Centralino telefonico tradizionale vs centralino cloud. Quale scegliere?

Stai cercando un software per il tuo centralino o ne hai già uno? Ti consigliamo di leggere questo articolo e considerare anche l'esperienza dei clienti, oltre all'utilità di questo strumento per la tua azienda.

Ma vediamo insieme le differenze tra il centralino telefonico tradizionale e quello cloud.

Centralino telefonico tradizionale

Che cosa significa? Che l'hardware, il software e l'infrastruttura di comunicazione del centralino telefonico sono tutti archiviati e gestiti all'interno della tua sede aziendale. I server di comunicazione dedicati possono assumere forme diverse come PBX o IP PBX. 

In base a questo sistema, il team IT è responsabile dell'installazione e della manutenzione. Tutto, dai server telefonici alle cuffie, al supporto software è controllato internamente.

Il centralino telefonico tradizionale presenta diversi svantaggi, ce ne siamo resi conto soprattutto in questo periodo di smart working:

• L'implementazione può richiedere diversi mesi. Devi acquistare l'hardware necessario, le licenze, configurare l'infrastruttura e trovare software compatibili.
• Il costo può essere proibitivo specialmente per le piccole e medie imprese. È necessario acquistare hardware (server, cuffie o telefono, computer), licenze e predisporre lo spazio fisico in ufficio. Inoltre, è necessario considerare i costi ricorrenti di gestione: in media, le installazioni tradizionali devono essere sostituite ogni 5-7 anni a causa dell'invecchiamento dell'hardware e dei progressi del software. 
• Mancanza di flessibilità. Una volta installato, il centralino tradizionale è difficile da gestire: aggiungere agenti al tuo team comporta l'acquisto di nuovi telefoni e la modifica dell'hardware. Queste modifiche creano costi aggiuntivi a breve termine. Se è necessario ridimensionarli a causa della stagionalità o di eventi imprevedibili, l'azienda resterà con un surplus di dispositivi non necessari. Per quanto riguarda la mobilità, i telefoni da scrivania devono essere collegati al server in ufficio. A meno che il Servizio Clienti o gli agenti di vendita non siano fisicamente alle loro scrivanie, non saranno in grado di completare le loro attività.
• Affidabilità debole. Molte aziende si affidano ai centralini tradizionali per evitare la latenza o la qualità delle chiamate instabili. Mentre i problemi relativi alla qualità della voce possono essere potenzialmente evitati utilizzando il servizio telefonico tradizionale, fare affidamento all'hardware fisico è un punto debole di per sé. L'apparecchiatura potrebbe rompersi, essere gradualmente eliminata dal proprio operatore telefonico o, nel caso dell'IP PBX, diventare incompatibile con il software. La tecnologia del centralino cloud al contrario è immune da i problemi hardware. Inoltre, la maggior parte dei problemi di affidabilità e qualità della chiamata comunemente attribuiti al VoIP non sono dovuti a guasti della tecnologia stessa, ma piuttosto a una connessione Internet debole.
• È possibile integrare il software del centralino tradizionale con altri servizi, ma tra licenze e installazione, diventa un incubo anche per i professionisti IT più esperti. Inoltre, l'implementazione richiede tempo prezioso che potrebbe essere speso meglio.

Software per centralino in cloud

Veniamo al centralino cloud ospitato off site nel cloud da un fornitore di servizi di telefonica aziendale come quello di Aircall. Gli utenti accedono al servizio telefonico tramite un'app installata sul proprio computer o su dispositivi mobile.

• La configurazione di un centralino cloud è semplice come installare un'app, funziona immediatamente!
• Non occorre acquistare hardware, basta connessione a Internet e dispositivi con accesso a Internet che la maggior parte delle aziende ha già. 
• Il cloud è più economico: ciclo di fatturazione più breve e riduzione dei costi. Gli utenti vengono fatturati su base mensile o annuale. Il software per centralino in cloud è molto più facile da scalare, gestire e personalizzare. Aggiungere o rimuovere utenti è semplice come gestire un abbonamento Netflix.
• Il monitoraggio delle chiamate è facile da implementare rispetto a un ambiente tradizionale e anche più facile da eseguire. Le chiamate vengono registrate, archiviate e analizzate e i supervisori possono accedere ai business insight da qualsiasi luogo per prendere decisioni migliori basate sui dati. Inoltre le telefonate possono essere trasferite senza alcun problema.
• Smart IVR consente di filtrare e instradare le chiamate in modo preciso. Il VoIP migliora questo aggiungendo funzionalità come il riconoscimento vocale per aumentare l'accessibilità dell'IVR. In questo modo, il tempo dei tuoi agenti viene sfruttato meglio e la risoluzione della prima chiamata aumenta.
• Click to call: un pulsante consente ai clienti dotati anche di un sistema VoIP di chiamare la tua azienda senza dover comporre un telefono. Ciò riduce lo sforzo da parte dei clienti aumentando la sua satisfaction.
• Integrazioni facili. Chi come Aircall offre un centralino telefonico in cloud progetta i suoi prodotti per integrarli con altri servizi come HubSpot o Zendesk per migliorare l'assistenza clienti. Puoi integrare facilmente il tuo sistema CRM, ticket di helpdesk, modelli di sondaggio e molto altro con il software del tuo telefono. Questo garantisce un'esperienza intuitiva e senza interruzioni per i tuoi agenti e una qualità di supporto superiore per i tuoi clienti.
• Manutenzione dei server e dell'hardware a cura del provider cloud elimina molte preoccupazioni per l'azienda, in particolare per il tuo team IT.
• Sicurezza e privacy. Se pensi che il centralino tradizionale sia più sicuro delle tecnologie cloud ti sbagli. Sorprendentemente, una grande quantità di violazioni dati è dovuta a errori umani o volontari. A causa del volume di dati che gestiscono, i fornitori di servizi cloud testano costantemente il sistema impiegando migliaia di esperti di sicurezza. Questi provider sono in grado di essere più vigili ed efficienti di un piccolo team IT per essere all'avanguardia rispetto alle minacce di sicurezza.
• Approccio ecologico. Accumulare, sostituire e eliminare l'hardware non è ecologico. Senza infrastrutture o apparecchiature proprie, la tua azienda utilizza le risorse cloud diventando più green.