Aggiornamento Google Workspace Business Starter: collaborazione più semplice con i Drive Condivisi

Grandi novità per gli utenti di Google Workspace Business Starter. Google ha annunciato l'arrivo dei Drive Condivisi a partire da metà settembre 2024. Che cosa cambia esattamente?

Fino ad oggi, ogni utente Business Starter aveva il proprio spazio di archiviazione personale, ma non quello del team. 

Con questo nuovo aggiornamento la tua azienda può passare a un modello di archiviazione in comune, dove i file del team sono centralizzati e accessibili a tutti i membri del tuo dominio.

Drive condivisi vs Mio Drive: quali sono i vantaggi?

Perché questo aggiornamento è così importante? I Drive Condivisi sono molto più che semplici cartelle condivise. Sono uno strumento potente che rivoluziona il modo in cui i team lavorano insieme.

Ecco alcuni vantaggi dei Drive condivisi

• ricerca ottimizzata. La ricerca di un file è ancora più rapida, non devi chiedere l'accesso ai file. Tutti i file del team sono in un unico posto, sempre a portata di mano, ovviamente secondo i permessi di accesso.

• I file appartengono al dominio aziendale. Anche se un utente lascia il team, i file rimangono al sicuro nel Drive Condiviso. Il lavoro continua senza intoppi. Inoltre puoi proteggere ulteriormente cartelle o file sensibili limitandone l’accesso.

• Collaborazione in tempo reale. Tutti i membri del team possono accedere e modificare più facilmente gli stessi file contemporaneamente, soprattutto se lavorano a uno stesso progetto o dipartimento.

• Onboarding e formazione. I Drive condivisi possono essere un ottimo strumento per condividere file e informazioni con le nuove risorse in azienda. Rendi accessibile tutto quello che serve.

• Ovunque e in qualsiasi momento. In ufficio, a casa o in viaggio, i file importanti come sempre sono accessibili da qualsiasi dispositivo.

Consigli utili per gli amministratori Google Workspace Business Starter

power2Cloud, come Premier Partner Google Cloud, ti aiuta a gestire al meglio tutti gli aggiornamenti di Google Workspace per spingere l’utilizzo di tutte le App Google all’interno della tua azienda.

Sei un amministratore della Console Google Workspace con un piano Google Workspace Business Starter? Ricorda che 

• anche se tutti gli utenti possono creare Drive Condivisi di default, come Admin hai il pieno controllo. Puoi gestire i membri, i permessi di accesso e persino impedire la creazione di nuovi Drive Condivisi, se necessario.

• prima del 23 settembre, controlla le impostazioni di amministrazione, assicurati che tutto sia configurato secondo le vostre esigenze aziendali.

• informa i colleghi di questa nuova funzionalità e dei suoi vantaggi. Un team ben informato è un team produttivo!

• gestisci la migrazione dal Mio Drive a Drive condivisi per agevolare lo spostamento di cartelle e file senza intoppi.

Come spostare file o cartelle dal Drive personale al Drive condiviso?

Come amministratore ricorda che nella sezione Admin Google Workspace, alla voce Drive e Documenti, devi attivare la spunta sull’Opzione utenti, diversamente gli utenti del tuo dominio non saranno in grado di spostare le cartelle dal Mio Drive ai Drive Condivisi.

Controllata questa impostazione per spostare file o cartelle dal Drive personale al Drive condiviso basta 

• cliccare con il tasto destro sui file o cartelle interessate

• Organizza

• Sposta

• quindi selezionare il Drive condiviso di destinazione. 

Ricorda che devi avere il ruolo di collaboratore per caricare i contenuti.

Spostare un file o una cartella in un Drive Condiviso ne modifica la proprietà. I membri del team invitati a quel Drive diventeranno proprietari così come l’organizzazione a meno che non modifichi i permessi.

Se sposti un file che è stato condiviso con altri utenti al di fuori del Drive Condiviso, questi utenti potrebbero perdere l'accesso al file. Assicurati di ricondividere il file con loro se necessario.

Consigli utili per gli utenti dei Drive condivisi

Non appena i Drive Condivisi saranno disponibili, è importante che gli utenti li iniziano ad usare!

Puoi creare il Drive del marketing, quello delle vendite, di amministrazione o customer care, continuando poi con carte e sottocartelle. Un po' di ordine iniziale vi farà risparmiare tempo in futuro.

Puoi scegliere poi permessi e ruoli per ogni utente che potrà visualizzare, commentare o modificare un file. Ogni permesso potrà essere revocato in qualsiasi momento.

I Drive Condivisi consentono anche di collaborare con persone esterne all'organizzazione. È sicuramente un ottimo modo per lavorare con clienti, partner o fornitori.

Non hai Google Workspace Business Starter e vuoi adottare questo piano? Oppure già utilizzi le App Google, ma sei in cerca di un partner. Contattaci.