È difficile stare al passo con gli aggiornamenti Google Workspace, perché sono davvero tanti!
Abbiamo provato a sintetizzare alcune delle funzionalità aggiuntive rilasciate negli ultimi mesi per tutti gli utenti, parleremo di Meet, Presentazioni, Fogli Google e molto altro ancora. Facci sapere se ne hai scoperta qualcuna e qual è la tua preferita, gli ultimi citati nell’articolo sono sono riservati agli admin della Console Google.
Questo aggiornamento è un’opportunità che amiamo molto perché trasforma il modo di lavorare soprattutto per quei team che si danno appuntamento in Meet per discutere dati, slide e informazioni.
Le App di Google già prevedono la possibilità di lavorare a più mani su testi, informazioni e grafiche, ma questo aggiornamento aggiunge una marcia in più. Non solo puoi risparmiare tempo, ma promuovere un ambiente collaborativo e interattivo, anche quando sei in remoto.
Ogni sessione di lavoro diventa ancora più dinamica, collaborativa e produttiva, perché puoi organizzare un Meet direttamente in quei Documenti, Fogli e Presentazioni Google di cui stai discutendo. Ecco come fare:
1 entra nel documento, foglio di calcolo, o presentazione di Google che ti interessa
2 clicca l'icona Google Meet in alto a destra
3 partecipa a una riunione o avviala, unisciti ad altri utenti inserendo i loro indirizzi email o condividendo il link del Meet.
Contestualmente puoi continuare a sfruttare le funzionalità Google Meet per presentare lo schermo, condividere link o scegliere emoticon.
Google Chat continua a innovare la comunicazione aziendale. Lo sai che puoi inviare email ai membri di uno Spazio con un clic?
Questa funzionalità semplifica notevolmente la comunicazione, permettendo agli utenti di raggiungere tutti i membri dello Spazio tramite un’email direttamente dall'interfaccia di Google Chat.
L'integrazione tra email e Google Chat elimina la necessità di passaggi aggiuntivi e migliora l'efficienza velocizzando i processi di comunicazione interna per le attività che richiedono una tracciabilità maggiore o se tutti i membri non sono attivi quando serve.
Se in una Chat di Google hai già l’opportunità di
in questi ultimi mesi il nuovo aggiornamento permette di generare un indirizzo email legato a uno Spazio in Google Chat per inviare facilmente le email a tutti i suoi membri.
Le email inviate all’indirizzo associato allo Spazio verranno pubblicate anche lì (attenzione, solo i gestori dello Spazio possono generare indirizzi email). Ecco come puoi procedere
Un altro aggiornamento che riguarda Google Chat è quello delle notifiche avanzate per le menzioni. Lo stai già usando?
Non perdere aggiornamenti importanti, crea alert ogni volta che vieni menzionato in uno Spazio di discussione per rendere le comunicazioni più importanti tempestive e efficaci.
Se vuoi mantenere il tuo team allineato e accelerare i flussi di lavoro, le notifiche alle menzioni negli Spazi Google Chat ti aiutano soprattutto per le conversazioni che richiedono un livello di attenzione più elevato.
Ecco come a attivare le notifiche alle menzioni in Google Chat:
Ricordiamo spesso ai team di utilizzare Chat e Spazi di Google, rispetto a WhatsApp o ad applicazioni non autorizzate, perché rappresentano un ambiente collaborativo e protetto, ed evitano di mettere a rischio le informazioni aziendali sensibili.
Se prima come utente dovevi essere invitato a uno Spazio, adesso puoi richiederlo direttamente. Questa funzionalità è essenziale per mantenere un ambiente di lavoro coeso e interconnesso, migliorare la comunicazione interna e ottimizzare la gestione di tutti i progetti.
Implementare e utilizzare quotidianamente Spazi di Google Chat consolida la collaborazione per ogni team e promuove un flusso di lavoro organizzato e produttivo.
Richiedere di partecipare a uno Spazio Google Chat è semplice:
1 accedi a Google Chat e naviga nella sezione Spazi
2 puoi vedere l'opzione per Richiedere di partecipare a uno Spazio esistente
3 clicca su questa opzione e invia la tua richiesta, che verrà rivista dall'amministratore dello Spazio
4 una volta approvata la tua richiesta, sarai aggiunto allo Spazio e potrai iniziare a collaborare efficacemente con i tuoi colleghi.
Tra gli aggiornamenti Google Workspace 2024, c’è sicuramente la possibilità di inserire in evidenza un feed video in diretta all’interno delle slide Google. Pensa a quanto può essere utile durante un webinar, la formazione dei tuoi dipendenti o per spiegare i progetti più complessi.
Grazie a questo aggiornamento puoi creare presentazioni visive, interattive e coinvolgenti nella stessa App Google e in pochi clic.
