetti di dati digitali e inviati su internet tramite un router.
Le chiamate effettuate da un centralino VoIP offrono tutte le opzioni che hanno i sistemi PBX (Private Branch eXchange, la rete telefonica privata utilizzata in azienda), più linee telefoniche, IVR (Interactive Voice Response), inoltro e avviso di chiamata, ID chiamante, chiamata in conferenza, ma con una marcia in più!
Uno dei principali vantaggi dei centralini VoIP è che il software del telefono si integra con le applicazioni aziendali che usi come il CRM, per gestire e raccogliere tutte le informazioni dei clienti in modo centralizzato.
Quando utilizzi un centralino VoIP non sacrifichi la qualità delle chiamate. Oltre ad una connessione internet forte e stabile, computer, router, i server e i fornitori di servizio VoIP, giocano un ruolo importante per rendere questo servizio ancora più affidabile e strategico. Questo spiega perché molte aziende stanno preferendo questa tecnologia alla rete telefonica tradizionale (PSTN). Vuoi cominciare a costruire conversazioni migliori? Chiedi subito una trial gratuita.
Un sistema PBX utilizza cavi telefonici tradizionali insieme a un server che viene collocato fisicamente nel tuo ufficio, le chiamate tra gli utenti sono gratuite ed è facile che ci siano più telefoni che linee telefoniche.
Come accennavamo poco fa, i centralini VoIP sono un tipo di tecnologia che consente di trasmettere chiamate vocali su Internet. Esistono tre varietà di telefoni VoIP: IP PBX , VoIP completamente virtuali e soluzioni telefoniche VoIP ibride.
In una configurazione IP PBX le chiamate vengono instradate attraverso le reti VoIP, tramite un provider di telecomunicazioni o di servizi Internet, verso un server IP PBX che può essere ospitato direttamente in azienda.
Un centralino VoIP completamente virtuale - noto anche come softphone - utilizza solo internet e un software telefonico disponibile generalmente per qualsiasi dispositivo, senza hardware dedicato. Non sono necessari telefoni fissi, cavi o altre macchine.
Gli utenti effettuano e ricevono chiamate in modo incredibilmente facile, utilizzando una semplice App sul browser internet o un'App nativa per qualsiasi computer, smartphone (iOS e Android) o tablet.
Esiste anche una soluzione telefonica ibrida che utilizza un sistema telefonico PRI (Primary Rate Interface) insieme ai telefoni IP.
Un centralino VoIP può sembrare la scelta più ovvia rispetto ai sistemi telefonici PBX , ma c'è molto di più.
Ecco perché ti consigliamo di considerare tutti i fattori che influenzano il tuo business e il tuo budget.
I sistemi VoIP hanno alcuni diversi vantaggi rispetto ai sistemi PBX, sebbene non siano sempre i migliori per ogni azienda. Diamo uno sguardo più approfondito.
Se stai pensando di passare a un centralino VoIP , significa che stai mettendo in dubbio due cose: che il tuo sistema telefonico attuale non funziona come dovrebbe per le tue esigenze e che non vuoi perdere la possibilità di sfruttare tutte le opportunità che riserva il VoIP.
È ora di considerare il passaggio a un sistema telefonico VoIP quando:
Obiettivi e attività del tuo business dovrebbero guidare la scelta del centralino VoIP. Se consideri l'accessibilità economica delle opzioni telefoniche VoIP che trovi oggi sul mercato, il costo è l'ultima delle variabili.
Queste sono alcune considerazioni per aiutarti a prendere una decisione:
E' arrivato il momento di migrare al centralino VoIP? Non facciamoci trovare impreparati!
Quando si utilizza un provider di servizi VoIP affidabile e si pianifica in anticipo il cambiamento, il processo è più semplice.
Ecco come prepararsi per la transizione:
Valuta la tua rete attuale: assicurati che la tua rete attuale possa gestire il traffico vocale e mantenere un'elevata qualità delle chiamate. Verifica che la voce sia ottimizzata sul tuo router.
Utilizza un provider di servizi VoIP affidabile: assicurati che conosca le tue esigenze. Dovrebbe essere in grado abbracciare tutto il processo, dall'inizio alla fine.
Pianifica la migrazione: con il partner del tuo provider di servizi VoIP, mappa il piano di migrazione e capisci come, se e quando la transizione potrebbe interrompere le tue attività aziendali.
Forma i tuoi dipendenti: organizza una sessione di formazione per i dipendenti e gli amministratori di rete in modo che siano pronti a utilizzare il sistema non appena sarà attivo e funzionante.