Non è necessario utilizzare uno strumento di registrazione video separato, ma la fotocamera e il microfono integrati o esterni del tuo computer per aggiungere la tua voce e il feed della webcam alla registrazione.
Ecco come fare:
1 Apri la Presentazione Google che ti interessa
2 nella barra degli strumenti clicca su Inserisci
3 seleziona Presentazione in evidenza
4 nella barra laterale scegli la forma della Presentazione in evidenza da aggiungere
5 se nella slide è presente la forma di una presentazione in evidenza, la videocamera del tuo dispositivo si attiva. Se utilizzi la registrazione delle slide, i pulsanti nella parte inferiore dello schermo possono anche controllare se la videocamera con presentazione in evidenza è attiva o meno.
Veniamo quindi ai Fogli Google, perché ci sono diversi aggiornamenti molto interessanti da condividere.
Che tu stia monitorando dati, inventario o flussi di lavoro, ora puoi ricevere aggiornamenti in tempo reale quando si verificano determinate condizioni.
Esplora subito il potenziale delle notifiche condizionali per incrementare la produttività e rimanere aggiornato, impostando alert personalizzati basati su specifiche condizioni all'interno dei fogli di calcolo.
Grazie alle notifiche condizionali, puoi configurare Fogli Google per inviare una notifica via email o direttamente sul tuo dispositivo ogni volta che una determinata cella raggiunge un valore specifico, supera una soglia predefinita o soddisfa un qualsiasi criterio stabilito.
Questo non solo migliora l'efficienza, ma anche la capacità di reagire velocemente alle oscillazioni dei dati, aumentando l'efficacia della gestione delle informazioni.
Per integrare questa funzione, basta
Sfruttare gli Smart chip permette di trasformare le tue tabelle in hub di informazioni interconnessi, rendendo la gestione e l'analisi dati più intuitive e immediate.
Qui ti spieghiamo come inserire richiami dinamici per accedere a maggiori informazioni direttamente all'interno dei fogli di calcolo.
Con gli Smart Chip hai una gestione dati più interattiva e integrata, che facilita l'accesso a dettagli aggiuntivi, senza mai lasciare il Foglio Google, puoi inserire
Fogli Google diventa così uno strumento ancora più potente e versatile, incrementando la produttività e migliorando l'efficienza.
Come gestire in modo efficiente dati in Fogli Google? Oltre a creare tabelle pivot dinamiche, puoi formattare e organizzare rapidamente le informazioni nelle tabelle per supportare la gestione e l’analisi di grandi set di dati.
Ti aiutiamo ad accelerare il processo decisionale per la tua strategia:
1 inserisci i dati nel Foglio Google
2 clicca su Formato
3 Converti in tabella
per mantenere la struttura e il formato dei dati aggiornato e pulito anche quando più persone collaborano allo stesso documento. Ogni utente può impostare specifici criteri che cambiano automaticamente il colore delle celle in base ai dati, facilitando la visualizzazione immediata delle tendenze e delle anomalie.
Inoltre, l'opzione Crea una visualizzazione filtrata consente di ordinare e visualizzare solo le informazioni più rilevanti, riducendo l'ingombro e migliorando l'efficienza nell'analisi dei dati.
Questo aggiornamento riguarda gli amministratori della Console ed è disponibile nelle versioni Enterprise di Google Workspace.
Se vuoi garantire la massima sicurezza alle operazioni sensibili, l’implementazione di approvazioni multilaterali può aiutare la tua azienda in modo cruciale. Ogni azione sensibile richiederà l'approvazione di tutti i soggetti autorizzati, assicurando così che ogni decisione sia ponderata e verificata.
Le approvazioni multilaterali aggiungono un ulteriore livello di sicurezza per le azioni sensibili intraprese nella Console di amministrazione, aiutando a prevenire modifiche non autorizzate o accidentali.
L'azione viene eseguita automaticamente dopo l'approvazione dell’amministratore e il richiedente non deve intraprendere ulteriori azioni. Questo rende gli amministratori consapevoli delle modifiche che vengono tentate e danno loro l'opportunità di accettare o rifiutare queste azioni sensibili.
Quando nella Console di amministrazione visualizzi la pagina dei dettagli di un utente, noterai le nuove schede Investiga, Sicurezza e Gruppi.
All'interno di queste schede trovi tutte le informazioni relative all'utente, dagli avvisi di sicurezza ai registri di controllo, alle appartenenze ai gruppi e alle policy di sicurezza applicate. Fai clic sulle sezioni pertinenti della Console di amministrazione per trovare ulteriori informazioni sull'evento e intervenire se necessario.
La centralizzazione di queste informazioni dovrebbe ridurre il tempo e gli sforzi richiesti dagli amministratori per valutare e intervenire sui problemi degli utenti.
Come sempre power2Cloud, Premier Partner Google Cloud, può guidarti