Testa il sistema: prima di smaltire completamente il sistema PBX, esegui un test sul nuovo sistema e assicurati che tutto funzioni correttamente.
Un sistema telefonico VoIP richiede un'infrastruttura che abbia componenti tecniche specifiche:
Ciascuno dei tuoi dispositivi dovrebbe avere una velocità di caricamento di almeno 100 kbps disponibile. Le connessioni dovrebbero avere meno di 70 ms di ping e jitter per evitare problemi di latenza e stabilità.
Durante l'installazione di un sistema VoIP, dovrai curare alcuni dettagli, ma nessuno è difficile o richiede tempo più del necessario. Ecco quattro passaggi da considerare:
Nomina gli amministratori: uno o più dipendenti per controllare il sistema e le impostazioni del telefono. Tutti hanno bisogno di sapere a chi rivolgersi per domande e per risolvere problemi.
Crea messaggi vocali e IVR : un IVR è un sistema di risposta vocale interattivo. Gli amministratori dovranno configurarlo per instradare le chiamate, pensando a un messaggio professionale, ma personale per salutare i clienti.
Imposta l'orario di chiamata del sistema telefonico in modo che squilli durante gli orari di lavoro su tutti gli interni e in tutte le località. Sembra un passaggio basilare, ma non trascurarlo.
Integra tutti gli altri flussi di lavoro: collega il telefono a tutte le tue applicazioni di lavoro. Questa è la parte entusiasmante dell'utilizzo del VoIP! Una volta fatto si aggiornerà automaticamente e questo permetterà ai tuoi team di offrire un servizio clienti migliore.
Le integrazioni VoIP miglioreranno le prestazioni del tuo team anche perché sono economiche, facili da installare e da usare.
Il Marketplace offre tante applicazioni preziose che usi o che potresti iniziare ad usare per il tuo lavoro, per creare esperienze per il tuo team e i clienti senza interruzioni.
Ecco alcune delle importanti integrazioni VoIP che potresti prendere in considerazione:
L'integrazione con il CRM consente ai tuoi team di vendita di chiamare i clienti automaticamente senza dover cambiare dispositivo. Registrare le chiamate diventa facile e ti evita azioni manuali, riducendo gli errori umani.
Integrando VoIP con la tecnologia WebRTC, puoi aggiungere le funzionalità click-to-call (conosciuta anche come click-to-dial) al tuo sito web senza dover scaricare e installare un'App.
Gli utenti devono semplicemente fare clic su un'icona per richiedere una connessione immediata con un'altra persona in tempo reale.
Le integrazioni dei Social network consentono ai tuoi clienti di interagire con piattaforme come Facebook e Twitter. Se sono sui social e decidono di chattare con te, possono raggiungerti tramite l'integrazione con il VoIP.
Grazie alla facilità di utilizzo dei telefoni cellulari, il testo, o SMS, è uno dei modi più popolari usati dai clienti per interagire con le aziende. Le applicazioni in grado di supportare il testo ti consentono di rispondere alle richieste dei clienti all'interno delle tue App aziendali principali. È un modo sicuro e protetto per assicurarti che i tuoi messaggi vadano alla persona giusta.
Il software per la gestione di progetti e attività è essenziale per le aziende che devono sviluppare piani e programmi che coinvolgono i team. Questa integrazione mantiene tutti i membri del team aggiornati su un progetto dall'inizio alla fine.
Microsoft Outlook, come Google Workspace e altri clienti di posta elettronica supportano il VoIP. Gli agenti possono effettuare chiamate e gestire le email se è lì che sono conservate le informazioni di contatto della tua azienda. Questo risolve anche il problema di dover cercare manualmente i numeri di telefono e consente agli utenti di ricevere messaggi come file audio.
Per ridurre al minimo il rischio di perdere dati, puoi integrare App come Dropbox, iCloud Drive, Google Drive o Microsoft OneDrive. Questo è un modo efficiente per eseguire il backup dei record dei contatti, delle registrazioni delle chiamate, dei messaggi, ecc.
Queste best practice per la gestione delle prestazioni VoIP ti aiuteranno a far funzionare il tuo sistema VoIP senza problemi:
power2Cloud, come partner di Aircall in Italia, ti offre una prova gratuita per guidare i tuoi agenti nelle funzionalità e vantaggi che si ottengono con un sistema VoIP.
Aircall utilizza un'infrastruttura leader di mercato e collabora con fornitori locali in mercati selezionati per garantire un'eccellente qualità delle chiamate e una transizione graduale al VoIP.
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